1. Bakgrunn for ordningen

Hovedutvalget for folkehelse, kultur og mangfold i Østfold vedtok 6. februar 2024 å videreføre tilskuddsordningen til ung deltakelse og medvirkning.

Tilskuddsordningen er forankret i «Temastrategi kunst og kultur 2022 – 2025». Satsingen gjennomføres innenfor vedtatt budsjett.

2. Formål og målgruppe

Formålet med ordningen er å øke unges deltakelse og medvirkning i kulturlivet i Østfold, og styrke unges egenorganiserte kulturaktivitet. Tilskuddene skal øke unges tilgang på relevante tilbud og kulturopplevelser, og bidra til at unge kan skape, oppleve og utøve kultur der de bor.

Tilskudd skal gå til å:

• bidra til at unge (15-25 år) skal kunne produsere, arrangere, utøve og formidle relevante kunst- kulturuttrykk og aktiviteter i Østfold.
• starte opp med eller forsterke ung medvirkning i utformingen av aktivitet.
• bidra til økt deltakelse på relevante kulturarrangementer for de mellom 13-21 år.

2.2 Hvem kan søke om midler fra ordningen

Alle kulturvirksomheter, institusjoner, organisasjoner eller kommuner kan søke om tilskudd.

3. Indikatorer på måloppnåelse

Midlene skal gis til aktiviteter og prosesser som bidrar til å styrke unges deltakelse og medvirkning i kulturlivet, og til aktiviteter initiert og drevet av unge.

3.1. Tildelingskriterier

Hva kan det søkes tilskudd til?

• Utgifter knyttet til kulturaktivitet som arrangeres av unge, som for eksempel:
• Leie av lokaler, honorar til artister, kunstnere eller liknende, leie av utstyr og teknisk personell, catering og markedsføring
• Aktiviteter og prosesser som har til hensikt å etablere eller forsterke arbeidet med å involvere unge i utformingen og gjennomføringen av virksomhetenes aktiviteter:
• Å etablere unge programmerings- eller arrangørgrupper, inklusiv honorarer til gruppene.
• Utvikling og gjennomføring av prosess
• Gjennomføring av aktiviteter
• Kompetanseheving for de som søker og unge som tar del i prosessene og aktivitetene
• Aktiviteter som øker ung deltakelse: Tilskudd til realisering av arrangementet, f.eks. kursholdere, unge arrangører, leie av lokaler, innkjøp av materiell eller markedsføring
• Rabatterte billetter til unge mellom 13-25 år.
• Tilskudd for å øke ung deltakelse, for eksempel brukerundersøkelser og innsiktsarbeid knyttet til aktiviteten det søkes om tilskudd til

Hva kan det ikke søkes tilskudd til?

Det kan ikke søkes tilskudd til for eksempel:

• ordinær drift (lønn, husleie, strøm og så videre) og investeringer
• private, lukkede eller på andre måter ekskluderende aktiviteter
• allerede gjennomførte prosjekter og påløpte kostnader
• kulturtilbud som er en del av søkers ordinære drift
• premier eller gaver
• Aktiviteter/arrangementer som allerede har fått støtte fra ordningen
• Tilskudd lønn til initiativtakere/søkere
• Tilskudd til påmelding- og medlemsavgifter

4. Kunngjøring

Alle ordninger Østfold fylkeskommune forvalter, kunngjøres på Østfold fylkeskommunes hjemmeside under tilskudd og støtte. Alle ordninger Østfold fylkeskommune forvalter, kunngjøres på Østfold fylkeskommunes hjemmeside under tilskudd og støtte. I tillegg sendes det ut informasjon om søknadsfrister til kommunene, ulike nettverk og direkte til aktuelle virksomheter i målgruppen som fylkeskommunen har kjennskap til.

Søkere må fylle ut elektronisk søknadsskjema på Østfold fylkeskommunes hjemmeside. Søker er ansvarlig for at søknaden inneholder tilstrekkelig informasjon til at saken kan vurderes.

5. Krav til søknad

Søknaden skal sendes elektronisk og skal inneholde:

• Organisasjonsnummer registrert i Brønnøysundregistrene
• Informasjon om søker (inkludert alder ved unge søkere) og prosjektet
• opplysning om tid og sted for gjennomføring av tiltaket
• beskrivelse av prosjektets relevans for målgruppen
• hva det søkes om tilskudd til og forventet deltakelse/antall
• målgruppen som arrangementet skal nå og hvordan søker skal nå målgruppen
• hvor mye det søkes støtte til og hvordan tilskuddsmidlene disponeres
• hvordan aktiviteten skal gjennomføres
• motivasjon for å jobbe med ung og hva søker ønsker å oppnå med det
• hvordan unge medvirke, og med hva
• hvem søker ønsker rekruttere, og hvordan
• tidsplan fra rekruttering, til gjennomføring og evaluering av prosess og aktiviteter
• hvordan tilskuddsmidlene skal disponeres og hvordan det fremmer ung medvirkning

Rapport skal sendes etter gjennomført aktivitet. Søknader som ikke oppfyller kravene til ordningene, vil bli avvist/ikke behandlet

6. Behandling av søknader

Vedtak fattes administrativt, etter innstilling fra et rådgiverteam. Søknadene vurderes iht. fastsatte kriterier og ut fra et helhetlig perspektiv. Forventet saksbehandlingstid er 6 uker etter søknadsfrist.

