1 Innledning 

All kunst som eies av Østfold fylkeskommune inngår i Østfold fylkeskommunes kunstsamling. Med dette følger en rekke forvaltningsoppgaver og ansvar. 

Østfold fylkeskommune har egne Retningslinjer for innkjøp av kunst og kunst i offentlige rom som skal sørge for at alle innkjøp til kunstsamlingen er relevante og av høy profesjonell kvalitet. 

Forvaltning av kunstsamlingen og kunst i offentlig rom krever klare retningslinjer på ansvar, forvaltning og formidling. Seksjon Kultur og idrett har det overordnete ansvaret for ordningen og at den forvaltes i tråd med Åndsverksloven. 
I retningslinjene vil begrepet «virksomheten» benyttes om den fylkeskommunale virksomhet som har utplassert kunstverk fra Østfold fylkeskommunes kunstsamling. 

2 Formål

Det er to hovedformål med retningslinjer for kunstforvaltningen. Det ene er å gi en tydelig beskrivelse av hvilket ansvar den enkelte avdeling, seksjon og virksomhet har for kunsten, og det andre er å beskrive retningslinjer for hvordan kunsten skal forvaltes. En forutsetning for at dette skal fungere gis gjennom vedtatte retningslinjer som definerer ansvar og rollebekrivelser. 

Retningslinjene har som formål å sørge for en sikker forvaltning som også følger åndsverkslovens krav og retningslinjer samt beskyttelse mot krenkende bruk. Retningslinjene skal forhindre at kunstverk blir skadet, forfaller eller forsvinner og sikres gjennom å ha avklarte roller, ansvarsfordeling og gode kunstforvaltningsrutiner. Den bygningsintegrerte og stedsintegrerte kunsten i samlingen er fastmontert og gjør den mer krevende ved ombygginger, oppussinger og flyttinger. Retningslinjene skal også sørge for at kunstverkene framstår i god stand og er tydelig merket.  

Innkjøp til kunstsamlingen er definert i egne retningslinjer i Østfold fylkeskommunes kunstordning «Innkjøp av kunst og kunst i offentlig rom» Denne ordningen skal sørge for at alle innkjøp til kunstsamlingen er relevante, er av høy profesjonell kvalitet og følger retningslinjene knyttet til forvaltningsoppgaver og ansvar. 

Forvaltnings- og økonomiansvaret for kunstsamlingen er forankret i seksjon Kultur og idrett. Østfold fylkeskommunens årsbudsjett og økonomiplaner avsetter et årlig forholdsmessig beløp basert på rapporteringsrutiner og prioriteringer til forvaltning av samlingen.  

2.1 Virkeområde 

Retningslinjenes virkeområde er Østfold fylkeskommunes avdelinger, seksjoner og virksomheter. Herunder videregående skoler, fagskoler, folkehøyskoler, tannklinikker, kollektivknutepunkt, fylkesveier og fylkesadministrative bygg og lokasjoner.

Retningslinjene gjelder for alle kunstverk som til enhver tid er omfattet av Østfold fylkeskommunes kunstsamling. 
Retningslinjene må ses i sammenheng med retningslinjer for «Østfold fylkeskommunes kunstordning- innkjøp av kunst og kunst i offentlig rom».  

2.2 Om kunstsamlingen 

Østfold fylkeskommunes kunstsamling består av om lag 2000 verk og har samlet sett en høy kunsthistorisk og økonomisk verdi. Kunsten er utplassert og tilgjengelig for alle som ferdes i Østfold fylkeskommunes offentlige virksomheter og uterom.  

Kunstsamling omfatter kunstverk som har tilkommet fylkeskommunens eie gjennom innkjøp, gaver eller gjennom ordningene for Kunst i offentlige rom. Foruten kunst på fylkets videregående skoler og institusjoner er også kunst plassert i det offentlige rom tilknyttet fylkesveier og kollektivknutepunkt, på tannklinikker og på fylkesadministrative lokasjoner. En stor del av samlingen består av kunst som er bygningsintegrert, enten utendørs som skulptur på sokkel, relieff på fasade, innendørs som veggmaleri eller som kunstinstallasjon. Det er også etablert kunst i utvalgte samferdselsanlegg som i rundkjøringer og i veianlegg.  Samlingen er registrert i et eget kunstregister «Primus» med årlige oppdateringsrutiner på plassering, tilstand, avvik og nyervervelser. Majoriteten av verk i samlingen er malerier, tegninger, grafikk, ulike former for kunsthåndverk, tekstilarbeider og skulpturer.  

