Formål og definisjon

Østfold fylkeskommunes kunstordning skal bidra til at profesjonell kunst preger og forbedrer fylkeskommunens offentlige bygg og uterom til glede for et allment publikum. Ordningen skal stimulere til økt interesse for kunst som beriker, engasjerer, skaper refleksjon og bidrar til nye arenaer for kunstopplevelser. 

Videreutvikling og forvaltning av Østfold fylkeskommunes kunstsamling skal sørge for at alle innkjøp er relevante og av høy profesjonell kunstnerisk kvalitet. 

Forvaltning og videreutvikling av kunstsamlingen er definert som et satsningsområde både i regionale planer for Østfold 2026-2040 -«Livskvalitet, deltagelse og likeverd» og i fylkeskommunens Temastrategi for kunst og kultur 2022-2025. Det gis også klare overordnede mål og strategier både i Åndsverksloven og Kulturloven (Stortinget 25.03.2025) inn mot forvalting av kunst og kulturfeltet. I tillegg har KORO (Statens fagorgan for kunst i offentlig rom) en etat under Kultur- og likestillingsdepartementet, klare føringer for bruk, forvaltning og utforming av kunst i våre offentlige fellesrom. 

Kunst i offentlig rom gir tilgang til kunst også utenfor institusjonene, og er plassert i bygninger og offentlige rom hvor folk ferdes, for eksempel i parker, offentlige bygg, samferdselsprosjekt og kollektivknutepunkter. Dette sikrer at et allment publikum har tilgang til kunst av høy kvalitet uavhengig av sosial- og kulturell bakgrunn. 

Kulturstrategiens måloppnåelse skal gjennom kunst i offentlig rom bidra til å skape et samfunn som fremmer ytringsfrihet, skaperkraft, kompetanse og verdiskaping, og som utvikler levende og attraktive byer og distrikter, samt gir økt livskvalitet, deltagelse og likeverd. Kunst i offentlig rom har en sentral rolle for utviklingen av Østfold som en attraktiv region, og preges av innovasjon og utforskning som kobler kunstnerisk praksis til by- og stedsutvikling, også på et internasjonalt nivå. 

Kunstordningen er et viktig ledd i profesjonaliseringen og kompetansehevingen av det visuelle kunstfeltet, der formål oppnås ved nye kunstprosjekter, ved innkjøp av kunst og gjennom forvaltningen og formidlingen av kunsten. 

Virkeområde 

Retningslinjene for Østfold fylkeskommunes kunstordning gjelder for alle fylkeskommunale virksomheter i Østfold, og omfatter alle investeringer i nye kunstprosjekter, i «kunst i offentlig rom» og innkjøp av kunst som inngår i Østfold fylkeskommunes kunstsamling. Retningslinjene gjelder også for kjøp av kunstgaver. 

2.1 Kunst i offentlig rom – nye kunstprosjekter

Finansieringsmodellen av ordningen «Kunst i offentlig rom» er i samsvar med vedtak i fylkestinget pr. 26.02.2026, av «Østfold fylkeskommunes eiendomsstrategi 2026 – 2030», der det avsettes inntil 1% eks. mva. av entreprisekostnaden til nye kunstprosjekt, oppad begrenset til 5 millioner kroner. I mindre prosjekter med påbygg og rehabilitering vil en lavere prosentsats kunne benyttes.

I utvalgte representative bygg, kan begrensningen oppad til 5 millioner kroner fravikes. 

Prosjektkostnader defineres som avsatte midler til byggeprosjektet. Det vil si avsatte midler av byggekostnadene i entreprisen, og ikke av totalrammen for byggeprosjektet. 

Retningslinjene gjelder for alle nye kunstinvesteringer i Østfold fylkeskommune, og kommer til anvendelse i vedtak om investering i fylkeskommunale nybygg, tilbygg, ombygginger og rehabiliteringer av videregående skoler, kollektivterminaler, tannklinikker, administrasjonsbygg og der det i utvalgte samferdselsprosjekt gjennomføres kunstprosjekt. 

Finansieringsmodellen og retningslinjene gjelder også for leide bygg og prosjekter som realiseres ved offentlig- privat samarbeid (OPS), hvor fylkeskommunen har forpliktet seg til et langsiktig leieforhold. Ved leieforhold (OPS) og i utvalgte samferdselsprosjekt kan alternativ prosentsats vurderes ut fra hensiktsmessig andel av byggekostnader /istandsettelses-kostnader av eksisterende bygg og/eller leiekostnader. 

