Østfold fylkeskommune har som mål å utvikle en felles og koordinert regional satsing på store arrangementer, av nasjonal og internasjonal betydning. Dette vil styrke samarbeid, nytenking og frivillighet innen idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet. Østfold fylkeskommune ønsker å skape et nettverk for arrangører hvor målet er arrangementsutvikling.

Hvem kan søke?

Tilskuddsordningen er i hovedsak for:

• Arrangører av store nasjonale og internasjonale konkurranser innenfor idrett.
• Friluftslivsorganisasjoner som skal arrangere samlinger av nasjonal/internasjonal betydning.

Det kan søkes om tilskudd til arrangementer både for funksjonsfriske og for personer med nedsatt funksjonsevne.

Arrangøren må være organisert på en slik måte at et eventuelt overskudd ikke kan bli utbetalt som utbytte til private eiere. Søkere kan for eksempel være kommuner og organisasjoner tilsluttet NIF, samt andre frivillige, medlemsbaserte organisasjoner, eller arrangementsselskap eid av slike organisasjoner. Andre søkere, som for eksempel aksjeselskap og stiftelser, vurderes særskilt.

Det gis som hovedregel ikke tilskudd til organisasjoner som faller inn under andre tilskuddsordninger i fylkeskommunen, herunder driftstøtte og næringsutvikling.

Arrangementet skal eies av søkeren, med fylkeskommunen og eventuelt andre aktører som samarbeidspartnere.

Søk tilskudd

Søk om tilskudd til større arrangementer som profilerer Østfold for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet

Følgende informasjon skal lastes opp som vedlegg til søknaden:

• Utfyllende prosjektbeskrivelse
• Budsjett/finansieringsplan
• Plan for bærekraftstilltak for arrangementet
   

Utover dette vil søknadsordningens krav til form og innhold, samt dokumentasjonskrav til rapportering gå frem av søknads- og rapporteringsskjemaene.

Søknadsfrister

For 2024 er søknadsfristen:

• 15. mars for arrangementer som i hovedsak arrangeres påfølgende vår/sommer og høst.
• 1. september for arrangementer som i hovedsak arrangeres påfølgende vinter.

For 2025 er søknadsfristen:

• 1. februar for arrangementer som i hovedsak arrangeres påfølgende vår/sommer og høst
• 1. september for arrangementer som i hovedsak arrangeres påfølgende vinter.

Formål og målgruppe

Målsetningen med ordningen er:

• Arrangementer er et viktig byutviklingstiltak, skaper lokalt engasjement, gir bolyst og boglede
• Arrangementer tilfører ny økonomisk verdiskapning, sesongforlengelse og arbeidsplasser
• Bygger merkevare, profil og omdømme, ikke bare for reiselivet men det norske samfunnet
• Bidrar til samhandling mellom kultur, idrett og næring, deriblant reiseliv
• Bidrar til frivillighet og lokalt idretts- og kulturarbeid

Tiltakene som støttes skal komme befolkningen i Østfold til gode.

Tildelingskriterier

Tilskudd skal gå til store arrangementer av nasjonal eller internasjonal betydning. Arrangement som kan vise til økt attraktivitet og verdiskapning for Østfold, og som har målsetning om å trekke til seg deltakere og publikum utenfor fylket, vil bli prioritert.

Tilskudd fra denne ordningen skal gå til utgifter rundt planlegging, prosjektering og gjennomføring av nasjonale og internasjonale arrangementer.

Godkjente kostnader/aktiviteter er for eksempel:

• Utgifter til administrasjon
• Utgifter til dommere og teknisk personell
• Markedsføringsutgifter
• Transport
• Leie av anlegg, utstyr, med mer

Østfold fylkeskommune gir ikke fylkeskommunal underskuddgaranti til arrangementer, eller økonomisk støtte til bankett, deltagelse, reise og opphold for utøvere.

Tilskuddet fra fylkeskommunen kan som hovedregel ikke utgjøre mer enn 1/3 av totalkostnaden. Det kan ikke søkes om tilskudd til planlegging, prosjektering og gjennomføring av arrangementet separat og/eller i flere omganger (unntaket er ved store internasjonale mesterskap som EM og VM og lignende).

Årlig tilskudd

• Dersom arrangementet er terminfestet og skal avholdes i Østfold over flere år, kan det søkes om fast årlig tilskudd på inntil kr 75 000,- per år, i maksimalt tre år. Behov og utviklingspotensialet må dokumenteres.
• Arrangører skal delta i arrangørnettverksmøter med videre, for å dele sine erfaringer med andre arrangører.
• Arrangørene skal være villige til å inngå samarbeid med destinasjonsselskaper for utvikling og markedsføring av arrangementer, for å oppnå økonomiske og samfunnsmessige effekter.

Rabattordning

Arrangøren skal ha rabattordning for barn og unge. Ledsager for funksjonshemmet som løser billett til ordinær pris, gis gratis adgang ved arrangementer.

