1. Bakgrunn for ordningen

Tilskuddsordningen skal bidra til å nå målsettingene i regionale planer og Temastrategi for kunst og kultur 2022-2025, og for Østfold fylkeskommune.

Disse retningslinjene fastsetter formålet og kriteriene for tildeling av midler fra «Tilskudd til festivaler i Østfold» (heretter omtalt som tilskuddsordningen).

Søkere til tilskuddsordningen oppfordres til å lese retningslinjene før det søkes, da disse angir tildelingskriterier samt krav til festivalen og søknadens innhold.

1.1. Hvem har besluttet ordningen?

Tilskuddsordningen og retningslinjene er vedtatt av hovedutvalg for folkehelse, kultur og mangfold i Østfold fylkeskommune, den 15. oktober 2024, og finansieres over fylkeskommunens budsjett.

1.2 Revidering og evaluering av ordningen

Tilskuddsordningen vil bli revidert når ny regional plan for Østfold foreligger, eller ved behov. Evaluering foretas etter noen års erfaring, eller på oppdragsbasis.

2. Formål og målgruppe

2.1. Mål, bruker- og samfunnseffekter

Tilskuddsordningen har som formål å styrke og utvikle festivalfeltet i Østfold gjennom å legge til rette for et mangfold av gode festivaler med et høyt kunstnerisk nivå. Tilskuddene skal bidra til å gjøre kunst og kultur av høy kvalitet tilgjengelig for Østfolds innbyggere, og stimulere til utvikling, bærekraft og kompetanse i fylkets festivalfelt.

Målgruppen for tilskuddsordningen er festivaler som har kunst og kultur som sitt hovedformål, og som er åpen for alle og ikke forbeholdt enkeltgrupper.

Kunst og kultur har en viktig samfunnsbyggende funksjon, i tillegg til en egenverdi. Det offentliges rolle for kultur er forankret i Kulturloven. Det er et kulturpolitisk mål å øke deltakelsen og styrke ytringsrommet gjennom å sikre gode rammevilkår for profesjonelle kunst- og kulturaktører. Alle festivaler som mottar tilskudd utfordres til å samarbeide med fylkeskommunen for å oppnå mål omkring kulturelt mangfold og inkludering, bærekraftig utvikling og strategier for publikumsutvikling.

2.2. Hvem kan søke om midler fra ordningen

Arrangører av årlige festivaler i Østfold med kunst og kultur som sitt hovedformål kan søke. Søker kan ha ulike organisasjonsformer, og må ha organisasjonsnummer. Det gis kun støtte til aktører med bosted i eller med nær tilknytning til fylket.

Ordningen er i utgangspunktet rettet mot kompetente kunstmiljø i det frie feltet. Dersom virksomheter som mottar fast årlig driftstøtte fra Østfold fylkeskommune arrangerer festival og ønsker å søke, vurderes det enkelte tiltaks utforming og særegenhet. Festivalen kan her ikke være direkte relatert til virksomhetens ordinære drift og utvikling, og det vektlegges om tiltaket vil kunne skape synergier og komme flere av Østfolds kulturaktører og publikumsgrupper til gode. Mottakere av fast driftstilskudd bes derfor kontakte fylkeskommunen ved opprettelse av søknad for dialog og avklaring av eventuelle særvilkår.

Det tildeles i utgangspunktet ikke midler fra tilskuddsordningen til:

• Festivaler med hovedfokus på andre temaer enn kunst og kultur (mat, næringsutvikling, folkehelse e.l.).
• Festivaler med hovedmål om ivaretakelse av kulturarv, museumsvirksomhet og lokalhistorie
• Festivaler med en profil og relevans avgrenset til lokalmiljøet
• Festivaler med mindre enn to dagers varighet

Ta kontakt dersom du er usikker på om festivalen din hører hjemme i denne ordningen, eller om du trenger hjelp til å finne alternativer steder å søke. Andre tilskuddsordninger kan være aktuelle.

