Østfold fylkeskommune ønsker primært elektronisk faktura. Fakturaene må sendes på det offentlige standardformatet EHF (Elektronisk handelsformat).

Hva er elektronisk faktura?

Elektronisk faktura er en faktura som er utformet, oversendt og mottatt elektronisk fra selger til kjøper, og som kan behandles automatisk i kjøpers økonomisystem.

Elektronisk HandelsFormat (EHF) er standarden for elektronisk utveksling av faktura, kreditnota og purring.

Fakturaer som sendes på e-post, uansett format, regnes ikke som elektronisk faktura. For eksempel er en pdf-faktura på e-post ikke en elektronisk faktura.

Som leverandør må du være tilknyttet et aksesspunkt eller bruke en fakturaportal for å kunne sende elektronisk faktura. En faktura overføres fra avsender til mottaker via aksesspunkt.

Elektronisk adresse

• Østfold fylkeskommune er registrert i ELMA registeret med organisasjonsnummer 930 580 694.
• Fakturaer skal inneholde et 6-sifret bestillernummer (oppgis av bestiller) og gjerne navn på den som bestiller.  
• Bestillernummeret setter dere i feltet for “Deres referanse”.
• Faktura som gjelder eHandelsbestillinger merkes med ordrenummeret fra vår bestilling. Dette ordrenummeret setter dere i feltet “OrderReference”.
• Det er viktig at disse numrene blir plassert i riktig felt, ikke i fritekstfeltet. Dette for å sikre en effektiv fakturabehandling og betaling til rett tid.

Les også

• Hvordan komme i gang med elektronisk faktura 
• Mottakere i ELMA-registeret

Bokføringsloven og fylkeskommunens internkontroll stiller krav til hva en faktura skal inneholde.

Følgende opplysninger skal være med i en korrekt faktura:

• leverandørens navn og adresse
• leverandørens organisasjonsnummer med MVA etter hvis leverandøren er registrert i mva-registeret.
• navn og adresse til kjøper: Østfold fylkeskommune, org.nr 930 580 694 - fakturaadresse
• bestillernummer (6 siffer) eller ordrenummer
• tydelig beskrivelse av hva som er levert og til hvem (leveringsadresse)
• ved byggeprosjekter: prosjektnummer og prosjektnavn
• fakturabeløpet uten merverdiavgift, merverdiavgiftsbeløpet og fakturabeløpet inkludert merverdiavgift
• fakturanummer
• fakturadato 

Hvis leverandøren er utenlandsk: IBAN-konto og BIC/SWIFT adresse, avtalt valuta.

Fakturaer som ikke tilfredsstiller overstående krav blir returnert.

Standard betalingsfrist

Østfold fylkeskommunes generelle betalingsbetingelser er betalingsfrist på 30 dager fra fakturadato.

Bestillernummer/ordrenummer

Vi ønsker at alle fakturaer merkes med enten bestillernummer eller ordrenummer.

Når en ansatt hos Østfold fylkeskommune bestiller varer og tjenester oppgir de en referanse. Referansen de bruker i Østfold kaller vi for bestillernummer og består av 6 siffer. Referansen blir brukt for å sende fakturaen til riktig ansatt i Østfold. 

Er du ansatt, finner du bestillernummeret ditt på ansattportalen.

Alle papirfakturaer skal sendes til samme adresse. Dette gjelder fakturaer til alle deler av fylkeskommunen, herunder fylkesadministrasjonen, videregående skoler, tannklinikker og andre virksomheter. 

Papirfakturaer sendes til:

Østfold fylkeskommune
Fakturamottak
Postboks 220
1702 Sarpsborg

Eller på e-post til: brukerhjelp.faktura@ofk.no

Det er opprettet flere oppgavefellesskap mellom Østfold, Akershus og Buskerud fylkeskommuner. Østfold fylkeskommune er kontorfylke for følgende oppgavefellesskap:

• Kontrollutvalgssekretariatet (samarbeid Akershus og Østfold)
• Fylkesrevisjonen (samarbeid Akershus og Østfold)

FRID IKS ønsker elektroniske fakturaer fra leverandører. Fakturaer må sendes på det offentlige standardformatet EHF (Elektronisk handelsformat) til organisasjonsnummer 931388975.
Faktura merkes med fakturareferanse som oppgis av bestiller. 

Fra 1.1.2024 er Østfold fylkeskommune regnskapsfører for FRID IKS. Fakturaer sendes sentralt fakturamottak: 

• EHF fakturaadresse er organisasjonsnummer 931388975 
• Fakturaadresse til Fakturamottak: 
  FRID IKS 
  Fakturamottak 
  Postboks 220 
  1702 Sarpsborg