1. Bakgrunn for ordningen

Dette er en fylkeskommunal støtteordning til oppfølging av Felles handlingsprogram for økt fysisk aktivitet for alle. Aktiv i Viken, 2021-2023. Felles handlingsprogram er en sammenstilling av de tre handlingsprogrammene for Østfold, Akershus og Buskerud før sammenslåing til Viken. Det er ikke gjort innholdsmessige endringer i forhold til de opprinnelige planene, men det er foretatt noen forenklinger.

Heretter brukes Aktiv i Østfold som begrep der det ikke refereres til det opprinnelige dokumentet vedtatt i Viken.

1.1. Hvem har besluttet ordningen

Tilskuddsordningen er besluttet i Hovedutvalg folkehelse, kultur og mangfold. Vedtaksdato 15.10.2024.  

Ordningen finansieres ved årlige budsjettvedtak.

2. Formål og målgruppe

2.1. Mål, bruker- og samfunnseffekter

Formålet med støtteordningen er å:

• Følge opp tiltakene i Felles handlingsprogram for økt fysisk aktivitet for alle Aktiv i Viken, 2021-2023
• Bidra til å fremme utvikling og samarbeid for å gjennomføre tiltakene i handlingsprogrammet
• Oppnå flere regionale områder og anlegg, samt større mangfold både av regionale aktiviteter, områder og anlegg
• Utvikle flere områder som er tilgjengelige for alle, uavhengig av funksjonsevne.
   

Tiltakene som støttes skal gjennomføres i Østfold og komme befolkningen i Østfold til gode.

2.2. Hvem kan søke om midler fra ordningen

• Kommuner og interkommunale samarbeid i Østfold
• Frivillige organisasjoner, nettverk og ideelle stiftelser med regional tilknytning i Østfold
• Spillemiddelberettigede i henhold til Kulturdepartementets krav i spillemiddelbestemmelsene
• Forskningsmiljøer og kunnskapsformidlere, som ikke er profittbaserte, med arbeidsområde og interessefelt i Østfold

Søkere må være registrert i Enhetsregisteret.

Frivillige organisasjoner kan innenfor rammen av ordningen og satsingsprosjekter for frivilligheten i Østfold også søke om støtte med formål å:

• Utvikle sin rolle som samfunnsutviklere
• Involvere og mobilisere frivillige utenfor det etablerte foreningslivet

3. Indikatorer på måloppnåelse

Felles handlingsprogram for økt fysisk aktivitet for alle i Viken – Aktiv i Viken er inndelt i følgende fem innsatsområder:

• Aktiv hele livet
• Varierte anlegg, områder og ferdselsårer
• Prinsipper for lokalisering, areal og virkemiddelbruk
• Kunnskap og innovasjon
• Verdiskaping 

Under hvert innsatsområde i handlingsprogrammet beskrives fremtidsbilder, strategier og tiltak. Søkere må klargjøre målsettingen med prosjektene og legge inn referanse til et eller flere av fremtidsbildene eller tiltakene. Det skal også redegjøres for hvordan organisasjonen kan nå målet for sitt prosjekt. I rapporten skal søkere redegjøre for i hvilken grad målene er nådd.

Østfold fylkeskommune kan måle effekten av tilskuddsordningene ved relevante indikatorer i nasjonal statistikk og fylkeskommunens oversikt over anlegg, områder og ferdselsårer. Målbare resultater av ordningen vil synliggjøres i årlig evaluering av planens handlingsprogram.

3.1. Tildelingskriterier

Støtte kan gis til prosjekter som bidrar til å oppfylle handlingsprogrammet. I vurderingen av en søknad legges det vekt på følgende kriterier:

• Gjennomføre tiltak innen ett eller flere av de fem prioriterte innsatsområdene
• Støtte opp om regionale bærekraftige satsinger innen fysisk aktivitet, idrett og friluftsliv
• Utvikling av områder og anlegg som kan brukes av alle, uavhengig av funksjonsevne
• Økt tilgjengelighet til friluftslivsområder for alle, spesielt i nærhet til byer og tettsteder, og områder med godt kollektivtilbud
• Prosjektet må kunne realiseres med inntil 50 prosent støtte i forhold til totale kostnader

I tillegg er det ønskelig med:

• Samarbeidsprosjekter mellom søknadsberettigende aktører
• Prosjekter som følger veiviserne i handlingsprogrammet

Søknadsbeløpet må være mellom 20.000 og 200.000 kroner.

