1. Bakgrunn for ordningen

Fylkeskommunen har som mål at Østfold skal bli en bærekraftig region. Et utviklingsmål er at alle innbyggere skal leve verdige og meningsfylte liv, med levende møteplasser i boområdene. For å oppnå dette, er det viktig å skape et inkluderende og integrert Østfold-samfunn, der alle innbyggere føler tilhørighet og er en aktiv og akseptert del av lokalmiljøet.

Forvaltningen av tilskuddsordningen ivaretar FNs bærekraftsmål og spesielt:

Mål 5: Likestilling mellom kjønnene

Mål 6: Fred og rettferdighet

Mål 10: Mindre ulikhet

Mål 17: Samarbeid for å nå målene

1.1. Hvem har besluttet ordningen

Tilskuddsordningen er besluttet i Hovedutvalg folkehelse, kultur og mangfold. Vedtaksdato 15.10.2024. Ordningen finansieres ved årlige budsjettvedtak.

2. Formål og målgruppe

2.1. Mål, bruker- og samfunnseffekter

Tilskuddets formål er å bidra til et mer inkluderende lokalsamfunn på tvers av alder, etnisitet, kultur, funksjonsnivå og seksuell legning.

Tilskuddet skal bidra til å:

• Skape inkluderende frivillige møteplasser som fremmer mangfold og integrering
• Styrke deltakelse, likeverdighet og toleranse i lokalsamfunnet
• Forebygge mobbing, diskriminering, rasisme og utenforskap
• At barn og unge i større grad bidrar til inkluderende møteplasser
• Sette søkelys på holdninger og verdier når det gjelder særlige utsatte grupper  
• Forebygge negativ sosial kontroll
• Bygge bro mellom ulike grupper i samfunnet
• Øke innvandrerbefolkningens, og særlig jenters, deltakelse i frivillighet og sivilsamfunn
• Legge til rette for faglig og sosial nettverksbygging
• Sette søkelys på foreldrerollen som en viktig faktor for barn og unges deltakelse i samfunnet

Målgrupper for tilskuddsordningen:

Alle innbyggere i Østfold med særlig vekt på:

• særlige utsatte grupper
• barn og unge

2.2. Hvem kan søke om midler fra ordningen

Frivillige organisasjoner, herunder ideelle organisasjoner som f.eks. foreninger, lag, stiftelser m.m., som er registrert i frivillighetsregisteret.

Det blir ikke gitt støtte til private foretak eller organisasjoner med økonomisk fortjeneste som formål.

3. Indikatorer på måloppnåelse

• I hvilken grad har tiltakene fremmet mangfold, integrering og inkludering i lokalsamfunnet?
• I hvilken grad har tiltakene bidratt til å bygge bro mellom ulike grupper i samfunnet?
• Hva slags møteplasser er etablert?
• Omfang og varighet av tiltakene?
• Hvor mange personer har deltatt på tiltakene?
• Har deltakerne hatt en aktiv rolle i planlegging og gjennomføring av aktivitetene?
• I hvilken grad har barn og unge benyttet seg av tiltakene?
• I hvilken grad har utsatte grupper benyttet seg av tiltakene?
• Hvilken effekt har de ulike tiltakene hatt?
• Hvilken effekt vil tiltakene ha på lengre sikt?

3.1. Tildelingskriterier

Det gis støtte til:

• Aktiviteter og tiltak
• Markedsføring
• Rekruttering av målgruppen/deltakere
• Planlegging og gjennomføring av arrangement
• Innkjøp av nødvendig materiell
• Servering

Det forventes at søker sikrer best mulig tilgjengelighet på sine arrangementer (tiltak/aktiviteter må være tilgjengelige for alle) og tilbyr ledsagerbillett ved eventuelt billettsalg.

