1.1 Hjemmel
Reglementet er fastsatt av fylkestinget i Østfold fylkeskommune, 11.12.2023, med hjemmel i lov 22. juni 2018 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) § 5-7 og § 5-13.
1.2 Virkeområde og avgrensinger
Reglementet gjelder for saksfordelingsutvalget. Saksbehandlingsreglene for de folkevalgte organene er regulert i eget reglement og med supplerende bestemmelser i punkt 2.4.
1.3 Formål
Reglementet har som formål å regulere organets virkeområde, virketid, valg, sammensetning, funksjon og oppgaver.
1.4 Ikrafttredelse og endringer
Reglementet trer i kraft fra vedtaksdato 18.10.2023, og gjelder inntil fylkestinget har vedtatt annet.
2.1 Valg og sammensetning
Saksfordelingsutvalget er et folkevalgt organ oppnevnt med hjemmel i kommunelovens § 5-7, og skal ivareta lovens krav til kjønnsbalanse. Organet består så langt det er mulig, av fylkesordfører, fylkesvaraordfører og gruppeledere på fylkestinget eller den partigruppen utpeker. Uavhengige representanter utgjør ikke en gruppe. Valget foretas av fylkestinget på konstituerende møte.
Saksfordelingsutvalget ledes av fylkesordfører med fylkesvaraordfører som nestleder. Fylkeskommunedirektøren har møte- og talerett, personlig eller ved en av sine underordnende.
2.2 Ansvarsområde
Saksfordelingsutvalget er et forum for informasjonsutveksling og dialog mellom fylkestingets partigrupper og fylkeskommunedirektøren, og skal bidra til åpenhet og tillit. Det erstatter ikke formelle kommunikasjonslinjer i folkevalgte organer, og skal ikke påvirke den enkelte fylkestingsrepresentants informasjonsrettighet. Saksfordelingsutvalget har et særlig ansvar for tilrettelegging og samordning av møtene og aktivitetene i fylkestinget og dets organer.
Saksfordelingsutvalget har ikke vedtaksmyndighet.
2.3 Myndighet og oppgaver
Saksfordelingsutvalget skal:
- Ivareta god informasjonsutveksling og dialog mellom fylkestinget og fylkeskommunedirektøren.
- Ivareta tilrettelegging og samordning av møtene og aktivitetene i fylkestinget og dets organer.
- Være rådgivende i forhold til fordeling av saker til utvalgene.
2.4 Saksbehandlingsregler
Utover generelle saksbehandlingsregler som følger av kommuneloven og bestemmelser i reglement for saksbehandling i folkevalgte organer i Østfold fylkeskommune, gjelder følgende:
Møtetidspunkt
Saksfordelingsutvalget møter fastsettes i møteplanen for de folkevalgte organene. I tillegg avholdes møter når saksfordelingsutvalget selv eller fylkestinget vedtar det, samt når fylkesordfører eller minst 1/3 av medlemmene krever det.
Innkalling og saksliste
Fylkesordfører fastsetter sakslisten og innkaller. Medlemmer kan rette spørsmål til fylkesordfører om aktuell sak som krever utvalgets oppmerksomhet.
Innkalling og saksdokumenter sendes medlemmene senest tre dager før møtet.
Forfall
Saksfordelingsutvalget medlemmer har møteplikt til saksfordelingsutvalget møter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Forfall med angivelse av forfallsgrunn, skal meldes skriftlig til politisk sekretariat.
Møteoffentlighet
Saksfordelingsutvalget møter holdes for åpne dører med mindre annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller møtet blir vedtatt lukket, jf. kommuneloven § 11-5.
Møtene med møtedokumentene kunngjøres på fylkeskommunens hjemmeside.