Beregningsgrunnlaget for hvor mye som skal settes av til kunst i offentlig rom skal alltid vurderes ut ifra tilgjengelighet og grad av offentlighet og representasjon. 

Dersom fylkeskommunen gjennomfører kunstprosjekter i samarbeid med andre fylkeskommuner eller kommuner hvor begge er å anse som oppdragsgiver eller part, og hvor samarbeidspart har egne retningslinjer, skrives en samarbeidsavtale som ivaretar begge parters retningslinjer. 

2.2 Innkjøp av kunst og kunstgaver 

Retningslinjene gjelder også for alle innkjøp av kunst eller kunstgaver som ikke er omfattet av avsetning i fylkeskommunale byggeprosjekt. 

3. Omfang og vilkår 

Det kan i tillegg til avsatte midler i kunstprosjekter søkes om midler fra for eksempel KORO (Statens organ for Kunst i offentlige rom) eller andre tilskuddsordninger, i de tilfeller hvor det er aktuelt. 

Den avsatte summen innbefatter alle utgifter til innkjøpet eller kunstprosjektet, inkl. kunstnerhonorar, produksjonskostnader, konsulentbistand, konkurransehonorar, tilpasninger og montering, frakt, forsikringer, dokumentasjon, formidling, skilting, 5 prosent kunstavgift og andre direkte kostnader i kunstprosjektet. 

Kunstbudsjettets størrelse har betydning for hvordan kunstprosjektet er organisert, for mest hensiktsmessige utnyttelse av ressursene: 

• Prosjekter eller innkjøp hvor kunstbudsjettet er under kr. 200 000, gjennomføres av ansvarlig administrativ enhet og en mindre innkjøpskomite (se punkt 4.1). 
• I prosjekter hvor kunstbudsjettet er over kr. 200 000, skal det nedsettes et kunstutvalg (se punkt 4.2). 
• I prosjekter hvor kunstprosjektet er over kr. 500 000, skal det gjennomføres konkurranse (se punkt 6.3). 
• I prosjekter hvor kunstbudsjettet er over kr. 800 000, skal det benyttes ekstern kunstkonsulent (se punkt 4.3). Bruk av ekstern kunstkonsulent kan vurderes også i mindre prosjekter. 
  
  
  Oversikt over forholdet mellom kunstbudsjett og organisering 

                   KUNSTBUDSJETT                      ORGANISERING AV KUNSTPROSJEKTET 

Ansvarlig administrativ enhet v/seksjon Kultur og idrett i fylkeskommunen har den kunstfaglige prosjektledelsen for alle nye kunstprosjekter og innkjøp, og er prosjektkoordinator i samarbeid med byggherre. 

I alle nye kunstprosjekter koblet til avsetning i byggeprosjekt, har byggherre ansvar for prosjektgjennomføringen, herunder budsjett og utbetalinger, og inngår alle formelle og bindende avtaler med kunstnere og andre samarbeidspartnere, i samarbeid med ansvarlig administrativ enhet. Byggherre representeres av prosjektleder for byggeprosjektet i Østfold fylkeskommune fra for eksempel eiendomsavdelingen eller samferdsel. 

Ved andre ordinære innkjøp skal ansvarlig administrativ enhet gjennomføre og tilrettelegge innkjøpet, avgjøre om det skal benyttes ekstern kunstkonsulent også i mindre oppdrag. Terskelverdien er satt for å sikre profesjonell kunstfaglig prosjektledelse, og at midlene i mindre prosjekter i hovedsak går til innkjøp og produksjon av ny kunst, så lenge det kan sikres kunstfaglig kompetent prosjektledelse. 

Alle innkjøp, uansett budsjettstørrelse, skal utføres og håndteres med kunstfaglig kompetanse og kunnskap om Østfold fylkeskommunes kunstsamling. Dokumentert kunstfaglig utdanning, på masternivå. 

Ferdige kunstverk registreres som en del av Østfold fylkeskommunes kunstsamling og forvaltes etter gjeldende retningslinjer. 

