Hvilken informasjon kan du be om?
Det er strenge regler som må følges når det gjelder personopplysninger.
Du skal kun be om opplysninger du har bruk for. Du skal kunne begrunne hvorfor du trenger disse opplysningene.
Du skal ikke be om
- informasjon som fylkeskommunen allerede har tilgang til. For eksempel er adressen til elever allerede registrert i VIS.
- informasjon du ikke har en grunn til å samle inn eller bruke
- informasjon om en tredjepart (for eksempel telefonnummer eller e-post til trener/foresatt osv.)
Hvis det er nødvendig å hente inn slik informasjon, skal det være en obligatorisk avkryssingsboks med tekst som «Jeg bekrefter at jeg har fått tillatelse til å oppgi denne informasjonen.»
Informasjon til den som skal fylle ut skjemaet
Den som fyller ut skjemaet skal få vite
- kontaktopplysninger til den som samler inn informasjon
- hvorfor informasjonen samles inn
- hva informasjonen blir brukt til, og eventuelt om den deles med andre
- hvor lenge informasjonen blir lagret
- hvilke rettigheter den registrerte har til for eksempel innsyn, retting og sletting
Vi henviser videre til personvernerklæringen vår for mer informasjon.
Samtykke til bruk
For eksempel ved påmelding til samlinger/konferanser og annet kan det være ønskelig å dele deltakerlister, eller den som melder seg på kan bli satt på en e-postliste. Ved slik eller tilsvarende bruk skal det være egen avkryssingsboks for samtykke for hver enkelt bruk av informasjonen.
Eksempelskjemaer
Vi har laget to eksempelskjemaer hvor du kan se forslag til oppsett og formuleringer.
Hvorfor er det så vanskelig?
Alt som direkte eller indirekte kan knyttes til en person er personopplysninger, og skal håndteres etter et strengt regelverk, personopplysningsloven med personvernforordningen (GDPR). Her har den som opplysningene omhandler en rekke rettigheter, og den som behandler dem en rekke plikter.