Rapporteringen skal sikre god ivaretakelse og kontroll av verkene i kunstsamlingen og danne et grunnlag for utarbeidelse av handlingsplan tilknyttet den videre forvaltningen av kunstsamlingen.  

3 Ansvar for forvaltning av kunstsamlingen

• Med fylkesadministrativ lokasjon menes fylkeshuset i Sarpsborg og øvrige fylkesadministrative lokasjoner 
• Det avsettes et årlig forholdsmessig beløp i Østfold fylkeskommunens årsbudsjett og økonomiplaner til forvaltning av samlingen 
• Seksjon Kultur og Idrett har et overordnet ansvar for kunstfaglig rådgiving, registrering og  formidling av Østfold fylkeskommunes kunstsamling 
• Forvaltningsansvaret for kunstsamlingen innebærer å ivareta, holde oversikt og kontroll, og føre jevnlig tilsyn av kunstverkene. Dette omfatter enkeltverk, bygningsintegrert kunst og utendørskunst 
• Kostnader knyttet til forvaltningsansvaret ligger hos seksjon Kultur og idrett som disponerer et årlig forholdsmessig beløp knyttet til status og ivaretagelse av kunstsamlingen.
• Virksomheten skal ha en ansvarlig kontaktperson som sørger for at retningslinjene for      kunstforvaltning følges opp og årlig rapportere status. Rapporteringen skal sikre god ivaretakelse og kontroll av verkene i kunstsamlingen og danne et grunnlag for utarbeidelse  av handlingsplan tilknyttet den videre forvaltningen av kunstsamlingen. 
• Fylkeshuset skal ha egnede lokaler for mellomlagring av kunstverk fra Østfold fylkeskommunes kunstsamling.
• Dersom kunst må flyttes, tildekkes, mellomlagres, fjernes eller omplasseres skal det lages en plan for forsvarlig håndtering av kunsten. 

   
3.1 Seksjon Kultur og idretts ansvar og myndighet 

Seksjon Kultur og idrett skal gi kunstfaglig rådgiving og skal kontaktes i alle spørsmål som angår kunstverk i Østfold fylkeskommunes kunstsamling. Dette omfatter faglig rådgivning ved behov for konservering/restaurering, innramming, lån, montering, frakt, håndtering av avvik og omplassering og lagring av kunstverk som tilhører kunstsamlingen. 

Seksjon Kultur og idrett kan på bakgrunn av kunstfaglig vurdering, igangsette tiltak eller prosjekter for konservering og restaurering av kunstverk, samt igangsette tiltak eller prosjekter som gjelder oppdatering og/eller ny formidling og kuratering av kunstsamlingen. 

Seksjon Kultur og idrett kan på bakgrunn av kunstfaglig vurdering avgjøre at et kunstverk inndras eller omplasseres dersom verkets tilstand, plassering, sikring eller andre forhold krever det.  

Seksjon Kultur og idrett har ansvar for at kunsten i Østfold fylkeskommune er registrert og at registeret holdes oppdatert. Seksjonen skal lage rutiner for virksomhetenes årlige rapportering om status tilknyttet kunsten som er utplassert. 

Seksjonen Kultur og idrett skal påse at ethvert kunstverk er identifisert med og merket med verkets registreringsnummer og at kunstverk skiltes i tråd med Åndsverkloven. 

Seksjon Kultur og idrett har ansvar for kostnader knyttet til behov for konservering, restaurering og oppdatering av kunstverk. Dette omfatter også kunst som må flyttes, tildekkes, mellomlagres, fjernes eller omplasseres.

