1. Bakgrunn for ordningen

Tilskuddsordningen skal bidra til å nå målsettingene i regionale planer og Temastrategi for kunst og kultur 2022-2025.

Disse retningslinjene fastsetter formålet og kriteriene for tildeling av midler fra «Tilskudd til kunst- og kulturprosjekter i Østfold» (heretter omtalt som tilskuddsordningen).  

Søkere til tilskuddsordningen oppfordres til å lese retningslinjene før det søkes, da disse angir tildelingskriterier samt krav til prosjektet og søknadens innhold.

1.1. Hvem har besluttet ordningen

Tilskuddsordningen og retningslinjene er vedtatt av hovedutvalg for folkehelse, kultur og mangfold i Østfold fylkeskommune, den 15.oktober 2024, og finansieres over fylkeskommunens budsjett. 

1.2 Revidering og evaluering av ordningen

Denne tilskuddsordningen vil bli vurdert revidert når nye regional planer for Østfold foreligger eller ved behov.

2. Formål og målgruppe

​​2.1. Mål, bruker- og samfunnseffekter

Tilskuddsordningen har som formål å styrke og utvikle det frie og profesjonelle kunst- og kulturfeltet i fylket, gjennom støtte til prosjekter som fremmer kunstnerisk kvalitet, nyskaping og et bredt kulturelt tilbud til Østfolds innbyggere.

Målgruppen for tilskuddsordningen er profesjonelle kunstnere, kulturarbeidere og kulturorganisasjoner som opererer innenfor det frie feltet, med base i eller med tilknytning til fylket.

Kunst og kultur har en viktig samfunnsbyggende funksjon, i tillegg til en egenverdi. Det offentliges rolle for kultur er forankret i Kulturloven. Det er et kulturpolitisk mål å øke deltakelsen og styrke ytringsrommet gjennom å sikre gode rammevilkår for profesjonelle kunst- og kulturaktører.  

2.2. Hvem kan søke om midler fra ordningen?

Kunstnere, kulturaktører, organisasjoner, institusjoner og virksomheter innenfor kunst- og kulturfeltet i Østfold kan søke om tilskudd.

Søker må i utgangspunktet ha base i eller tilknytning til fylket. Aktører utenfra har likevel mulighet for å søke dersom en betydelig andel av aktivitetene i prosjektet foregår i Østfold.  

Ordningen er i utgangspunktet rettet mot kompetente kunstmiljø i det frie feltet. Dersom virksomheter som mottar fast årlig driftstøtte fra Østfold fylkeskommune ønsker å søke, vurderes det enkelte tiltaks utforming og særegenhet. Tiltaket kan her ikke være direkte relatert til virksomhetens ordinære drift og utvikling, og det vektlegges om tiltaket vil kunne skape synergier og komme flere av Østfolds kulturaktører og publikumsgrupper til gode. Mottakere av fast driftstilskudd bes derfor kontakte fylkeskommunen ved opprettelse av søknad for dialog og avklaring av eventuelle særvilkår.

Det gis i utgangspunktet ikke støtte til:

• Tiltak av og med frivillige, og ren amatørvirksomhet  
• Aktiviteter og prosjekter som er igangsatt eller gjennomført før gjeldende søknadsfrist
• Ordinær drift eller investeringer
• Tiltak av kommersiell karakter, eller som arrangeres i innsamlingsøyemed
• Deltakelse på seminar, utdanning, studiereiser, gjestekunstneropphold og lignende
• Normalt gis det ikke støtte til enkeltkonserter eller separatutstillinger
• Tiltak med en profil avgrenset til lokalmiljøet, uten klart regional verdi eller nedslagsfelt (se beskrivelse av regional verdi under punkt 3.1.)
• Prosjekter med hovedmål om ivaretakelse av lokalhistorie, og utgivelse av hefter og bøker til kunnskapsformidling/undervisning  
• Produksjon av film og spill hvor tilskuddsordninger og kompetansetilbud fra Viken filmsenter, Mediefabrikken og E6 Medieverksted er aktuelle
• Utgivelser og distribusjon av litteratur og musikk

Søknader som omhandler festivaler, bransjeutvikling i kulturell og kreativ næring, ung deltakelse og medvirkning, næringsutvikling, folkehelse, eller integrering henvises til andre tilskuddsordninger.

