Retningslinjer for støtteordning Næringsutvikling, innovasjon og omstilling i Østfold 2024

8.1 Aksept av støtte og forsinkelser

Ved tildeling av støtte må mottaker (prosjekteier) skriftlig akseptere at tilskuddet mottas på gjeldende vilkår. Dette gjøres ved at vilkårsbekreftelsen som ligger som vedlegg i melding om vedtak (tilsagnsbrev) fylles ut og leveres fylkeskommunen innen den oppgitte fristen. Dette bekrefter at tilsagnet aksepteres og at tilskuddsmidlene vil bli benyttet i samsvar med forutsetningene i søknaden og vilkårene i tilskuddsbrevet. 

Dersom vilkårsbekreftelsen ikke er mottatt innen datoen satt i melding om vedtak, faller tilsagnet bort, med mindre fylkeskommunen har godkjent endringer i framdriften. 

Prosjekteier som tildeles midler fra tilskuddsordningen er forpliktet til å melde om forsinkelser eller endringer i prosjekt- eller finansieringsplanen omgående. Endringer skal godkjennes av støttegiver.

8.2 Prosjektregnskap

Alle prosjektkostnader skal dokumenteres og dokumentasjonen skal være oversiktlig, spesifikk og ajourført. Det forutsettes at støttemottaker fører separat prosjektregnskap for bruken av midlene. Prosjektregnskap skal settes opp slik at det kan sammenlignes med aktivitetsbudsjettet og inneholde en oversikt over alle inntekter og kostander relatert til prosjektet. Ved sluttrapportering skal det også leveres en godkjenning av prosjektregnskapet.

Det forventes ellers at søkeren etterlever krav til god forretningsskikk og relevant regelverket for sin organisasjon. Der det er aktuelt forventer vi at søker tar hensyn til krav som universell utforming og miljø, etisk og sosialt ansvar for forsvarlig produksjon, handel og forbruk.

Godkjent prosjektregnskap

For rapportering på tilskudd fra og med kr 300.000 kreves det revidert prosjektregnskap fra offentlig godkjent revisor (ISRS 4400 – Avtalte kontrollhandlinger) eller autorisert regnskapsfører dersom virksomheten ikke er revisjonspliktig. For tilskuddsbeløp under kr 300 000 kreves det godkjent prosjektregnskap signert av autorisert regnskapsfører eller daglig leder.

Avtalte kontrollhandlinger bør minimum inneholde at revisor/autorisert regnskapsfører bekrefter:

• Sum totale kostnader for prosjektet
• kostnader er ført i regnskapet
• egeninnsats i tid er dokumentert med timelister
• benyttet timesats er i overensstemmelse med avtale
• prosjektet er gjennomført i overensstemmelse med godkjent prosjektplanen
   

8.3 Profilering og markedsføring

Ved profilering og markedsføring av prosjekter som har fått støtte fra tilskuddsordning for næringsutvikling og innovasjon i Østfold (presseomtale, nettsider, annonsering, program og lignende) skal det fremgå at prosjektet er delfinansiert av Østfold fylkeskommune. Vilkår for dette blir gitt i melding om vedtak.

8.4 Krav til rapportering fra tilskuddsmottaker

Rapportering og betalingsanmodning

Rapportering og utbetalingsanmodning skal gjøres i regionalforvaltning.no

Rapporteringen skal gi status på de konkrete resultatmålene søknaden er basert på for selve prosjektperioden samt mål for effekten av prosjektet på lang sikt.  Prosjekteier skal levere sluttrapport 2 måneder etter prosjektslutt.

• Orientering om prosjektstatus underveis kan skje gjennom møter.
• Ved flerårig prosjekt kan det bes om årlige statusrapporter.

Statusrapport og sluttrapport skal være i henhold til kriterier som følger av tilsagnsbrevet, og er beskrevet nedenfor.

Krav til innhold i sluttrapporten:

1. Oppsummering:
   Beskriv måloppnåelse, hovedinnholdet og de viktigste resultatene av prosjektet i en kort oppsummering (Inntil 1000 tegn). Kan benyttes som grunnlag for pressemelding, og annen profilering.
2. Resultater:
   Hva var resultatmålene og de faktiske oppnådde resultatene i prosjektet. Skriv inn tallfestete resultater. Indikatorer som kan brukes er listet opp i kapittel 3.4 i retningslinjene.
3. Langsiktige effekter:
   Hva blir de forventede fremtidige effektene av prosjektet?
4. Gjennomføring:
   Beskriv gjennomførte aktiviteter og hvordan organisering, samarbeid og forankring av prosjektet har fungert? Kunne det med fordel vært gjort annerledes, og i så fall hvordan?
5. Erfaringer:
   Hva har vært suksesskriteriene for gjennomføringen av prosjektet? Hvilke utfordringer støtte dere på underveis, og hvordan ble disse løst?
6. Økonomi:
   Forklar eventuelle avvik i forhold til godkjente kostnader og finansiering. Beskriv eventuelt prosjektets økonomiske utfordringer, og hvordan disse ble løst.
7. Videreføring:
   Hvordan er arbeidet tenkt videreført etter dette prosjektets slutt?
8. Medieomtale:
   Legg inn eventuelle linker til nettartikler som omtaler prosjektet her. Eventuelle avisutklipp og liknende kan lastes opp som vedlegg.
9. Øvrig informasjon

Krav til innhold i statusrapport ved flerårige prosjekter

1. Oppsummert kort status på prosjektet i forhold til milepæler, prosjektplan og tidsplan.
2. Kort om erfaringer så langt og utfordringer/risiko i videre prosjektgjennomføring.
3. Grov status for budsjett og regnskap