Kontaktinformasjon på nettsidene hentes automatisk fra fylkeskommunens sentrale brukerkatalog, Visma og FINT.

Kontaktinformasjonen vi henter inn

• navn​
• e-post​
• telefon arbeid​
• tittel​
• virksomhet

• Ansattlistene synkroniseres én gang døgnet​. Hvis det blir gjort en endring der, vil det ikke vises før et døgn senere.
• Endringer må gjøres i Visma Enterprise, ikke i ACOS CMS​.

• Enkelte opplysninger, som telefonnummer, kan du endre selv på Min side i Visma.
• Andre opplysninger må endres av HR eller lokal Visma-ansvarlig​.

Merk! Det vil ta litt tid før endringene vises i ansattoversiktene​. Visma og ACOS CMS synkroniseres en gang i døgnet. 

Legge inn nytt telefonnummer for visning på ekstern nettside

1. Logg deg inn i Visma​, eller gå direkte til Min Side Visma i ansattportalen.
2. Klikk på redigeringsblyanten oppe til høyre​.
3. Skriv inn telefonnummeret du ønsker å vise i ansattoversikten på ekstern nettside i feltet «Telefon arbeid»​.
4. Klikk på Lagre.

Oppfordre gjerne kollegaer/ledere som bør ha mobilnummeret sitt synlig til å gjøre denne operasjonen​.

Navn på personer

Navn på personer kan du ikke endre selv, med mindre de er feil opp mot folkeregistrerte navn.​

• Har du spørsmål, kontakt brukerhjelp. ​

Ansatte har feil tilhørighet i avdeling ​

En ansatt som mener å tilhøre feil enhet, må ta dette opp med sin nærmeste leder. ​

Personer eller avdelinger som mangler​

Meldes til sentral webredaksjon som sjekker før saken eventuelt tas videre til brukerhjelp​.

IT-ansatte og driftsteknikere dukker ikke opp i skolens ansattliste​

• IT-ansatte er ansatt i fylkeskommunen sentralt og kun «utplassert» på skolene​. De dukker derfor ikke opp i skolens ansattliste.
• Skoleredaktør legger dem inn i teksten på aktuell artikkel​.

Helseykepleier og lignende dukker ikke opp i skolens ansattliste

• Dersom helsesykepleier er kommunalt ansatt, har de foreløpig ikke egen fylkeskommune-bruker. Derfor dukker de ikke opp i skolens ansattliste.
• Helsesykepleier må ligge i Visma under stillingskode 9999.
• Skoleredaktør legger dem inn i teksten på artikkel om skolehelsetjenesten​.

Endringer i organisasjonsstrukturen fanges dessverre ikke automatisk opp av nettsidene. Kommunikasjon må få beskjed om eventuell opprettelse/endringer av avdelinger og seksjoner, slik at disse kan opprettes manuelt på nettsidene.

Opprettelse/sletting/flytting av ansatte går derimot automatisk.

• Må endres av HR i Visma. Meldes til lokal Visma-ansvarlig​ der du jobber.
• Det hjelper ikke å redigere opplysninger om avdeling i ACOS CMS. Opplysningene, slik det vises ut på selve nettsiden, hentes fra det sentrale brukeradministrative systemet, og må endres der. ​
• Det gjelder også alle endringer inne i personkortene. Det går en daglig synkronisering som overskriver eventuelle uautoriserte endringer. 

I bunnen av artikkelen ligger et eget felt for Kontaktperson​.

1. Klikk i feltet Kontaktperson for å legge til en til eller flere kontaktpersoner til artikkelen​.
2. Velg kategori​.
3. Velg en person blant alternativene.
4. Velg OK og Lagre​.

Felt for kontaktperson i ACOS CMS

 Snarvei for å legge til person i kontaktkort

1. Klikk for å legge til en kontaktperson, og et nytt vindu åpner seg.
2. Før du velger noe som helst i feltet Velg kategori, velg heller Velg person og start å skrive navnet på den du leter etter. ​Så fort du velger underkategori, søker den kun i den mappen du velger. 
3. Dette fungerer som et søk i ansattlisten​. Det kan hende du vil se flere enn de som er ansatt på skolen. I så fall: Bare skriv inn hele navnet, så dukker det opp.  

Kontaktkortet henter den stillingstittelen som står i Visma Enterprise. Stillingstittel er definert ut fra et offentlig kodeverk, hvor fylkeskommunen har noen lokale benevnelser. Det er denne informasjonen vi har mulighet til å vise fra Visma.

Hvilke titler henter vi?

• Det viktigste er å vise hvilken rolle den ansatte har, ikke utdanning eller lønnstittel.
• Ansatte på skole har flere stillingstitler som kan være vanskelige å forstå for andre (adjunkt med opprykk, adjunkt uten opprykk, lektor, lærer uten godkjent opplæring med mer). For å gjøre dette mer brukervennlig og forståelig, har vi lagt på et script som endrer alle undervisningstitler til «Lærer». 
• Det er også scriptet slik at titler ikke viser «uten fagbrev»/«uten godkjent utdanning» og lignende.

Hvem kan endre?

• Ved behov for endring i stillingstittel, må dere undersøke dette med nærmeste leder lokalt på skolen.

Det er foreløpig ikke mulig å hente bilder automatisk fra Visma. Fylkeskommunens integrasjon via FINT er ikke satt opp med denne muligheten.

Hvis du ønsker å legge inn bilder av ansatte, kan dette gjøres manuelt i ACOS. («Rediger» –> «Personer» –> Velg person –> «Nytt bilde».) Bilder vil ikke overskrives i synkroniseringen opp mot Visma. 

• Vi anbefaler å velge det offisielle fylkeskommune-bildet.
• Sørg for at den som er avbildet godkjenner bruken av bildet på nettsidene.

En ansatt vises i ansattlisten på alle de skolene vedkommende har et ansattforhold til, om det er én eller flere skoler.

Det er den skolen der den ansatte har størst stillingsprosent som vises som ansettelsessted, uavhengig om den ansatte også vises på en annen skole.

Det er også telefonnummeret som er registrert der den ansatte har størst stillingsprosent som vil vises alle steder den ansatte listes opp. I Visma er det kun ett felt for «telefon arbeid» som det kan hentes informasjon fra. For de som er ansatt flere steder og eventuelt oppgir mobilnummer, vil det ikke være noe problem.