1.1 Hjemmel
Reglementet er fastsatt av fylkestinget i Østfold fylkeskommune, 18.10.2023, med hjemmel i lov 22. juni 2018 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) § 5-13 og §§ 23-1-7, med tillegg av forskrift om kontrollutvalg og revisjon av 17. juni 2019 nummer 94.
1.2 Virkeområde og avgrensninger
Reglementet gjelder for kontrollutvalget i Østfold fylkeskommune. Utover kommunelovens saksbehandlingsbestemmelser, gjelder reglement for saksbehandlingsreglene for folkevalgte organer i Østfold fylkeskommune i tillegg til bestemmelsene i dette reglementet, med mindre annet framkommer av kommuneloven §§ 23-1-7 og forskrift om kontrollutvalg og revisjon av 17. juni 2019 nummer 94.
1.3 Formål
Reglementet har som formål å regulere valg, sammensetning, ansvarsområde, myndighet og oppgaver.
1.4 Ikrafttredelse og endringer
Reglementet trer i kraft fra vedtaksdato 18.10.2023, og gjelder inntil fylkestinget har vedtatt annet.
Fylkestinget velger selv et kontrollutvalg på fem medlemmer og varamedlemmer, leder og nestleder.
Minst ett av medlemmene skal velges blant fylkestingets medlemmer, herunder kontrollutvalgets leder. Nestleder, øvrige medlemmer og varamedlemmer kan velges blant fylkestingets varamedlemmer eller utenfor fylkeskommunen
Hvem som er utelukket fra valg, framgår av kommuneloven § 23-1, tredje ledd.
Leder kan ikke være medlem av samme parti/gruppe som fylkesordføreren eller fylkesvaraordføreren er medlem av, eller som inngår i den flertallskonstellasjonen som ligger til grunn ved valg av disse.
Politisk mindretall bør utgjøre kontrollutvalgets flertall.
Kontrollutvalget skal føre løpende kontroll og tilsyn med den fylkeskommunale forvaltningen på vegne av fylkestinget, herunder se til at fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning.
Kontrollutvalget skal gjennom sitt arbeid bidra til at innbyggerne og andre interessenter har tillit til Østfold fylkeskommune, og at fylkeskommunen leverer sine tjenester og utøver sin myndighet effektivt og målrettet i samsvar med lov, forskrifter og andre bestemmelser i tillegg til fylkestingets forutsetninger og vedtak.
Kontrollutvalget skal fremstå som et kompetent, uavhengig, objektivt og synlig organ med høy integritet.
Kontrollutvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av fylkeskommunens folkevalgte organer.
Kontrollutvalget kan kreve at fylkeskommunen legger fram enhver opplysning, redegjørelse eller dokument som utvalget finner nødvendig for å utføre sine oppgaver. Kontrollutvalget kan også foreta undersøkelser som det mener er nødvendige. Taushetsplikt er ikke til hinder for å gjennomføre kontrolltiltak etter dette leddet.
Kontrollutvalget kan kreve de opplysningene som er nødvendige for å gjennomføre sin kontroll, fra
- interkommunale selskaper etter IKS-loven
- interkommunale politiske råd
- kommunale oppgavefellesskap
- aksjeselskap der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper direkte eller indirekte eier alle aksjer.
Opplysningene etter første ledd kan kreves fra virksomhetens daglige leder, styret og den valgte revisoren for selskapet.
Kontrollutvalget kan avholde høringer innenfor sitt ansvarsområde. Med høring menes et møte i kontrollutvalget der utvalget mottar muntlige forklaringer fra personer som er anmodet om å møte for å få belyst en spesiell sak eller et saksområde.
Kontrollutvalget har taushetsplikt i henhold til forvaltningsloven § 13. Utvalgets medlemmer og varamedlemmer skriver under egen taushetserklæring.
Kontrollutvalget rapporterer resultatene av sitt arbeid til fylkestinget. Før en sak behandles i fylkestinget skal den være forelagt fylkeskommunedirektøren til uttalelse. Kontrollutvalget skal legge frem årlig rapport om sin virksomhet til fylkestinget.
Kontrollutvalgets oppgaver er gitt i kommuneloven kapittel 23 og i forskrift om kontrollutvalg og revisjon.
