Bakgrunn for ordningen 

Dette er en fylkeskommunal støtteordning til oppfølging av Felles handlingsprogram for økt fysisk aktivitet for alle. Aktiv i Viken, 2021-2023. Felles handlingsprogram er en sammenstilling av de tre handlingsprogrammene for Østfold, Akershus og Buskerud før sammenslåing til Viken. Det er ikke gjort innholdsmessige endringer iforhold til de opprinnelige planene, men det er foretatt noen forenklinger.

Heretter brukes Aktiv i Østfold som begrep der det ikke refereres til det opprinnelige dokumentet vedtatt i Viken.

Hvem har besluttet ordningen

Tilskuddsordningen er i tråd med vedtatt budsjett for 2024 og vedtak i sak: «Innsatsområde idrett og friluftsliv - strategier, innsatsområder og virkemiddelbruk», vedtatt i 6.2.2024 i Hovedutvalg for folkehelse, kultur og mangfold.

Formål

Mål, bruker- og samfunnseffekter

Formålet med støtteordningen er å:

• følge opp tiltakene i Felles handlingsprogram for økt fysisk aktivitet for alle Aktiv i Viken, 2021-2023
• bidra til å fremme utvikling og samarbeid for å gjennomføre tiltakene i handlingsprogrammet
• oppnå flere regionale områder og anlegg, samt større mangfold både av regionale aktiviteter, områder og anlegg
• utvikle flere områder som er tilgjengelige for mennesker med funksjonsnedsettelser

Tiltakene som støttes skal komme befolkningen i Østfold til gode.

Hvem kan søke om midler fra tilskuddsordningen 

• Kommuner og interkommunale samarbeid i Østfold
• Frivillige organisasjoner, nettverk og ideelle stiftelser med regional tilknytning i Østfold
• Spillemiddelberettigede i henhold til Kulturdepartementets krav i spillemiddelbestemmelsene
• Forskningsmiljøer og kunnskapsformidlere, som ikke er profittbaserte, med arbeidsområde og interessefelt i Østfold

Søkere må være registrert i Enhetsregisteret.

Frivillige organisasjoner kan innenfor rammen av ordningen og satsingsprosjekter for frivilligheten i Østfold også søke om støtte med formål å:

• utvikle sin rolle som samfunnsutviklere
• involvere og mobilisere frivillige utenfor det etablerte foreningslivet

Indikatorer for måloppnåelse 

Felles handlingsprogram for økt fysisk aktivitet for alle i Viken – Aktiv i Viken er inndelt i følgende fem innsatsområder:

• Aktiv hele livet
• Varierte anlegg, områder og ferdselsårer
• Prinsipper for lokalisering, areal og virkemiddelbruk
• Kunnskap og innovasjon
• Verdiskaping

Under hvert innsatsområde i handlingsprogrammet beskrives fremtidsbilder, strategier og tiltak. Søkere må klargjøre målsettingen med prosjektene og legge inn referanse til et eller flere av fremtidsbildene eller tiltakene.

Det skal også redegjøres for hvordan organisasjonen kan nå målet for sitt prosjekt. I rapporten skal søkere redegjøre for i hvilken grad målene er nådd.

Østfold fylkeskommune kan måle effekten av tilskuddsordningene ved relevante indikatorer i nasjonal statistikk og fylkeskommunens oversikt over anlegg, områder og ferdselsårer. Målbare resultater av ordningen vil synliggjøres i årlig evaluering av planens handlingsprogram.

Tildelingskriterier

Støtte kan gis til prosjekter som bidrar til å oppfylle handlingsprogrammet. I vurderingen av en søknad legges det vekt på følgende kriterier.

Prosjektet bør:

• bidra til å gjennomføre tiltak innen ett eller flere de fem prioriterte innsatsområdene
• støtte opp om regionale bærekraftige satsinger innen fysisk aktivitet, idrett og friluftsliv
• bidra til å utvikle områder og anlegg som kan brukes av alle
• øke tilgjengelighet til friluftslivsområder, spesielt i nærhet til byer og tettsteder, og områder med godt kollektivtilbud
• ha behov for inntil 50 % støtte i forhold til totale kostnader
• ha et totalt søknadsbeløp på mellom 20 000 og 200 000 kroner

I tillegg er det ønskelig med:

• Samarbeidsprosjekter mellom søknadsberettigende aktører.
• Prosjekter som følger veiviserne i handlingsprogrammet.

Kunngjøring 

Støtteordningen kunngjøres på Østfold fylkeskommune sin hjemmeside ofk.no under «Tilskudd og støtte». 

I tillegg tilskrives kommunene og regionale organisasjoner, for å gjøres kjent med ordningen. Ulike aktuelle kunngjøringskanaler, nyhetsbrevet, møter, seminarer med videre brukes for å nå aktuelle samarbeidspartnere.