4. Kunstutvalg 

4.1 Innkjøpskomite 

Alle kunstprosjekt med en budsjettsum under kr.200 000 gjennomføres av ansvarlig administrativ enhet uten kunstutvalg, men med en mindre innkjøpskomite. 

Innkjøpskomiteen ledes av ansvarlig administrativ enhet, og skal ha relevant medvirkning fra brukergruppe.

4.2 Kunstutvalg

I alle kunstprosjekt med en budsjettsum over kr.200.000 nedsettes et kunstutvalg som består av: 

Fra Østfold fylkeskommune: 

• En brukerrepresentant fra virksomhetens ledelse 
• En representant for byggherre/utfører 
• Kunstfaglig prosjektkoordinator fra ansvarlig administrativ enhet 

Eksterne deltagere: 

• Prosjektets arkitekt/landskapsarkitekt 
• Eventuelt en ekstern kunstfaglig prosjektleder (kunstkonsulent) 
   

Kunstutvalgets medlemmer skal ivareta sin rolle, og representere på vegne av sitt fagområde eller på vegne av en brukergruppe inn i utvalget. I tillegg til å ivareta roller, skal kunstutvalget ha kunstfaglig kompetanse enten fra ansvarlig administrativ enhet eller fra ekstern konsulent. Sammen skal kunstutvalget koordinere kunstprosjektet med byggeprosjektet og virksomhetens øvrige drift, og holde hverandre gjensidig orientert underveis. Kunstutvalget ledes av kunstfaglig prosjektkoordinator fra ansvarlig administrativ enhet, eventuelt av ekstern kunstkonsulent etter avtale.

Representantenes deltagelse i kunstutvalget dekkes ikke av kunstbudsjettet, med unntak av eventuell bruk av ekstern kunstkonsulent. 

4.3 Kunstkonsulent

I prosjekter med et kunstbudsjett større enn kr. 800 000 skal det benyttes ekstern kunstkonsulent. I mindre prosjekter er det ansvarlig administrativ enhet som i samråd med byggherre, avgjør om det skal benyttes ekstern kunstkonsulent. 

Kunstkonsulenten er en person med kunstfaglig kompetanse på masternivå, primært en profesjonell utøvende kunstner med prosjektledererfaring. Ved spesielt store prosjekter kan det utnevnes 2 kunstkonsulenter, eventuelt en assisterende kunstkonsulent i mentorordning. Det er ansvarlig administrativ enhet som, i samråd med byggherre, rekrutterer kunstkonsulent. Rekrutteringen skal skje gjennom åpne utlysninger. I oppnevningen skal det tas hensyn til mangfold i bred forstand, for å sørge for kompetanseheving for det visuelle kunstfeltet i Østfold og rekruttering av nye stemmer. Det skal, så langt det er mulig, ikke benyttes samme kunstkonsulent i en periode på 2 år. 

Kunstkonsulenten har et særlig ansvar for den kunstfaglige kompetansen i prosjektet, og skal bistå oppdragsgiver i arbeidet med å gjennomføre kunstprosjektet. Kunstkonsulenten tilser at alle praktiske og tekniske oppgaver i kunstprosjektet defineres og løses. Arbeidet skal gjennomføres etter gitte forutsetninger og føringer, som budsjett og retningslinjer, og skal koordineres med byggeprosjektet. 

Kunstkonsulenten har et særskilt ansvar for å følge opp kunstners arbeid frem til ferdigstilling, levering og godkjenning. Kunstkonsulenten skal, i samråd med kunstutvalget, utarbeide en kunstplan, som er nærmere beskrevet i punkt 5. Når kunstplanen er godkjent av kunstutvalget, har kunstkonsulenten ansvar for den faglige og praktiske gjennomføringen av kunstprosjektet. 

Kunstkonsulenten skal, i samråd med ansvarlig administrativ enhet, innkalle til møter i kunstutvalget, føre referat og sørge for at nødvendige dokumenter er tilgjengelig for kunstutvalget. Kunstkonsulenten skal også administrere og tilrettelegge for prekvalifiseringer, konkurranser, utarbeide konkurransegrunnlag og gjennomføre eventuelle innkjøp av kunst i samarbeid med kunstutvalget. 

Kunstkonsulenten har et særlig ansvar for å bidra til god kommunikasjon med alle involverte og for å sikre fremdrift i prosjektet.