Ta kontakt dersom du er usikker på om prosjektet ditt hører hjemme i denne ordningen, eller om du trenger hjelp til å finne alternativer steder å søke.

3. Vurderingskriterier

3.1. Overordnede kriterier

For at søknaden skal bli vurdert må noen overordnede kriterier være oppfylt. Søknader som ikke oppfyller disse kan bli avvist/ikke behandlet:

• Tiltaket må direkte produsere kunstneriske og kulturelle uttrykk som er åpne for alle
• Tiltaket må ha et regionalt nedslagsfelt og / eller regional verdi. Dette innebærer at det innfrir ett eller begge av følgende kriterier:
• At tiltaket har samarbeidspartnere, deltakelse eller interesse i et større geografisk område i Østfold
• At tiltaket gjennom kvalitet, egenart og nyskaping bidrar til utvikling innenfor kunst- og kulturfeltet i Østfold 

For Prosjektstøtte - nivå 2 gjelder følgende:  

• Det kan søkes om beløp inntil kr. 150 000
• Tilskudd kan normalt dekke inntil 1/3 av prosjektets totale kostnader
• Søknaden må inneholde et realistisk budsjett og finansieringsplan  

Det skal vedlegges kopi av hvilke andre støtteordninger som er omsøkt / innvilget, slik at det er mulighet for dialog med andre tilskuddsgivere

Bidrag og ytelser fra kommunen eller andre som ikke er tilskudd kan også regnes som medfinansiering om det gjelder kostnadskrevende oppgaver. Dette kan for eksempel være tilrettelegging av arena eller infrastruktur, teknisk bistand eller assistanse i gjennomføring av prosjektet  

Alle tiltak som søker om beløp over kr 100 000 bes kontakte fylkeskommunen før opprettelse av søknad. Dette for å kvalitetssikre prosjekts innhold, forankring og budsjett, i henhold til ordningens formål og kriterier  

Tilskudd tildeles årlig, men det kan søkes om å disponere midlene over en lenger periode på inntil 2 år for å legge til rette for langsiktig planlegging  

3.2 Prioriteringskriterier

Søknaden vil videre bli vurdert og prioritert etter kriterier som:  

• Generelle vurderinger: Tiltakets innhold, profesjonalitet, gjennomføringsevne og hvor godt prosjektet treffer ordningens formål
• Kunstnerisk kvalitet, egenart og nyskaping, og begrunnelser for kunstneriske valg
• Samarbeid: Om tiltaket kobler sammen aktører og stimulerer til samarbeid på tvers av kulturuttrykk, og geografi 

Det vektlegges om søker kan vise til at de honorerer profesjonelle i tråd med bransjestandarden

Det forventes at søker sikrer best mulig tilgjengelighet på sine arrangementer og tilbyr ledsagerbillett ved eventuelt billettsalg

Fylkeskommunen har et særlig ansvar for å bidra til mangfold og bredde i kulturlivet i hele fylket. Det legges derfor vekt på at tilskuddene fordeles til prosjekter som samlet sett bidrar til en bredde i kunst- og kulturuttrykk, i formidlingsmåter og geografi, fra et mangfold av stemmer og aktører.

4. Krav til søknad

Søker må være registrert med eget organisasjonsnummer i Brønnøysundregistrene. Søknaden skal sendes via søknadsskjema og inneholde:

• Beskrivelse av prosjektets formål og innhold - det må framgå hvordan prosjektet treffer tilskuddsordningens formål og vurderingspunkter
• Opplysning om tid og sted for gjennomføring av prosjektet
• Opplysning om organisering og framdriftsplan
• Budsjett og finansieringsplan, med oversikt over alle tilskuddsparter
• Det skal oppgis hvilke andre støtteordninger som er omsøkt, med kopi av søknad eller tilsagn
• Søker må være a jour med rapporteringsfrister på andre tilsagn fra Østfold fylkeskommune for å kunne søke på nye tiltak

5. Behandling av søknader

Søknadsbehandlingen skal følge krav til god forvaltningsskikk, habilitet og etisk adferd. Søknaden skal vurderes i tråd med opplysninger gitt i søknad, annen tilgjengelig og relevant informasjon og i tråd med tildelingskriterier for ordningen, og ut fra et helhetlig perspektiv.

