Med digitale skjemaer mener vi her skjemaer som samler inn informasjon som blir gjenstand for saksbehandling og/eller lagres i fylkeskommunenes arkivløsning.
Gjennom skjemaene kan det bli innhentet personopplysninger som:
- Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, fødselsnummer (personnummer), organisasjonsnummer, D-nummer (for utenlandske personer som ikke har norsk personnummer) og kontonummer
- Helseopplysninger, biometriske og genetiske opplysninger, etnisitet og legeerklæringer
- Gjenpart av kontrakter og samarbeidsavtaler
- Politisk oppfatning og/eller fagforeningstilhørighet.
- Informasjon om avsluttede lærings- eller arbeidsforhold
Når du fyller ut digitale skjema kan det også hentes inn informasjon fra offentlige registre, som en automatisert del av skjemautfyllingen. For eksempel henter våre digitale skjemaer ved behov inn informasjon fra Folkeregisteret eller Kontakt- og reservasjonsregisteret.
Formålet med behandlingen av personopplysninger
Det vil være behov for å samle inn ulike typer opplysninger avhengig av formålet med skjemaet. Formålet vil fremkomme av skjemaet.
Personopplysninger som samles inn gjennom skjema gjør det mulig for Østfold fylkeskommune å saksbehandle din søknad/sak. Vi samler ikke inn flere opplysninger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet. Personopplysningene vi samler inn gjennom skjema vil heller ikke bli brukt til andre formål om dette ikke framgår av skjemaet. Saksbehandlingen innebærer også arkivering av personopplysninger i fylkeskommunens arkivløsning.
Grunnlag for behandling av personopplysninger
Bruk av digitale skjema gjør dialogen mellom deg og fylkeskommunen enklere og gir bedre kvalitet i saksbehandlingen. Digitale skjema brukes både i saksbehandling når innbyggere skal søke på noe fylkeskommunen er lovpliktig å tilby (for eksempel drosjeløyve) og når det søkes på en annen type ytelse, service eller gode.
I tilfeller der fylkeskommunen bruker digitale skjema for å gjøre det mulig å søke på lovpliktige tjenester, må fylkeskommunen innhente informasjon som begrunner din rett til å få ytelsen. Det rettslige grunnlaget for innhentingen og behandlingen av informasjonen, er da Personvernforordningens artikkel 6 nummer 1 bokstav c. I noen tilfeller vil skjemaet også kreve at man også samler inn sensitive personopplysninger, det rettslige grunnlaget for behandlingen av informasjonen er da artikkel 9 nummer 1 bokstav b.
Når fylkeskommunen bruker digitale skjema til å gjøre det mulig å søke på ulike goder, er ditt samtykke grunnlaget for behandlingen av informasjonen. Dette følger av Personvernforordningen artikkel 6. nummer 1 bokstav a. Også for særlige kategorier av personopplysninger (helseopplysninger, biometriske opplysninger, etnisitet og lignende) er grunnlaget for behandlingen samtykke Personvernforordningen artikkel 9 nummer 1 a.
Før du fyller ut informasjon i et digitalt skjema, ber vi deg derfor samtykke til behandlingen av informasjonen ved å trykke «aksepter» på Østfolds personvernerklæring. Du har da gitt ditt samtykke slik at vi kan bruke den informasjonen du har oppgitt til å behandle din sak eller søknad.
Lagringstid og sletting av personopplysninger
Opplysningene du oppgir i et skjema blir i første omgang lagret hos våre databehandlere / leverandører av digitale skjema. Dataene blir deretter overført til Østfolds egne arkiv. Når opplysningene er overført til Østfold blir de innen en fastsatt tid slettet fra skjemaleverandørens systemer.
Om du har opprettet brukerprofil vil opplysninger om denne bli lagret i skjemaleverandøren sine systemer, inntil du selv foretar sletting av din brukerprofil.
Østfold fylkeskommune samler også inn informasjon fra innbyggere via spørreundersøkelser, påmeldingssystem og ulike fagsystemer. Her vil det gjelde særlige personvernerklæringer avhengig av arten av og behovet for sikkerhetsnivå i henhold til informasjonen som hentes inn.
Sikkerhetstiltak
Du kan når som helst be om å få oppgitt opplysningene Østfold fylkeskommune har registrert om deg. Dette gjør du ved å rette en henvendelse til post@ofk.no.
Les mer om dine rettigheter rundt behandling av personopplysninger, (for eksempel innsyn, retting, sletting, flytting, protest og klage).
Informasjon om våre databehandlere