Kunstkonsulenten har ansvar for løpende kontakt med og oppfølging av engasjerte kunstnere under prosessen, og holder kunstutvalget og kunstneren nødvendig informert om forhold som gjelder prosjektet. Kunstkonsulenten sørger for avholdelse av overtakelsesforretning med ferdigstilt prosjekt innen gitte tidsfrister. 

Kunstkonsulenten inngår kontrakt med byggherre, og honoreres etter Statens honorarsatser for kunstkonsulenter, innenfor et kontraktfestet budsjett som står i forhold til kunstprosjektets størrelse og omfang. Kunstkonsulenten utfører en tjeneste som er omfattet av Lov om merverdiavgift (merverdiavgiftsloven) og skal fakturere med moms. 

Dersom det oppstår uforutsette situasjoner som gjør at kunstprosjektet kanselleres eller utsettes, skal kunstkonsulenten honoreres for medgått arbeid og kontrakten oppheves. 

5. Kunstplan 

Kunstutvalget skal utarbeide en kunstplan, som er et dokument som skal holdes kortfattet. Det skal fungere som et arbeidsverktøy i prosessen, hvor det underveis skal inneholde følgende opplysninger: 

• Overordnet idé og intensjon med kunstprosjektet
• Relevante opplysninger om prosjektet og kunstutvalget
• Om det skal gjennomføres konkurranse (åpen eller lukket)
• Om det skal gjennomføres direkte oppdrag
• Om det skal gjennomføres innkjøp
• Forslag til kunstner(e) med kort begrunnelse, og med henvisning til informasjon om kunstneren på nett (egen nettside eller annet) 
• Plassering og omfang 
• Teknikk og materiale 
• Definere mulige medvirkningsprosesser 
• Formidlingsstrategi 
• Grovt budsjett som fordeler midler avsatt til kunstprosjektet 
• Grov framdriftsplan med foreslått tidspunkt for overtagelsesforretning (framdrift må koordineres med seksjon eiendom dersom det involverer arbeid på byggeplass).
   

Ved valg av konkurranser fungerer kunstutvalget som jury, men kan styrkes med ytterligere representant(er) med kunstkompetanse etter ansvarlig administrativ enhets vurdering. 

Kunstplanen kan i enkelte tilfeller deles opp i flere delplaner, etter ansvarlig administrativ enhets vurdering for praktisk gjennomføring. Kunstplanen skal godkjennes av kunstutvalget. 

5.1 Medvirkning

Kunstutvalget skal i sitt arbeid med kunstplanen ta stilling til om prosjektet er egnet for medvirkning av brukergrupper utenfor kunstutvalget, og i så fall på hvilken måte. Medvirkning kan ta flere former og foregå via flere kanaler. Det kan være målrettet til deler av prosessen, for eksempel til å finne egnet plassering, til å komme med innspill til konkurranseutkast, eller til å påvirke eller samskape formidlingen av kunstprosjektet. 

Kunstutvalget skal i kunstplanen definere om prosjektet er egnet for medvirkning og i så fall legge en strategi som definerer medvirkningsprosessen. 

6. Valg av kunst 

All kunst skal være på et høyt profesjonelt nivå og kvalitet, relevant for sin samtid og for tiltenkt plassering og brukergruppe. 

I nye kunstprosjekter skal det som hovedregel produseres unike, stedstilpassede kunstverk. Med stedstilpasset menes at det tas hensyn til arkitektur og funksjon, visuelle kvaliteter, og virksomhetens primære brukergruppe. 

Med unik menes originale kunstverk av høy profesjonell kvalitet, utført av profesjonelle kunstnere og produsert spesielt til prosjektet. I enkelte tilfeller kan temporære kunstprosjekt eller innkjøp av eksisterende kunst vurderes, men skal i så fall være begrunnet i kunstplanen. 

Alle innkjøp og produksjon av nye permanente kunstverk skal kunne vedlikeholdes gjennom ordinære rutiner, eventuelt kompletteres med en vedlikeholdsavtale. Det stilles krav til at kunsten forholder seg til gjeldende lovverk som universell utforming, brannsikring, byggetekniske forskrifter m.m. og at kunstner i nye kunstprosjekter innhenter profesjonell assistanse dersom det er nødvendig. 