3.2 Østfold fylkeskommunes eiendomsavdelings ansvar 

Den enkelte virksomhet har ansvar for å forvalte kunsten som er utplassert hos seg. Dette innebærer å ivareta, holde oversikt og kontroll, og føre jevnlig tilsyn av kunstverkene. Dette omfatter enkeltverk, bygningsintegrert kunst og utendørskunst. Forvaltningsansvaret innebærer ansvar for vedlikehold i henhold til fylkeskommunens rutiner.

Østfold fylkeskommunes eiendomsavdeling har det løpende ansvaret for kunstverk som inngår i Østfold fylkeskommunes kunstsamling utplassert ved fylkets videregående skoler og institusjoner. Eiendomsavdelingen skal også ha oppnevnt kontaktpersoner som sørger for at retningslinjene for kunstforvaltning ivaretas. Kontaktpersonene skal gi tilbakemelding i årlig tilsendt rapporteringsskjema på tilstand, mulige behov for endringer eller utbedringer og på nyervervelser av kunstverk på videregående skoler, og øvrige institusjoner. 

Eiendomsavdeling skal i forbindelse med ombygginger, vedlikehold eller lignende tiltak som omfatter bygningsintegrert kunst, utendørs kunst eller enkeltverk, kontakte seksjon Kultur og idrett for kunstfaglig rådgiving. Dette for å sikre at tiltaket gjennomføres i tråd med Åndsverkloven og gjeldende retningslinjer for kunstforvaltning i Østfold fylkeskommune. 

Dersom prosjektet eller tiltaket medfører at kunst må flyttes, tildekkes, mellomlagres, fjernes eller omplasseres skal det lages en plan for forsvarlig håndtering av kunsten. Disse kostnadene samt kostnader knyttet til behov for konservering, restaurering og oppdatering av kunstverk dekkes av seksjon Kultur og idrett. 

Eiendomsavdeling har ansvar for at det gjennomføres årlige rutiner som sikrer at kunsten plassert i det offentlige rom er forsvarlig sikret og i forskriftmessig stand. 

3.3 Østfold fylkeskommunes samferdselsavdelings ansvar 

Den enkelte virksomhet har ansvar for å forvalte kunsten som er utplassert hos seg. Dette innebærer å ivareta, holde oversikt og kontroll, og føre jevnlig tilsyn av kunstverkene. Dette omfatter enkeltverk, bygningsintegrert kunst og utendørskunst og med et særskilt ansvar for etablering og gjennomføring av årlige rutiner som sikrer at kunsten plassert utendørs i det offentlige rom er forsvarlig sikret og i forskriftmessig stand. 

Forvaltningsansvaret innebærer ansvar for vedlikehold i henhold til fylkeskommunens rutiner. 
 
Samferdselsavdelingen har det løpende ansvaret for å ta vare på, samt holde oversikt og kontroll over kunstverk på deres lokasjoner/avdelinger, og over kunstverk som inngår i utvalgte samferdselsprosjekt, kollektivterminaler og kollektivknutepunkt.  

Det skal i samarbeid med seksjon Kultur og idrett utarbeides en egen forvaltningsinstruks som redegjør for drift, skjøtsel og mulig behov for å innhente ekstern ekspertise. Dette for å sikre forsvarlige kunstfaglige tiltak i tråd med Åndsverkloven og gjeldende retningslinjer for kunstforvaltning i Østfold fylkeskommune.  

Samferdselsavdelingen skal ha en kontaktperson som sørger for at retningslinjene for kunstforvaltning ivaretas og gi tilbakemelding i årlig tilsendt rapporteringsskjema på tilstand, mulige behov for endringer eller utbedringer og på nyervervelser av kunstverk.  Dersom et prosjekt eller tiltak medfører at kunst må flyttes, tildekkes, mellomlagres, fjernes eller omplasseres skal det lages en plan for forsvarlig håndtering av kunsten. Kostnader knyttet til dette, og kostnader ved behov for konservering, restaurering og oppdatering av kunstverk, skal dekkes av samferdselsavdelingen. 

4 Håndtering av kunstsamlingen 

4.1 Flytting av kunstverk 

Seksjon Kultur og idrett skal konsulteres i forkant av flytting av kunst fra et bygg til et annet, eller ved flytting av kunst innendørs og utendørs. Ved ombygging, ommøblering eller større endringer i bygg, skal plan for kunsten lages i samråd med kunstfaglige rådgivere.  