3. Vurderingskriterier

3.1. Overordnede kriterier

For at søknaden skal bli vurdert må noen overordnede kriterier være oppfylt. Søknader som ikke oppfyller disse, kan bli avvist/ikke behandlet:

• Festivalen må ha kunst og kultur som sitt hovedformål, være åpen for alle, og ikke forbeholdt enkeltgrupper
• Festivalen må vare i minst to dager (éndagsfestivaler kan søke om tilskudd til kunst og kulturprosjekter)
• Festivaler må ha regionalt nedslagsfelt og/eller regional verdi. Dette innebærer at det innfrir ett eller flere av følgende kriterier:
• At festivalen har samarbeidspartnere, deltakelse eller interesse i et større geografisk område i Østfold
• At festivalen gjennom kvalitet, egenart og nyskaping bidrar til utvikling innenfor kunst-og kulturfeltet i Østfold
• At festivalen har en funksjon som er av vesentlig regional/nasjonal verdi og interesse, eksempelvis gjennom et særegent tematisk fokus eller en sjangermessig posisjon

Det forutsettes at festivalen søker medfinansiering fra enten Kulturrådet/NFI, egen kommune eller private aktører

Bidrag og ytelser fra kommunen eller andre som ikke er tilskudd kan også regnes som medfinansiering om det gjelder kostnadskrevende oppgaver. Dette kan for eksempel være tilrettelegging av arena eller infrastruktur, teknisk bistand eller assistanse i gjennomføring av festivalen

Alle som søker om beløp over kr 100 000 og/eller flerårig støtte oppfordres til å kontakte fylkeskommunen før opprettelse av søknad. Det vil være ønskelig å gjennomføre et enkelt møte med søker, før søknadsfrist. Dette for å kvalitetssikre festivalens innhold, forankring og budsjett i forhold til ordningens formål og kriterier.

3.2. Tilskuddsmuligheter

Tilskudd kan normalt dekke inntil 1/3 av festivalens totale kostnader.

Det innvilges ettårige eller flerårig støtte inntil tre år:

• Festivaler som søker flerårige tilsagn må ha eksistert i minimum tre år og arrangør må ha et styre og vedtekter
• Flerårige tilsagn gis under forutsetning av at det foreligger en intensjonsavtale om langsiktig forankring og støtte fra egen kommune (økonomisk og/eller på annet vis). Langsiktighet i statlig medfinansiering vil også vektlegges
• Treårig tilsagn gis normalt til etablerte og regionalt betydningsfulle festivaler (se punktet om regional verdi over). Dette innebærer gjerne også at festivalen har et unikt særpreg, med profilerte satsninger som kan utløse nasjonale støttemidler og setter Østfold på kartet
• Søkere som får innvilget flerårig tilskudd må likevel sende inn årlig rapport for å utløse tilskudd, samt årlig søknad med oppdatert programinformasjon og budsjett for kommende år

3.3. Prioriteringskriterier

Det vil videre bli gitt en helhetlig vurdering av søknadene og festivalens kvaliteter ut fra hensyn som:

• Generelle vurderinger: Festivalens innhold, profesjonalitet, gjennomføringsevne og søknadens relevans i forhold til ordningens formål
• Egenart, kvalitet og nyskaping i kunstnerisk profil, programmering og formidling
• Regional, nasjonal eller internasjonal betydning
• Samarbeid: Om festivalen kobler aktører sammen og stimulerer til samarbeid og fellesløsninger på tvers av kulturuttrykk, bransjer og geografi
• Langsiktighet i medfinansiering fra staten, vertskommunen, eller andre
• Festivalens hensyn til bærekraft - miljømessig, sosialt og økonomisk
• Tiltak for å redusere miljøbelastningen av festivalen
• Inkludering av nye publikumsgrupper og unges deltakelse og medvirkning i kulturlivet
• Ressursutnyttelse og muligheter for egeninntjening, økonomiske soliditet og stabilitet. Det vektlegges om søker kan vise til at de honorerer profesjonelle i tråd med bransjestandarden
• Det forventes at søker sikrer best mulig tilgjengelighet på sine arrangementer og tilbyr ledsagerbilletter
• Søknadens vektlegging av å utvikle kulturnæringer knyttet til festivalen
   

Fylkeskommunen har et særlig ansvar for å bidra til mangfold og bredde i kulturlivet i hele fylket. Det legges derfor vekt på at tilskuddene fordeles til festivaler som samlet sett bidrar til en bredde i kunst-og kulturuttrykk, i formidlingsmåter og geografi.