Ut over de lovfestede oppgavene er det kun fylkestinget som kan pålegge utvalget oppgaver. Særlige oppgaver er:
- Kontrollutvalget utarbeider en plan over kontroll- og tilsynsvirksomheten og legger denne frem for fylkestinget.
- Kontrollutvalget utarbeider årsmelding over utvalgets virksomhet og legger denne frem for fylkestinget.
- Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet.
- Kontrollutvalget fatter selv vedtak i saker som gjelder studiereiser/befaringer innenlands og utenlands innenfor vedtatt budsjett.
- Kontrollutvalget behandler rapporter om misligheter.
5.1 Saksforberedelse og møtebehandling
Kontrollutvalget avholder møter etter vedtatt møteplan, når lederen finner det nødvendig eller når minst en tredel av medlemmene krever det.
Leder setter opp saksliste.
Kontrollutvalgets sekretariat sørger for innkalling og publisering av saksdokumenter. Møteinnkallingen skal inneholde tid, sted for møtet, oversikt over saker til behandling samt saksdokumenter. Innkalling og saksdokumenter sendes til utvalgets medlemmer og varamedlemmer med kopi til fylkesordfører, fylkesrevisor og fylkeskommunedirektøren som hovedregel en uke før møtet. Innkalling og saksdokumenter legges samtidig ut på fylkeskommunens hjemmeside.
Utvalget kan avholde fjernmøter i henhold til kommuneloven § 11-7. Beslutningen om å benytte denne møteformen treffes av utvalgets leder i forbindelse med innkalling til møte.
Kontrollutvalgets sekretariat sørger for saksutredning og gir innstilling til vedtak. Kontrollutvalget, eventuelt kontrollsjefen (leder av kontrollutvalgssekretariatet), kan i enkelte tilfeller be andre om utredninger.
Utvalgets møter holdes for åpne dører, med mindre annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller møtet blir vedtatt lukket, jamfør kommuneloven § 11-5.
Når kontrollutvalgets leder eller nestleder har forfall, veges en særskilt møteleder ved flertallsvalg.
Utvalget behandler ordinært saker og treffer vedtak i møte.
Det skal føres møtebok som undertegnes av møteleder og sekretær. Utkast til møtebok sendes utvalgsmedlemmene for eventuelle korrigeringer før den undertegnes. Møteboken skal godkjennes av kontrollutvalget i nærmest påfølgende møte. Melding om vedtak i enkeltsaker (saksprotokoll) sendes til rett instans etter møte.
Den som er inhabil etter kommuneloven § 11-10, eller som blir fritatt av personlige grunner etter § 11-11, tar ikke del i behandlingen av vedkommende sak.
Kontrollutvalget skal ha sekretariatsbistand som er tilpasset utvalgets behov. Sekretariatet skal ha kompetanse til å bistå kontrollutvalget innenfor alle utvalgets funksjonsområder. Sekretariatet skal være uavhengig av fylkeskommunens administrasjon og av de som utfører revisjon for fylkeskommunen.
Fylkestinget fastsetter sekretariatsordning for utvalget etter innstilling fra kontrollutvalget.
6.1 Oppgaver
Leder av sekretariatsfunksjonen er kontrollsjefen. Kontrollsjefen har ansvar for at sekretariatets oppgaver blir utført i samsvar med kontrollutvalgets instruksjon.
Sekretariatet ved kontrollsjefen er direkte underlagt kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir.
Sekretariatet skal sørge for at saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og skal gi innstilling i sakene. Sekretariatet sørger for møteinnkalling og føring av møtebok fra utvalgets møter.
Sekretariatet skal se til at kontrollutvalgets vedtak og fylkestingets vedtak i saker som kontrollutvalget fremmer for fylkestinget blir iverksatt.
Sekretariatet skal følge opp at saker som gjelder kontrollutvalgets oppgaver og ansvar etter lov og forskrift blir iverksatt og forsvarlig løst.
Sekretariatet skal være kontrollutvalgets operative apparat og kontaktledd utad, inkludert administrasjonen og revisor.
Sekretariatet skal ikke utføre revisjonsoppgaver, men følge opp at disse blir utført av revisor med rimelig fremdrift og innen fastsatte frister.