FNs bærekraftmål

Arrangementet skal legge FNs bærekraftmål til grunn (økonomisk-, miljø- og sosial bærekraft). I søknaden skal det tydelig komme frem hvilke mål og tiltak man planlegger, og hvordan man skal oppnå dette. Fylkeskommunen forutsetter at arrangøren har en koordinator eller leder for bærekraftsarbeid i tilknytning til arrangementet.

Profilering/synliggjøring

Et arrangement som får tildelt midler skal sørge for omtale av arrangementet, ved for eksempel innsalg til medier og/eller sak til egne nettsider/sosiale medier. I omtalen skal det komme tydelig fram at arrangementet har mottatt støtte fra Østfold fylkeskommune.

Østfolds logo

Vi ber/oppfordrer arrangør til å dele omtalen med fylkeskommunens saksbehandler for videre deling. Østfold fylkeskommunes logo skal brukes på alle trykte materialer og digitale flater.

Logoer og annet grafisk materiale kan lastes ned her.

Krav til søknadsbehandling

Søknadsbehandlingen skal følge krav til god forvaltningsskikk, habilitet og etisk adferd.

Søknaden skal vurderes i tråd med opplysninger gitt i søknad, annen tilgjengelig og relevant informasjon og i tråd med tildelingskriterier for ordningen.

Søknader behandles samlet etter søknadsfristens utløp. Søkerne vil motta skriftlig svar når søknaden er behandlet.

Søker kan klage på enkeltvedtak til Klagenemnda i Østfold fylkeskommune, jamfør forvaltningslovens kapittel VI. Klagen sendes til Østfold fylkeskommune, e-post: post@ofk.no

Frist for å klage er 3 uker fra den datoen du har mottatt vedtaket. Søker kan også be om å få se sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven paragraf 18 og 19.

Krav til rapportering fra tilskuddsmottaker

Som hovedregel innen to måneder etter gjennomført arrangement skal en utbetalingsanmodning med følgende vedlegg sendes fylkeskommunen:

• Prosjektregnskap
  • Regnskapet skal legges ved rapporten, uten bilag, men med en underskrift av regnskapsfører og en i styret/virksomhetens ledelse.
  • På tilskudd over kr 500 000 kreves revisorrapport fra statsautorisert revisor.
  • Fylkeskommunens tilskudd skal spesifiseres i regnskapet (skal for eksempel ikke samles i en post for offentlige tilskudd).
• Evalueringsrapport
  • Skal inneholde en beskrivelse av måloppnåelse i forhold til kravene for tilskudd. I tillegg en beskrivelse av hva som har fungert bra/ikke bra under planlegging og gjennomføring av arrangementet.
  • Ved tildeling over kr 200 000 kreves det bruk av Innovasjon Norges arrangementskalkulator.
• Rapport om måloppnåelse med bærekraftmålene
  • Kan leveres i egen rapport, eller innarbeides i evalueringsrapporten.

Østfold fylkeskommune og/eller Akershus og Østfold fylkesrevisjon har rett til innsyn i relevant dokumentasjon med videre. Bilag skal oppbevares i 5 år fra regnskapsavslutningens dato.

Østfold fylkeskommune forventer at søkeren etterlever krav til god forretningsskikk og relevant regelverket for sin organisasjon. Det forventes at søker tar hensyn til eventuelle krav som universell utforming og miljø, etisk og sosialt ansvar for forsvarlig produksjon, handel og forbruk mv.

Utbetalingsrutiner

• Tilskudd inntil 100 000 kroner utbetales etter vedtak om støtte er innvilget.
• Tilskudd ut over 100 000 kroner utbetales med 75% etter vedtak om støtte er innvilget. De resterende midlene utbetales når fylkeskommunen har mottatt og behandlet tilfredsstillende rapportering for tiltaket.

Oppfølging og kontroll

Skjer det større endringer underveis i arbeidet med tiltaket, må Østfold fylkeskommune informeres. Østfold fylkeskommune vurderer mottatt rapportering, foretar en rimelighetskontroll, og vurderer om det er behov for ytterligere oppfølging.

Bortfall av tilskudd

Dersom prosjektet ikke blir gjennomført i samsvar med forutsetningene for tilskuddet eller at det blir gitt uriktige opplysninger, kan fylkeskommunen kreve tilbakebetaling, helt eller delvis.

Eventuell manglende rapportering, manglende søknad om utsatt rapporteringsfrist, eller bruk av midler som ikke samsvarer med fastsatte betingelser, kan også medføre bortfall av støtte og begrensninger for senere søknader.

Klage- og innsynsrett

Du kan klage på vedtaket. Klagen sendes til Østfold fylkeskommune, e-post: post@ofk.no. Eventuelt til postboks 220, 1702 Sarpsborg.

Frist for å klage er tre uker fra datoen på vedtaket.

Du kan også be om å få se sakens dokumenter, jamfør forvaltningsloven paragraf 18 og 19.