Krav til søknad

Søknadsordningens krav til form og innhold og dokumentasjonskrav til rapportering vil gå fram av søknads- og rapporteringsskjemaene på fylkeskommunens nettside.

Søking og rapportering med aktuelle vedlegg gjøres i den elektroniske søknadsordningen på Østfold fylkeskommune sine hjemmesider.

Krav til søknadsbehandling

Søknadsbehandlingen skal følge krav til god forvaltningsskikk, habilitet og etisk adferd.

Søknaden skal vurderes i tråd med opplysninger gitt i søknad, annen tilgjengelig og relevant informasjon og i tråd med tildelingskriterier for ordningen.

Søknader behandles samlet etter søknadsfristens utløp. Søkerne vil motta skriftlig svar når søknadene er behandlet.

Søker kan klage på enkeltvedtak til Klagenemnda i Østfold fylkeskommune, jamfør forvaltningslovens kapittel VI. Klagen sendes til Østfold fylkeskommune, e-post: post@ofk.no

Frist for å klage er 3 uker fra den datoen du har mottatt vedtaket. Søker kan også be om å få se sakens dokumenter, jamfør forvaltningsloven paragraf 18 og 19.

Krav til rapportering fra tilskuddsmottaker

Søker skal innen den årlige rapporteringsfristen dokumentere at midlene er benyttet til det formål de ble tildelt.

Rapporteringen skal inneholde dokumentasjon gjennom tekst og regnskap. Rapporten skal ha:

• en kort beskrivende del
• beskrivelse av måloppnåelse
• effekt på medarbeidere og brukere
• bilder – gjerne før og etter, når det er relevant
• medieoppslag – hvis det foreligger

Regnskapet skal legges ved rapporten, uten bilag, men med to underskrifter, en av regnskapsfører og en i styret/virksomhetens ledelse. Østfold fylkeskommune og/eller Akershus og Østfold fylkesrevisjon har rett til innsyn i relevant dokumentasjon. Bilag skal oppbevares i 5 år fra regnskapsavslutningens dato.

Eget rapporteringsskjema skal benyttes. Det fylles ut og sendes på fylkeskommunens søknadssider. Ved delt utbetaling, vil sluttutbetaling gjennomføres etter mottak av rapport og regnskap.

Østfold fylkeskommune forventer at søkeren etterlever krav til god forretningsskikk og relevant regelverk for sin organisasjon. Det forventes at søker tar hensyn til eventuelle krav som universell utforming og miljø, etisk og sosialt ansvar for forsvarlig produksjon, handel og forbruk med videre.

Oppfølging og kontroll

Skjer det større endringer underveis i arbeidet med tiltaket, må du/dere informere Østfold fylkeskommune. Østfold fylkeskommune vurderer mottatt rapportering, foretar en rimelighetskontroll, og vurderer om det er behov for ytterligere oppfølging.

Bortfall av tilskudd

Dersom prosjektet ikke blir gjennomført i samsvar med forutsetningene for tilskuddet eller at det blir gitt uriktige opplysninger, kan fylkeskommunen kreve tilbakebetaling, helt eller delvis.

Eventuell manglende rapportering, manglende søknad om utsatt rapporteringsfrist, eller bruk av midler som ikke samsvarer med fastsatte betingelser, kan også medføre bortfall av støtte og begrensninger ved senere 
søknader og tildelinger.

Økonomiforvaltningsrutiner i Østfold fylkeskommune

Registrering av tilskudd i forhold til bevilling

Alle tiltak skal følge opp Felles handlingsprogram for økt fysisk aktivitet for alle. Aktiv i Viken,2021-2023. Det føres en oversikt over budsjettmidler, tilskudd, utbetalinger og overføringer fra tidligere år samlet og per tiltak i tråd med Østfold fylkeskommunes rutiner for regnskapsføring.

Tilskuddsbeløp utbetales i samsvar med retningslinjene for ordning og slik det er beskrevet i vedtak/beslutning om innvilget tilskudd. Alle tilskuddsbeløp skal være attestert og godkjent før utbetaling kan skje.

Tilskudd inntil 100 000 kroner utbetales etter vedtak om støtte er innvilget. Tilskudd ut over 100 000 kroner utbetales som 75% førtegangsutbetaling og sluttutbetaling når fylkeskommunen har mottatt og behandlet tilfredsstillende rapportering for tiltaket.

Intern kontroll hos Østfold fylkeskommune

Østfold fylkeskommune har gjennom felles rutine for tilskuddsforvaltning etablert systemer, rutiner og tiltak som sikrer korrekt saksbehandling ved tildeling og utbetaling av tilskudd.

Viken fylkeskommunes rapportering til bevilgningshaverne

Østfold fylkeskommune rapporterer årlig til aktuell fagkomité med oversikt over tildeling og kort sammendrag på avsluttede prosjekter.

Evaluering

Tilskuddsordningen evalueres årlig før neste års budsjettprosess.