Som prøvenemndsmedlem får du honorar for å delta på prøver, kurs og møter. Du får også dekket utgifter som du må legge ut for.
For å få utbetalt honorar, godtgjørelse og tilbakebetaling av utgifter, må du sende inn en reiseregning.
Vi følger offentlig reglement for godtgjøring av prøvenemndsmedlemmer. Du må gjøre deg kjent med reglementet for å unngå feil når du skal sende reiseregning.
Alle krav som er knyttet til fagprøver må du sende sammen i én reiseregning. Krav som er knyttet til møter eller kurs/skoleringstiltak sender du separat i egen reiseregning.
Du må sende inn reiseregning så snart oppdraget (fagprøve, kurs, møte eller samling) er avsluttet.
Er det første gang du logger på?
Skriv inn e-posten din, trykk Glemt passord og følg prosessen videre.
- Logg inn i Visma
- Velg Expense
- Trykk Opprett ny
- Lag en beskrivende tittel. Tittel skal starte med type oppdrag (fagprøve, møte, kurs..). Ved fagprøve må du oppgi kandidatens navn i tittelen. Personnummer eller prøveresultat skal ikke oppgis.
- La feltene organisasjonsenhet, ansvar og funksjon stå som de er.
- Legg inn eventuelle honorar du har krav på. Se beskrivelse av de ulike honorarene under.
- Legg inn alle utlegg og godtgjørelser, som reise/diett, kjøring og andre utlegg. Se beskrivelse av de ulike typene utlegg og godtgjørelser under.
- Sjekk at du har lastet opp alt av krav og dokumentasjon, og trykk Send til godkjenning.
Tips: Bruk gjerne appen Visma Employee for å ta bilder av kvitteringer og registrere kjøring underveis. Da finner du det automatisk i systemet når du skal føre reiseregning.
Hvis du vil gjøre endringer i reiseregningen etter at du har sendt den til godkjenning, må du trykke på Avbryt godkjenning. Gjør endringene og send til godkjenning på nytt.
Hvis reiseregningen blir avvist, må du gjøre nødvendige endringer og sende den inn på nytt. Gi beskjed til saksbehandler når du har gjort det.
Sjekk hvilke utlegg og godtgjørelser du har krav på og hvordan du registrerer dette i reiseregningen.
Du får godtgjørelse for reise- og diettkostnader etter statens satser for nødvendige reiser. Merk at reiser må være på over 15 kilometer per strekning og arbeidstiden må være over 6 timer for å få dekket måltider. Hvis et av disse kravene ikke oppfylles, må du endre til Ingen diett under Dato og land/by ellers blir reiseregningen avvist.
Slik registrerer du reise og diett i reiseregningen:
- Trykk Legg til reise/diett
- Legg inn formål/arrangement
- Velg dato og klokkeslett for reisens start og slutt.
- En kan også legge til flere steder/destinasjoner i dette bildet dersom en klikker på Reise til flere steder
- Trykk Lagre og neste
- Legg inn hvilke måltider du betalte for selv og eventuelt hvilke som var inkludert i hotell eller dekket av andre
- Legg inn eventuell overnatting (NB! Hotell må likevel registreres som eget utlegg)
- Trykk Lagre
Dersom du må overnatte på hotell i forbindelse med et oppdrag, må dette godkjennes av fylkeskommunen på forhånd. Kontakt oss på e-post fagopplaring@ofk.no.
Slik registrerer du utlegget i reiseregningen:
- Trykk Legg til utlegg
- Velg utleggstypen Overnatting
- Legg ved bilde eller elektronisk versjon av hotellkvitteringen
- Under Kjøpsdato, legg til dato du betalte for hotellet
- Dersom frokost var inkludert i overnattingen, legger du inn dette under Frokost
- Under Beløp legger du inn beløpet du har betalt for hotellet
- Under Formål setter du inn grunnen til at du var på reise
- Trykk Legg til
Når du må kjøre bil i forbindelse med oppdrag for du godtgjørelse for kjørelengde (kilometer) og bompenger. Du trenger ikke å laste opp bompengeregning, dette beregnes automatisk av systemet.