Graden av ung medvirkning og økt ung deltakelse vil vektlegges i behandlingen av søknaden, sammen med totalbudsjett og grad av gjennomførbarhet. Aktiviteter som ikke anses som gjennomførbare vil få avslag.

Vedtak fattes administrativt, etter innstilling fra et rådgiverteam. Søknadene vurderes iht. fastsatte kriterier og ut fra et helhetlig perspektiv.

Østfold fylkeskommune kan kreve ytterligere dokumentasjon fra søker eller stille særskilte vilkår for tilskuddet.

6.1. Klageadgang og innsyn i saken

Klageadgang følger reglene i forvaltningsloven jf. om det er «enkeltvedtak» eller «vedtak» (om klage – se §28, om vedtak se kap 5, se også definisjoner i §2).

7. Krav til oppfølging fra tilskudds/støttemottaker

7.1. Aksept av støtte

Ved tildeling av støtte må mottaker skriftlig akseptere at støtten mottas på̊ gjeldende vilkår, slik det framgår av vedtaksbrev. Frist for å akseptere tilskudd med vilkår, settes til tre uker fra mottak av vedtaksbrevet. Søkere må̊ akseptere vilkårene før støtte kan utbetales.

7.2. Prosjektregnskap

Tilskuddsmottaker må dokumentere at midlene er benyttet til de tiltak det er søkt om støtte til. Tiltaket må dokumenteres med bekreftet regnskap etter gjennomføring, slik det framgår av vedtaksbrev.

7.3. Profilering og markedsføring

Hvis du har fått støtte fra Østfold fylkeskommunen, skal det i aktuelle sammenhenger gis informasjon om dette. Østfold fylkeskommunes logo skal brukes på trykte materialer, digitale flater og på arrangementer der dette er relevant.

Logoer og annet grafisk materiale finnes på ofk.no.

7.4. Krav til rapportering fra tilskuddsmottaker

Tilskuddsmottaker forventes å rapportere på̊ tiltaket slik det ble oppgitt i søknaden, samt å dokumentere at midlene er benyttet til det formål de ble tildelt til. Rapportering forventes å omfatte aktivitetsbeskrivelser, antall deltakere, og resultatet av tiltaket.

Østfold fylkeskommune forventer at søkeren etterlever krav til god forretningsskikk og relevant regelverket for sin organisasjon.

8. Oppfølging og kontroll

Østfold fylkeskommune vurderer mottatt rapportering, foretar en rimelighetskontroll, og vurderer behovet for om det er behov for ytterligere oppfølging. Østfold fylkeskommune og/eller Akershus og Østfold fylkesrevisjon har rett til innsyn i relevant dokumentasjon.

8.1. Bortfall eller forkorting av tilskudd

Dersom aktiviteten ikke blir gjennomført i samsvar med forutsetningene for tilskuddet, kan fylkeskommunen avkorte tilskuddet og/eller kreve tilbake utbetalte midler. Dersom kostnadene blir mindre enn budsjettert, kan fylkeskommunens støtte reduseres med en forholdsmessig andel.

9. Økonomiforvaltningsrutiner i Østfold fylkeskommune

9.1. Utbetaling

Tilskuddsbeløp utbetales i samsvar med retningslinjene for ordning og slik det er beskrevet i vedtak/beslutning om innvilget tilskudd.

Tilskudd blir utbetalt med 75 prosent av beløpet ved innvilget støtte, og 25 prosent etterskuddsvis på grunnlag av innsendt rapport og regnskap. Ved avtale om billettrefusjon kan tilskuddsmottaker sende faktura i etterkant av gjennomført aktivitet. Regnskapet skal vise hvordan tilskuddet er brukt og settes opp slik at det kan sammenliknes med innsendt budsjett. Tilskudd fra fylkeskommunen og andre offentlige tilskuddsytere skal spesifiseres. Søkere gjøres oppmerksom på̊ at fylkeskommunens revisjon har rett til å få seg forelagt fullstendig regnskap med tilhørende bilag, dersom de ber om det.

9.2. Intern kontroll hos Østfold fylkeskommune

Østfold fylkeskommune har, gjennom felles rutine for tilskudds/ støtteforvaltning, etablert systemer, rutiner og tiltak som sikrer korrekt saksbehandling ved tildeling og utbetaling av tilskudd.

10. Evaluering av ordningen

Østfold fylkeskommune evaluerer og utvikler tilskuddsordningen basert på erfaringer fra søknadsbehandling det enkelte år, herunder innspill og forslag fra søkere og kommuner.