1.1 Hjemmel
Reglementet er fastsatt av fylkestinget i Østfold fylkeskommune 11.12.2023, med hjemmel i lov 22. juni 2018 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) §§ 5-7 og 5-13.
Flerkulturelt råd er et utvalg i Østfold fylkeskommune.
1.2 Virkeområde og formål
Flerkulturelt råd skal bidra til at Østfolds flerkulturelle befolkning blir sikret en bred, åpen og tilgjengelig medvirkning i alle saker som gjelder dem.
Flerkulturelt råd tar ikke opp saker som gjelder enkeltpersoner, men saker av prinsipiell karakter som eksempelvis tilgjengelighet, likestilling og arbeid mot diskriminering.
Flerkulturelt råd skal sikre god dialog mellom den flerkulturelle befolkningen i Østfold, folkevalgte og andre deler av Østfold-samfunnet. Det flerkulturelle rådet skal behandle politiske saker og sikre at flerkulturelle innbyggeres perspektiver ivaretas i planarbeid, partnerskap og når fylkeskommunen fungerer som pådriver i den regionale utviklingen på integreringsområdet.
Fokus for et flerkulturelt råd er blant annet likeverdige offentlige tjenester, integrering, opplæring og utdanning, kompetanse og nettverk.
Flerkulturelt råd er et rådgivende organ for fylkeskommunen.
Flerkulturelt råd skal bestå av ni medlemmer:
- syv medlemmer fremmet fra interesseorganisasjoner/ brukerrepresentanter
- to medlemmer fra fylkestinget
Varamedlemmer fremmet fra organisasjoner skal være i nummerert rekkefølge.
Medlemmer fra fylkestinget skal ha personlige varamedlemmer.
Flerkulturelt råd skal ha en bred sammensetning med hensyn til alder, kjønn, geografi og bakgrunn.
Flerkulturelt råd konstituerer seg selv. Etter at rådet har konstituert seg, vedtar rådet forslag til leder og nestleder som oversendes fylkestinget for vedtak, jamfør § 5-7 andre ledd.
Flerkulturelt råd skal gis anledning til å uttale seg til utvalg med vedtaksmyndighet og til fylkestinget i saker som legges fram for flerkulturelt råd. Uttalelsene fra rådet skal følge saken til endelig avgjørelse i fylkestinget eller andre utvalg med vedtaksmyndighet.
Flerkulturelt råd kan på fritt grunnlag be om å få delta tidlig i saksbehandling, planprosesser med videre.
Flerkulturelt råd kan på eget initiativ ta opp og utrede saker.
Flerkulturelt råd kan drive informasjonsarbeid både utad og innad i fylkeskommunen. Flerkulturelt råd kan sende egne pressemeldinger, brev, uttalelser og egne høringssvar.
Leder og nestleder skal ha møter med fylkesordfører og fylkeskommunedirektør to ganger i året.
4.1 Saksbehandling, møteordning med videre
Fylkesordfører/møteleder kan gi rådets leder, eller den som leder utpeker, møte- og talerett i fylkestinget og andre folkevalgte organer i de konkrete saker rådet har behandlet, før saken tas til behandling.
Møter skal holdes etter oppsatt plan samordnet med fylkestingets møter. Møtene skal være åpne dersom det ikke foreligger forhold som gjør at møtet lukkes, jamfør kommuneloven § 11-5.
Leder av flerkulturelt råd setter opp saksliste, med bistand fra politisk sekretariat.
Innkallingen sendes til organets medlemmer som hovedregel syv dager før møtet. Det skal føres møtebok fra møtene. Innkallinger og protokoller publiseres på Østfold fylkeskommunes nettsider.
For å være vedtaksføre må minst halvparten av medlemmene være til stede og avgi stemme i den aktuelle saken. I andre saker enn de som gjelder valg, er møtelederens stemme avgjørende hvis antallet stemmer for og imot et forslag er likt.
4.2 Møteplikt
Medlemmene i flerkulturelt råd plikter å møte med mindre det foreligger gyldig forfall. Et medlem eller et innkalt varamedlem som er forhindret fra å møte, skal snarest mulig melde dette til møtelederen/sekretariatet og opplyse om forfallsgrunnen.
Må et medlem søke møteleder om permisjon under møtet, gjelder krav om gyldig forfall på samme måte. Møteleder (ved sekretariatet) kaller straks inn varamedlem i henhold til kommunelovens regler. Det samme gjøres når møteleder er kjent med at en representant må fratre som inhabil i sak som skal behandles i møte. Søknad om forfall/permisjon avgjøres av møteleder.
4.3 Sekretariat
Politisk sekretariat sørger for bistand til flerkulturelt råd. Omfanget og innholdet skal være tilstrekkelig til at rådet kan utføre sine oppgaver på en god måte.
Sekretariatet er koordinator for rådet, i tillegg til å ta seg av eventuelle saksforberedelser, utsending av papirer og ha ansvar som møtesekretær.
Rådet eller sekretariatet kan be om faglig bistand fra fylkeskommunens administrasjon.
4.4 Årsmelding
Flerkulturelt råd skal hvert år legge fram årsmelding for fylkestinget.
4.5 Økonomi
Fylkestinget skal vedta budsjett for flerkulturelt råd. Rådet har rett til å uttale seg før fylkestinget vedtar budsjett.
Flerkulturelt råd disponerer eget budsjett. Budsjettet skal dekke utgifter til møteavvikling, reiseutgifter, overnatting, kursvirksomhet, befaring samt utgifter til konferanser arrangert av rådet.