Virksomheten som ønsker å flytte kunstverk plikter å organisere transport i samråd med seksjon Kultur og idrett. Når flyttingen er kjent, skal seksjon Kultur og idrett varsles uten ugrunnet opphold og senest innen fire uker før flytting gjennomføres. 

4.2 Lagring av kunstverk 

I all hovedsak vil Østfold fylkeskommunes kunstsamling være utplassert i offentlige rom og ikke befinne seg på lager. Det vil likevel være behov for mellomlagring av kunst. Seksjon Kultur og idrett skal alltid konsulteres for å sikre forsvarlig lagring av kunstverk som inngår i Østfold fylkeskommunes kunstsamling.  

Kunstverk skal ikke lagres hos andre virksomheter med mindre annet er avtalt med seksjon Kultur og idrett.  
Ved større ombygginger skal det lages en plan for forsvarlig lagring av kunsten. 

Fylkeshuset skal ha egnede lokaler for mellomlagring av kunstverk fra Østfold fylkeskommunes kunstsamling. 

4.3 Transport og retur av kunstverk 

Transport skal foregå på en kunstfaglig forsvarlig måte godkjent av seksjon Kultur og idrett, og bekostes av virksomheten som har kunst utplassert. 
 
Alle henvendelser til seksjon Kultur og idrett vedrørende kunstverk, skal gå gjennom den oppnevnte kontaktpersonen ved virksomheten. 

Dersom en virksomhet ønsker å returnere kunstverk tilhørende Østfold fylkeskommunes kunstsamling, skal seksjon Kultur og idrett kontaktes skriftlig før innlevering avtales. Virksomheten skal sammen med seksjon Kultur og idrett lage en plan for returnering av kunsten. Seksjon Kultur og idrett kan be om en tilstandsvurdering før returen kan skje.

4.4 Utlån av kunstverk 

Utlån av kunstverk skal kun foretas av seksjon Kultur og idrett. Forespørsel om utlån til utstillinger og lignende henvises til seksjon Kultur og idrett. 

Avtale om utlån gjøres ved utfylling av en kontrakt, der utlåner blant annet gjøres ansvarlig for kostnader til forsikring av kunstverket under utlånsperioden, samt transportforsikring og transportkostnader.  

4.5 Bygningsmessige inngrep og endringer 

Dersom det av tekniske eller bygningsmessige årsaker blir nødvendig å gjøre inngrep i eller endre bygningsintegrert kunst eller endre omgivelsene til et kunstverk, skal seksjon Kultur og idrett konsulteres i god tid før dette planlegges gjennomført. Det samme gjelder for endringer i bygningsmiljø eller innredning som reduserer omgivelsens egnethet for kunstverket.  

Dette gjelder også behov for endringer eller ønsker om å returnere kunstverk, som berører kunstverk i bygg, anlegg eller uterom.

4.5 Avhending av kunst 

Med en god forvaltning av kunstsamlingen kan det være behov for å avhende kunst. Eksempler på dette er kunstverk laget av materialer som ikke er holdbare utover en viss tid, kunstverk som ikke er mulig å bevare og konservere, eller kunstverk som av andre grunner ikke egner seg for utplassering i fylkeskommunens eiendommer.  
All fjerning, kassasjon og omplassering av kunstverk skal kun håndheves av seksjon Kultur og idrett. Seksjon Kultur og idrett har ansvar for å lage en plan for avhending av kunst. Ved avhending kommer bestemmelsene i Åndsverkloven til anvendelse. Kunstner eller rettighetshaver skal orienteres i forkant. Seksjon Kultur og idrett skal dokumentere alle forhold rundt en slik sak. 

4.6 Innkjøp av kunst og kunstgaver 

Innkjøp av kunstverk til Østfold fylkeskommune skal som hovedregel gjennomføres i henhold til «Retningslinjer for Østfold fylkeskommunes kunstordning – innkjøp av kunst og kunst i offentlig rom». Seksjon Kultur og idrett skal orienteres skriftlig om alle kunstinnkjøp utover kunstordningen, og avgjør om disse skal inngå i Østfold fylkeskommunes kunstsamling. 