4. Krav til søknad

Søker må være registrert med eget organisasjonsnummer i Brønnøysundregistrene. Søknaden skal sendes via søknadsskjema og inneholde:

• Beskrivelse av festivalens formål og innhold - det må framgå hvordan festivalen treffer tilskuddsordningens formål og vurderingspunkter
• Opplysning om tid og sted for gjennomføring av festivalen
• Opplysning om organisering, hvilke ressurser som inngår, og framdriftsplan
• Oversikt over samarbeidspartnere
• Budsjett og finansieringsplan, med oversikt over alle tilskuddsparter. Tilskudd fra Østfold fylkeskommune kan dekke inntil 1/3 av festivalens kostnader
• Det skal oppgis hvilke andre støtteordninger som er omsøkt, med kopi av søknad eller tilsagn
• Søker må være a jour med rapporteringsfrister på andre tilsagn fra Østfold fylkeskommune for å kunne søke på nye tiltak

5. Behandling av søknader

Søknadsbehandlingen skal følge krav til god forvaltningsskikk, habilitet og etisk adferd. Søknaden skal vurderes i tråd med opplysninger gitt i søknad, annen tilgjengelig og relevant informasjon og i tråd med tildelingskriterier for ordningen, og ut fra et helhetlig perspektiv.

Ved søknadsfristens utløp behandles søknadene samlet. Vedtak fattes administrativt, etter innstilling fra et tverrfaglig administrativt panel.

Forventet saksbehandlingstid er inntil 8 uker fra søknadsfrist, med forbehold. Alle søkere får et skriftlig vedtaksbrev i løpet av kort tid etter at vedtak er fattet. Utbetaling av første rate av støttebeløpet vil bli utbetalt så fort som mulig etter vedtaket, normalt innen 2 uker.

Festivaler som gjennomføres enten i løpet av eller like etter denne vurderingsperioden mellom søknadsfrist og vedtak, oppfordres til å ta kontakt før opprettelse av søknad. Dette for å ha en god dialog om mulige løsninger og alternativer på riktig tidspunkt.

Vedtakslister for tilskudd legges ut på nettsidene i etterkant av vedtak.

6. Utbetaling og rapportering

Ved tildeling av støtte må mottaker skriftlig bekrefte at støtten mottas på gjeldende vilkår. Dette gjøres ved å fylle ut akseptskjema som lenkes til i tildelingsbrevet.

Første del av tilskuddet blir så utbetalt med 60 prosent av beløpet, og 40 prosent etterskuddsvis på grunnlag av innsendt rapport og sluttregnskap.  

Tilskuddsmottakere må fylle ut skjema for rapport og laste opp regnskap så fort som mulig etter at festivalen er gjennomført, og senest innen den årlige rapporteringsfristen oppgitt i tildelingsbrevet. Regnskapet skal vise hvordan tilskuddet er brukt og settes opp slik at det kan sammenliknes med innsendt budsjett. Tilskudd fra fylkeskommunen og andre offentlige tilskuddsytere skal spesifiseres.  

Lenke til rapporteringsskjema finner du også i tildelingsbrevet.

Fylkeskommunens revisjon har rett til å få fullstendig regnskap med tilhørende bilag, dersom de ber om det.

7. Oppfølging og dialog om endringer

Tilskuddsmottakeren skal gi fylkeskommunen melding dersom det skjer endringer i forhold til de forutsetningene som går frem av søknaden eller vedtaket.

Dersom festivalen ikke blir gjennomført i samsvar med forutsetningene for tilskuddet eller at det blir gitt uriktige opplysninger, kan fylkeskommunen kreve tilbakebetaling, helt eller delvis.

Eventuell manglende rapportering, manglende søknad om utsatt rapporteringsfrist eller bruk av midler som ikke samsvarer med fastsatte betingelser, kan også medføre bortfall av støtte og begrensninger for senere søknader.

Østfold fylkeskommune forventer at søkeren etterlever krav til god forretningsskikk og relevant regelverk for sin organisasjon.

8. Synligjøring

Vi oppfordrer til å sørge for omtale ved for eksempel innsalg i medier og i egne sosiale kanaler. I omtalen skal det komme tydelig fram at festivalen/tiltaket har mottatt støtte fra Østfold fylkeskommune. Vi oppfordrer festivalen til å dele omtalen med fylkeskommunens saksbehandler for videre deling.

Østfold fylkeskommunes logo skal brukes på alle trykte materialer, digitale flater og på arrangementer i regi av festivalen. Logoer og annet grafisk materiale finnes på ofk.no.

Ved rapportering etter festivalens slutt oppfordres det til å legge ved dokumentasjon på omtale og synliggjøring.

9. Klageadgang og innsyn i saken

Du kan klage på vedtaket til Klagenemnda i Østfold fylkeskommune, jamfør forvaltningslovens kapittel VI. 

Klagen sendes til Østfold fylkeskommune, e-post: post@ofk.no, eventuelt Postboks 220, 1702 Sarpsborg. 

Frist for å klage er 3 uker fra den datoen du har mottatt vedtaket. Du kan også be om å få se sakens dokumenter, jamfør forvaltningsloven paragraf 18 og 19.