4. Kunngjøring

Alle ordninger Østfold fylkeskommune forvalter, kunngjøres på Østfold fylkeskommunes hjemmeside www.ofk.no under Tilskudd og støtte.

I tillegg tilskrives kommunene og regionale organisasjoner, for å gjøres kjent med ordningen. Ulike aktuelle kunngjøringskanaler, nyhetsbrevet, møter, seminarer med videre brukes for å nå aktuelle samarbeidspartnere.

Ordningen utlyses en gang i året.

Søknadsfrist: 15. januar

4.1. Hvordan søke

Søknadsskjema for ordningen ligger på Østfold fylkeskommunes hjemmeside www.ofk.no under Tilskudd og støtte.

5. Krav til søknad

Søknadsordningens krav til form og innhold og dokumentasjonskrav til rapportering vil gå fram av søknads- og rapporteringsskjemaene på fylkeskommunens nettside.

Søking og rapportering med aktuelle vedlegg gjøres i den elektroniske søknadsordningen på Østfold fylkeskommune hjemmesider ofk.no. Søknad kan kun sendes inn elektronisk.

Søknaden må beskrive:

• Prosjektets målsetting (Jfr. målbilde og strategier i Felles handlingsprogram for økt fysisk aktivitet for alle i Viken – Aktiv i Viken)
• Prosjektets organisering og samarbeidspartnere
• Beskrivelse av hvordan organisasjonen skal kunne vurdere om målet er nådd
• Hvilket innsatsområde prosjektet faller innunder
• Realistisk budsjett og gjennomføringsplan

6. Behandling av søknader

Søknadsbehandlingen skal følge krav til god forvaltningsskikk, habilitet og etisk adferd. Søknaden skal vurderes i tråd med opplysninger gitt i søknad, annen tilgjengelig og relevant informasjon og i tråd med tildelingskriterier for ordningen.

Søknader behandles samlet etter søknadsfristens utløp. Søker vil motta skriftlig svar når søknadene er behandlet.

6.1. Klageadgang og innsyn i saken

Du kan klage på vedtaket til Klagenemnda i Østfold fylkeskommune, jamfør forvaltningslovens kapittel VI. Klagen sendes til Østfold fylkeskommune, e-post: post@ofk.no, eventuelt Postboks 220, 1702 Sarpsborg. 

Frist for å klage er tre uker fra den datoen du har mottatt vedtaket.

Du kan også be om å få se sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven paragraf 18 og 19.  

7. Krav til oppfølging fra tilskudds/støttemottaker

7.1. Aksept av støtte

Ved tildeling av tilskudd må søker fylle ut akseptskjema på Østfold Fylkeskommunes hjemmeside og akseptere vilkårene for tildelingen. Lenke til akseptskjema sendes ut sammen med tildelingsbrevet.

7.2. Prosjektregnskap

Det skal føres et prosjektregnskap for prosjektet/tiltaket som skal bekreftes med underskrift av regnskapsfører og en i styret/virksomhetens ledelse.

7.3. Profilering og markedsføring

Vi oppfordrer til å sørge for omtale ved for eksempel innsalg i medier, og/eller sak i egne sosiale kanaler. I omtale skal det komme tydelig fram at prosjektet/tiltaket har mottatt støtte fra Østfold fylkeskommune.

Østfold fylkeskommunes logo skal brukes i all omtale. Logoer og annet grafisk materiale finnes på ofk.no.