Ved mottak av kunstgaver skal seksjon Kultur og idrett orienteres skriftlig om gaven. Seksjon Kultur og idrett avgjør om kunstgaven skal inngå i Østfold fylkeskommunes kunstsamling.

5 Skader, tap, forsikring 

5.1 Skader og større utbedringer 

• Seksjon Kultur og idrett skal varsles dersom det er behov for større utbedringer, vurdere tilstanden, samt anbefale tiltak. 
• Dersom et kunstverk har skader eller bærer preg av dårlig/mangelfullt vedlikehold, kan dette være i strid med Åndsverkloven som skal beskytte mot krenkende bruk av kunstverk. 
• Virksomheten som har kunsten utplassert er økonomisk ansvarlig for vedlikehold og håndtering av eventuelle skader på disse. 
• Ved skader på kunstverk skal virksomheten varsle seksjon Kultur og idrett umiddelbart. Utbedring av skader skal kun foretas etter kunstfaglige råd, og av fagpersoner med relevant kompetanse. 

5.2 Virksomhetens ansvar for tap av kunstverk 

Virksomheten som har kunst utplassert kan på bakgrunn av konkret vurdering bli økonomisk ansvarlig for tap av kunstverk. 

5.3 Tyveri og hærverk 

Ved tyveri og hærverk skal seksjon Kultur og idrett varsles umiddelbart.  Deretter skal virksomheten i samarbeid med seksjon Kultur og idrett vurdere politianmeldelse. 

5.4 Forsikring 

Forsikring handler i utgangspunktet om økonomisk erstatning når skade skjer. Definisjonen på skade er hendelse som skjer «plutselig og uforutsett med ytre årsak». Slitasje, konservering/restaurering og simpelt tyveri, vil ikke være dekket av forsikring. 

Østfold fylkeskommune har valgt å ikke tegne egen forsikring for kunstsamlingen. Kunsten som er plassert innendørs vil være medforsikret som del av «maskiner, inventar og løsøre» og være dekket av forsikring under bygningsskade (ved vann, brann, innbrudd, hærverk ved innbrudd.) Kunst som er plassert utendørs er som hovedregel ikke forsikret.  

Ved forsikring av spesielt verdifulle gjenstander, kan det vurderes å etablere kunstforsikring hos selskaper som er spesialister på dette området.  

6 Opphavsrett 

Kunst er undergitt opphavsrettslig vern i forhold til lov om opphavsrett til åndsverk mv. (Åndsverksloven) Virksomhetene må overholde Åndsverklovens bestemmelser, herunder vise kunstnerne og kunstverket nødvendig respekt og omtanke. Seksjon Kultur og idrett kan bistå i opphavsrettslige spørsmål.  

7 Omdanning og salg 

Ved omdanning, salg og overføring av fylkeskommunens virksomheter og eiendom, skal de fremtidige eierforhold til kunstverkene avklares. Seksjon Kultur og idrett skal varsles senest  2 måneder før omdanningen eller salget gjennomføres. Det må i samråd med seksjon Kultur og idrett tas stilling til om kunsten skal beholdes som Østfold fylkeskommunes eiendom.  

Endelig beslutning om hvilke kunstverk som skal beholdes i Østfold fylkeskommunes kunstsamling tas av seksjon Kultur og idrett. Dersom kunsten selges sammen med bygget, skal det gjøres en verdivurdering av kunsten. Verdien av kunsten i salgssummen overføres som midler til forvaltning av kunst i Østfold fylkeskommune. Seksjon Kultur og idrett skal varsles når omdanning eller salg av den fylkeskommunale virksomheten er gjennomført. 

8 Tvister 

Eventuelle tvister mellom partene søkes løst gjennom dialog og forhandlinger. Dersom saken ikke løses i minnelighet, skal den løftes opp til organene overordnet partene for endelig beslutning. 

9 Ikraftsettelse 

Retningslinjene trer i kraft i det øyeblikket de er vedtatt.