Det gis ikke støtte til:

• Ordinær drift
• Lønn til ansatte
• Innkjøp av utstyr som er ment for ordinær drift

I søknadsbehandlingen vil følgende bli vektlagt:

• Om det er nye forslag til fysiske og/eller digitale møteplasser
• En tydelig beskrivelse av de lokale behovene som begrunnelse for tiltakene
• At tiltakene skal være åpne for alle, men ha særlig vekt på utsatte grupper og barn og unge
• Plan for rekruttering av deltakere (ref. målgruppen) til tiltakene
• Beskrivelse av tiltakenes varighet og omfang
• Hvilken effekt søker mener tiltakene vil kunne ha på kort og lang sikt
• Om deltakerne er tiltenkt en aktiv rolle i planlegging og gjennomføring av aktivitetene
• At det skal være enkelt å delta uavhengig av egen økonomi
• Om det er planlagt tiltak for å øke minoritetsforeldres deltakelse i barn og unges aktiviteter
• Om det er inngått samarbeid med andre aktører/organisasjoner

Det oppfordres til å etablere samarbeid med andre frivillige organisasjoner og/eller andre aktuelle aktører som f.eks. kommunen, lokalt næringsliv, bibliotek, skoler, museer, fritidsklubber, frivilligsentraler eller andre aktører f.eks. innen kunst og kultur, idrett, friluftsliv o.a.

Egenandel

Egenandel skal være minimum 30 % av totalkostnadene.

Egenandel kan defineres som bl.a.:

• Egen arbeidsinnsats (for utregning – se søknadskjema)
• Bruk av egne lokaler
• Eget utstyr
• Bidrag fra andre aktører/samarbeidspartnere

Søknadsbeløpet må være mellom 10.000 og 50.000 kroner.

4. Kunngjøring

Alle ordninger Østfold fylkeskommune forvalter, kunngjøres på Østfold fylkeskommunes hjemmeside www.ofk.no under Tilskudd og støtte.

Ordningen utlyses en gang i året.

Søknadsfrist: 15. januar

4.1. Hvordan søke

Søknadsskjema for ordningen ligger på Østfold fylkeskommunes hjemmeside www.ofk.no under tilskudd og støtte.

5. Krav til søknad

Søknadsordningens krav til form og innhold og dokumentasjonskrav til rapportering går fram av søknads- og rapporteringsskjemaene på fylkeskommunens nettside.

Søknader og rapporter med aktuelle vedlegg skal gjøres i den elektroniske søknadsordningen på Østfold fylkeskommunes hjemmesider ofk.no. Søknad kan kun sendes inn elektronisk.

Søknaden må beskrive:

• Tilskuddets formål: Bidra til et mer inkluderende lokalsamfunn på tvers av etnisitet, kultur, funksjonsnivå og seksuell legning
• Hva slags tiltak/aktiviteter som er planlagt
• Hvordan rekruttere målgruppen til tiltakene/aktivitetene
• Ca. antall personer som er tenkt omfattet av tiltakene
• Planlagt omfang og tidsangivelse for tiltakene
• Hvordan deltakerne skal ha en aktiv rolle i planlegging og gjennomføring av aktivitetene
• Hvordan det er tenkt at tiltakene skal bygge bro mellom ulike grupper i samfunnet
• Hvordan man har tenkt å sette søkelys på mangfold, integrering og inkludering
• Hvilken forventet effekt tiltakene er tenkt å ha på kort og lengre sikt
   

FNs bærekraftsmål må ligge til grunn ved planlegging og gjennomføring av tiltakene. Det kan kun søkes om midler til aktiviteter/tiltak som gjennomføres i søknadsåret

6. Behandling av søknader

Søknadsbehandlingen skal følge krav til god forvaltningsskikk, habilitet og etisk adferd.

Søknaden skal vurderes i tråd med opplysninger gitt i søknad, annen tilgjengelig og relevant informasjon og i tråd med tildelingskriterier for ordningen.

Søknader behandles samlet etter søknadsfristens utløp. Søkerne vil motta skriftlig svar når søknadene er behandlet.

6.1. Klageadgang og innsyn i saken

Søker kan klage på enkeltvedtak til Klagenemnda i Østfold fylkeskommune, jamfør forvaltningslovens kapittel VI. Klagen sendes til Østfold fylkeskommune, e-post: post@ofk.no eller postadresse Østfold fylkeskommune, Postboks 220, 1702 Sarpsborg. 

Frist for å klage er tre uker fra den datoen søker har mottatt vedtaket.

Søker kan også be om å få se sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven paragraf 18 og 19. 
 