7.4. Krav til rapportering fra tilskuddsmottaker

Søker skal innen den årlige rapporteringsfristen dokumentere at midlene er benyttet til det formål de ble tildelt. Rapporteringen skal inneholde dokumentasjon gjennom tekst og regnskap.

Rapporten skal ha:

• En kort beskrivende del
• Beskrivelse av måloppnåelse  
• Effekt på medarbeidere og brukere
• Bilder – gjerne før og etter, når det er relevant
• Medieoppslag – hvis det foreligger

Prosjektregnskapet skal legges ved rapporten, uten bilag, men med to underskrifter, en av regnskapsfører og en i styret/virksomhetens ledelse.

Østfold fylkeskommune og Østfold fylkesrevisjon har rett til innsyn i relevant dokumentasjon. Bilag skal oppbevares i 5 år fra regnskapsavslutningens dato.

Eget rapporteringsskjema skal benyttes. Det fylles ut og sendes på fylkeskommunens søknadssider. Ved delt utbetaling, vil sluttutbetaling gjennomføres etter mottak av rapport og regnskap.

Østfold fylkeskommune forventer at søkeren etterlever krav til god forretningsskikk og relevant regelverket for sin organisasjon. Det forventes at søker tar hensyn til eventuelle krav som universell utforming og miljø, etisk og sosialt ansvar for forsvarlig produksjon, handel og forbruk mv.

Frist for rapportering er 15. desember.

8. Oppfølging og kontroll

Skjer det større endringer underveis i arbeidet med aktiviteten/tiltaket, må Østfold fylkeskommune informeres så snart som mulig. Østfold fylkeskommune vurderer mottatt rapportering, foretar en rimelighetskontroll, og vurderer behovet for om det er behov for ytterligere oppfølging.

Østfold fylkeskommune og Østfold fylkesrevisjon har rett til innsyn i relevant dokumentasjon.

8.1. Bortfall eller forkorting av tilskudd

Dersom prosjektet ikke blir gjennomført i samsvar med forutsetningene for tilskuddet eller at det blir gitt uriktige opplysninger, kan fylkeskommunen kreve tilbakebetaling, helt eller delvis.

Eventuell manglende rapportering, manglende søknad om utsatt rapporteringsfrist, eller bruk av midler som ikke samsvarer med fastsatte betingelser, kan også medføre krav om tilbakebetaling og bortfall av støtte og begrensninger ved senere søknader og tildelinger.

9. Økonomiforvaltningsrutiner i Østfold fylkeskommune

9.1. Utbetaling

Tilskuddsbeløp utbetales i samsvar med retningslinjene for ordning og slik det er beskrevet i tildelingsbrevet. Alle tilskuddsbeløp skal være attestert og godkjent før utbetaling kan skje.

Tilskudd til og med 100 000 kroner utbetales etter vedtak om støtte er innvilget og korrekt utfylt akseptskjema er mottatt. Tilskudd ut over 100 000 kr. utbetales som 75% førstegangsutbetaling og sluttutbetaling når fylkeskommunen har mottatt og behandlet tilfredsstillende rapportering for tiltaket.

9.2. Intern kontroll hos Østfold fylkeskommune

Østfold fylkeskommune har, gjennom felles rutine for tilskudds/støtteforvaltning, etablert systemer, rutiner og tiltak som sikrer korrekt saksbehandling ved tildeling og utbetaling av tilskudd.

Alle tiltak skal følge opp Felles handlingsprogram for økt fysisk aktivitet for alle. Aktiv i Viken,2021-2023. Det føres en oversikt over budsjettmidler, tilskudd, utbetalinger og overføringer fra tidligere år samlet og per tiltak i tråd med Østfold fylkeskommunes rutiner for regnskapsføring.

Østfold fylkeskommune rapporterer årlig til aktuell fagkomité med oversikt over tildeling og kort sammendrag på avsluttede prosjekter.

10. Evaluering av ordningen

Tilskuddsordningen evalueres årlig før neste års budsjettprosess. Mindre justeringer kan gjøres administrativt.