Ved søknadsfristens utløp behandles søknadene samlet. Vedtak fattes administrativt, etter innstilling fra et tverrfaglig administrativt panel.

Forventet saksbehandlingstid er inntil 8 uker fra søknadsfrist, med forbehold. Alle søkere får et skriftlig vedtaksbrev i løpet av kort tid etter at vedtak er fattet. Utbetaling av første rate av støttebeløpet vil bli utbetalt så fort som mulig etter vedtaket, normalt innen 2 uker.

Prosjekter som gjennomføres enten i løpet av eller like etter denne vurderingsperioden mellom søknadsfrist og vedtak, oppfordres til å ta kontakt før opprettelse av søknad. Dette for å ha en god dialog om mulige løsninger og alternativer på riktig tidspunkt.

Vedtakslister for tilskudd legges ut på nettsidene i etterkant av vedtak.

6. Utbetaling og rapportering

Ved tildeling av støtte må mottaker skriftlig bekrefte at støtten mottas på gjeldende vilkår. Dette gjøres ved å fylle ut akseptskjema som lenkes til i tildelingsbrevet.

Første del av tilskuddet blir så utbetalt med 60 prosent av beløpet, og 40 prosent etterskuddsvis på grunnlag av innsendt rapport og sluttregnskap.  

Tilskuddsmottakere må fylle ut skjema for rapport og laste opp regnskap så fort som mulig etter at prosjektet er gjennomført, og senest innen den årlige rapporteringsfristen oppgitt i tildelingsbrevet. Regnskapet skal vise hvordan tilskuddet er brukt og settes opp slik at det kan sammenliknes med innsendt budsjett. Tilskudd fra fylkeskommunen og andre offentlige tilskuddsytere skal spesifiseres.  

Lenke til rapporteringsskjema finner du også i tildelingsbrevet.

Fylkeskommunens revisjon har rett til å få fullstendig regnskap med tilhørende bilag, dersom de ber om det.

7. Oppfølging og dialog om endringer

Tilskuddsmottakeren skal gi fylkeskommunen melding dersom det skjer endringer i forhold til de forutsetningene som går frem av søknaden eller vedtaket.

Dersom prosjektet ikke blir gjennomført i samsvar med forutsetningene for tilskuddet eller at det blir gitt uriktige opplysninger, kan fylkeskommunen kreve tilbakebetaling, helt eller delvis.

Eventuell manglende rapportering, manglende søknad om utsatt rapporteringsfrist eller bruk av midler som ikke samsvarer med fastsatte betingelser, kan også medføre bortfall av støtte og begrensninger for senere søknader.

Østfold fylkeskommune forventer at søkeren etterlever krav til god forretningsskikk og relevant regelverk for sin organisasjon.

8. Synliggjøring

Vi oppfordrer til å sørge for omtale ved for eksempel innsalg i medier og i egne sosiale kanaler. I omtalen skal det komme tydelig fram at prosjektet har mottatt støtte fra Østfold fylkeskommune. Vi oppfordrer prosjektet til å dele omtalen med fylkeskommunens saksbehandler for videre deling.

Østfold fylkeskommunes logo skal brukes på alle trykte materialer, digitale flater og på arrangementer i regi av prosjektet. Logoer og annet grafisk materiale finnes på ofk.no.

Ved rapportering etter prosjektets slutt oppfordres det til å legge ved dokumentasjon på omtale og synliggjøring.

9. Klageadgang og innsyn i saken

Du kan klage på vedtaket til Klagenemnda i Østfold fylkeskommune, jf. forvaltningslovens kapittel VI. Klagen sendes til Østfold fylkeskommune, e-post: post@ofk.no, ev. Postboks 220, 1702 Sarpsborg. Frist for å klage er 3 uker fra den datoen du har mottatt vedtaket. Du kan også be om å få se sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven paragraf 18 og 19.