6.1 Bærekraft

Østfold fylkeskommunes kunstordning vektlegger miljøhensyn i produksjon, frakt og montering av nye kunstprosjekter for å etterstrebe bærekraftige løsninger. Det stilles krav til kvalitet, materialvalg, utforming og standard som er bærekraftig med tanke på fremtidig vedlikehold. 

6.2 Mangfold

Valg av kunstner skal ta hensyn til mangfold og rekruttering av nye stemmer. 

Det skal tas hensyn til eksisterende kunstsamling som helhet, slik at kunstsamlingen representerer både bredde, kvalitet og relevans. Det skal også tas hensyn til annen tilgjengelig kunst i offentlig rom i samme område, med samme mål om mangfold. 

6.3 Prekvalifisering

Alle kunstprosjekter skal som hovedregel utlyses som en nasjonal prekvalifisering for kunstnere (open call) for å sikre åpenhet og like muligheter for kunstnere. 

I en prekvalifisering melder kunstnerne sin interesse for et utlyst oppdrag, og leverer kun CV og portefølje, ingen forslag eller skisser. Prekvalifiseringer honoreres ikke. 

Prekvalifiseringer danner grunnlag for å invitere til konkurranse, direkte oppdrag eller innkjøp av kunst. 

6.4 Konkurranser

I prosjekter med et budsjett over kr. 500 000 skal det som hovedregel gjennomføres konkurranser med inviterte kunstnere etter en prekvalifisering. Avvik skal begrunnes i kunstplanen. 

Ved konkurranser mottar inviterte kunstnerne et konkurransehonorar og skal levere konkrete skisser, plassering, budsjett og fremdriftsplan etter konkurransegrunnlagets krav. Det inngås en avtale om honorar og levering mellom inviterte kunstnere og Østfold fylkeskommune 

Kunstutvalget er jury i alle konkurranser. Ved behov kan juryen styrkes etter ansvarlig administrativ enhets vurdering. 

 6.5 Krav til valgt kunstner i nye prosjekt

Valgte kunstner inngår kontrakt med Østfold fylkeskommune. Kunstneren er å regne som totalentreprenør for sitt kunstprosjekt og skal levere i henhold til inngått kontrakt, til avtalt vederlag og leveringsfrist. 

Dersom det oppstår uforutsette situasjoner som gjør at kunstprosjektet kanselleres eller utsettes, skal kunstneren honoreres for medgått arbeid og kontrakten oppheves. 

7. Drift og vedlikeholdsplan

I nye kunstprosjekter skal kunstner sørge for at det utarbeides en drifts- og vedlikeholdsplan for kunsten. Denne skal inneholde en beskrivelse av hvilke materialer som er brukt ved produksjon og utførelse av kunstverket, eventuelle underleverandører, og gi opplysninger av betydning for fremtidig drift og vedlikehold. Drifts- og vedlikeholdsplan skal fremlegges for kunstutvalget før endelig godkjenning av kunstverket og før overtagelse finner sted. Relevante opplysninger legges inn i kunstregisteret. 

Det er den enkelte virksomhet som har ansvaret for det fortløpende vedlikeholdet for den kunsten brukervirksomheten disponerer/har utplassert, etter gjeldende retningslinjer i Østfold fylkeskommune og i tråd med Lov om opphavsrett til åndsverk (Åndsverksloven). 

8. Forsikring og godkjenning av nye kunstverk

I nye kunstprosjekter skal kunstneren holde kunstverket fullverdiforsikret fra godkjent skisseforslag og til kunstverket er overtatt av oppdragsgiver, det vil si fram til arbeidet er ferdig, levert, montert og godkjent av kunstutvalget. 

Kunsten skal være forsikret med hensyn til brann, skade og tyveri. Forsikringen skal også dekke ansvar for skade kunstneren eller dennes medhjelpere kan påføre tredjemanns person eller ting fram til overtakelse.

Kunstverket godkjennes formelt gjennom en overtagelsesforretning. Etter godkjent overtagelsesforretning oppheves kunstnerens plikt til forsikring. 

8.1 Overtagelse av kunstverk

Kunstneren skal varsle oppdragsgiver v/kunstutvalget senest 14 dager før avtalt leveringsfrist og melde kunstverket ferdig montert og klar til overtakelse. 