Slik registrerer du kjøring og bompenger i reiseregningen:
- Trykk Legg til kjøring
- Legg til kjørelengde, enten ved å bruke appen Visma Employee eller ved å velge Kart og bompenger
- Hvis du velger Kart og bompenger vil systemet regne ut riktig kjørelengde og bompenger når du skriver inn adressene. NB! Du må skrive nøyaktig adresse. Trykk deretter på Bruk.
- Hvis du har hatt med flere passasjerer, trykk Legg til flere passasjerer
- Skriv inn formålet med kjøringen
- Trykk Legg til
NB! Drivstoff og lading dekkes ikke.
For å få tilbakebetalt utlegg til parkering, buss og tog, må du ha kvittering.
Slik registrerer du utlegget i reiseregningen:
- Trykk Legg til utlegg
- Last opp kvittering under Vedlegg
- Legg inn kjøpsdato
- Velg utleggstypen som passer
- Skriv inn beløp
- Beskriv formålet med utlegget
- Trykk Legg til
Telefonutgifter godtgjøres med 50 kroner per oppdrag. Dette kravet godtgjøres kun ved fagprøvearbeid.
Slik registrerer du kravet i reiseregningen:
- Velg Legg til utlegg
- Velg utleggstypen Prøvenemnd – Telefonutgifter
- Trykk Legg til
Godtgjørelse for tapt arbeidsinntekt
Ved permisjon uten lønn sendes krav for tapt arbeidsinntekt i Visma Expense. Skjemaet fylles ut, signeres av din nærmeste leder og legges ved reiseregningen. Refusjonen er begrenset inntil kr 4 512, inntil 7.5 timer per dag.
Ved permisjon med lønn sender arbeidsgiver refusjonskrav som faktura for utbetalt lønn. Skjemaet fylles ut og legges ved fakturaen. Refusjonen er begrenset inntil kr 5 766, som inkluderer feriepenger og arbeidsgiveravgift for inntil 7,5 timer per dag.
Fyll ut ett av følgende skjemaer digitalt:
Legg ved skjema i faktura til fylkeskommunen.
- Trykk Legg til utlegg
- Legg inn datoen det gjelder. Alle dager bør registreres hver for seg for bedre oversikt.
- Velg utleggstype Prøvenemnd- komp. fritid
- Legg inn beløp
- Under Formål legger du inn formålet og type fritid:
- Fridag: Da man har fri (fra arbeid, skole eller annen forpliktelse)
- Fritid: Den tiden vi har til rådighet utenom arbeid
- Fleksitid/Avspasering: kompensasjon for overtidsarbeid gitt i fritid istedenfor penger
- Turnusfri: En turnusplan med variasjon av vakter på dag, kveld og natt
- Ferie: Planlagt ferie
- Pensjonist
- Trykk Legg til
NB! Å registrere reiseregninger og utleggs-refusjoner er en naturlig del av arbeidet. Det skal dermed ikke sendes refusjonskrav for å bruke tid for å utføre denne jobben.
Sjekk hvilke honorar du har krav på og hvordan du registrerer honorarene i reiseregningen.
Se alle summer og utleggstyper i reglement for prøvenemnder
Slik fører du honorarene i reiseregningen
Utbetaling av reiseregninger/utlegg gjennomføres den 12. i måneden. De fleste krav som er godkjent i alle ledd innen den 1. i måneden, kommer med på utbetaling den 12. neste måned.
Feriepenger utbetales i juni. Det er kun tapt arbeidsinntekt som gir feriepengegrunnlag.
Prøvenemndsmedlemmer har ikke pensjonsopptjening hos fylkeskommunen.
Last ned appen Visma Employee på ditt nettbrett eller mobiltelefon for å få tilgang til dine lønnslipper. Du må aktivere appen mot Østfold fylkeskommune ved å bruke samme e-post og passord som du bruker for å logge på Visma Expense.