7. Krav til oppfølging fra tilskuddsmottaker

7.1. Aksept av støtte

Ved tildeling av tilskudd må søker fylle ut akseptskjema på Østfold Fylkeskommunes hjemmeside og akseptere vilkårene for tildelingen. Lenke til akseptskjema sendes ut sammen med tildelingsbrevet.

7.2. Prosjektregnskap

Det skal føres et prosjektregnskap for prosjektet/tiltaket som skal bekreftes med underskrift av regnskapsfører og en i styret/virksomhetens ledelse.

7.3. Profilering og markedsføring

Vi oppfordrer til å sørge for omtale ved for eksempel innsalg i medier, og/eller sak i egne sosiale kanaler. I omtale skal det komme tydelig fram at prosjektet/tiltaket har mottatt støtte fra Østfold fylkeskommune. Østfold fylkeskommunes logo skal brukes i all omtale. Logoer og annet grafisk materiale finnes på ofk.no.

7.4. Krav til rapportering fra tilskuddsmottaker

Søker skal innen rapporteringsfristen dokumentere at midlene er benyttet til det formål de ble tildelt. Rapporteringen skal inneholde dokumentasjon gjennom tekst og prosjektregnskap.

Eget rapporteringsskjema skal benyttes. Det fylles ut og sendes på fylkeskommunens søknadssider.
 

Rapporten skal ha:

• En kort beskrivende del
• Beskrivelse av måloppnåelse (se avsnitt over: 3. Indikatorer for måloppnåelse)
• Bilder – gjerne før og etter, hvis dette er relevant
• Medieoppslag – hvis det foreligger
   

Prosjektregnskapet skal legges ved rapporten, uten bilag, men med en underskrift av regnskapsfører og en i styret/virksomhetens ledelse.

Østfold fylkeskommune og/eller Østfold fylkesrevisjon har rett til innsyn i relevant dokumentasjon. Bilag skal oppbevares i 5 år fra regnskapsavslutningens dato.

Østfold fylkeskommune forventer at søkeren etterlever krav til god forretningsskikk og relevant regelverket for sin organisasjon. Det forventes at søker tar hensyn til eventuelle krav som universell utforming og miljø (tiltak/aktiviteter må være tilgjengelige for alle), etisk og sosialt ansvar for forsvarlig produksjon, handel og forbruk mv.

Frist for rapportering er 15. desember.

8. Oppfølging og kontroll

Skjer det større endringer underveis i arbeidet med aktiviteten/tiltaket, må Østfold fylkeskommune informeres så snart som mulig. Østfold fylkeskommune vurderer mottatt rapportering/informasjon, foretar en rimelighetskontroll, og vurderer om det er behov for ytterligere oppfølging.

Østfold fylkeskommune og Østfold fylkesrevisjon har rett til innsyn i relevant dokumentasjon.

De som får innvilget tilskudd må delta på et dialog- og erfaringsmøte i løpet av tilskuddsperioden. 
 

8.1. Bortfall eller forkorting av tilskudd

Dersom prosjektet/tiltaket ikke blir gjennomført i samsvar med forutsetningene for tilskuddet eller det blir gitt uriktige opplysninger, kan fylkeskommunen kreve tilbakebetaling, helt eller delvis.

Eventuell manglende rapportering, manglende søknad om utsatt rapporteringsfrist, eller bruk av midler som ikke samsvarer med fastsatte betingelser, kan også medføre bortfall av støtte og begrensninger for senere søknader og tildelinger.

9. Økonomiforvaltningsrutiner i Østfold fylkeskommune

9.1. Utbetaling

Tilskuddsbeløp utbetales i samsvar med retningslinjene for ordningen og slik det er beskrevet i tildelingsbrevet. Alle tilskuddsbeløp skal være attestert og godkjent før utbetaling kan skje.

Tilskuddet utbetales som et engangsbeløp etter vedtak om støtte er innvilget og korrekt utfylt akseptskjema er mottatt.

9.2. Intern kontroll hos Østfold fylkeskommune

Østfold fylkeskommune har, gjennom felles rutine for tilskuddsforvaltning, etablert systemer, rutiner og tiltak som sikrer korrekt saksbehandling ved tildeling og utbetaling av tilskudd.

10. Evaluering av ordningen

Tilskuddsordningen evalueres årlig før neste års budsjettprosess. Mindre justeringer kan gjøres administrativt.