Før overtagelsesforretningen finner sted, skal kunstneren levere vedlikeholdsplan samt eventuelle instruksjoner og oversikt over materialer, teknikker og underleverandører benyttet i produksjon og montering av verket. I tillegg skal det leveres digital fotodokumentasjon av publiseringsverdig kvalitet. Kunstutvalget vil deretter gjennomføre en besiktigelse av kunstverket hvor det føres protokoll. 

Kunstutvalget kan nekte overtakelse dersom det påvises vesentlige mangler. I så fall fastsettes en frist for utbedring. Det endelige oppgjør holdes tilbake til utbedring har funnet sted. Uenigheter skal begrunnes og protokolleres. 

Når kunstutvalget på vegne av oppdragsgiver overtar kunsten ved overtagelsesforretning, inntrer følgende virkninger: 

• Ansvaret for kunstverket går over fra kunstneren til oppdragsgiver
• Kunstnerens plikt til å holde kunsten forsikret opphører 
• Reklamasjonsfrist begynner å løpe 
• Kunstneren har rett til sluttoppgjør 
• Kunstverket inngår i fylkeskommunens kunstsamling 

8.2 Reklamasjon

Reklamasjonsfristen begynner å løpe fra og med godkjent og signert overtagelsesprotokoll, som er 2 år ifølge Kjøpsloven. For tekniske installasjoner som er ment å vare i minst 10 år, settes reklamasjonsfristen til 5 år. 

9. Formidling og dokumentasjon 

I nye kunstprosjekt skal kunstutvalget vurdere hvilken formidling som egner seg i det enkelte prosjekt og beskrive dette i kunstplanen. 

Kunstprosjektet skal dokumenteres underveis, i prosess, under montering og ferdig montert. Dokumentasjonen kan benyttes til digital formidling av kunstprosjektet på nettsider og i sosiale medier, gjennom video, foto, intervjuer og tekst. 

Ferdige kunstverk skal dokumenteres digitalt med profesjonelt fotomateriale som skal kunne benyttes til formidling av kunsten. 

Kunsten skal i alle tilfeller, og i tråd med Åndsverksloven, skiltes med kunstnerens navn, produksjonsår og tittel på verket, samt at verket inngår i fylkeskommunens kunstsamling.

Alle kunstverk i Østfold fylkeskommunes kunstsamlingen skal registreres i kunstregisteret med foto. 

10. Fjerning, kassasjon eller omplassering av kunstverk

Østfold fylkeskommune forbeholder seg retten til å fjerne, kassere eller omplassere kunstverk. Aktuelle saker håndteres etter rådgivning fra ansvarlig administrativ enhet, og med kunstfaglig ekspertise. 

Bestemmelsene i lov av 15. juni 2018 nr. 40 om opphavsrett til åndsverk mv. (Åndsverksloven) kommer til anvendelse. 

Kunstner/rettighetshaver orienteres i forkant av fjerning, flytting eller kassasjon. Østfold fylkeskommune dokumenterer alle forhold rundt en slik sak. 

11. Opphavsrett og eiendomsrett

Østfold fylkeskommune er, etter overtagelse, eier av kunstverket og har rett til å bruke fotografier av kunstverket i egne publikasjoner, utstillinger, nettsider og lignende. 

Østfold fylkeskommune skal sørge for at kunstner krediteres ved slik bruk i henhold til Åndsverksloven.

12. Østfold fylkeskommunes ansvar 

Østfold fylkeskommune plikter å forvalte kunsten i tråd med Lov om opphavsrett til åndsverk mv. (Åndsverkloven), og skal sørge for gode interne rutiner som ivaretar kunstverkene. Kunsten skal være registrert i et oppdatert kunstregister. 

Ansvarlig administrativ enhet skal redegjøre for kunstprosjektene og status for kunstsamlingen gjennom årsrapporter. 

13. Brukervirksomhetenes ansvar 

Det er den enkelte virksomhet som har det fortløpende vedlikeholdsansvaret for den kunsten brukervirksomheten disponerer/har utplassert, etter gjeldende retningslinjer og i tråd med Lov om opphavsrett til åndsverk mv. (Åndsverkloven). Virksomheten skal rapportere status og avvik i henhold til utarbeidede rutiner.