Innhold

1 Om ordningen

Østfold fylkeskommune har ansvar for å fordele statlige spillemidler til fylkets kulturarenaer. Tilskuddet er en del av spillemidlene fra Norsk Tipping og blir fordelt fra Kultur- og likestillingsdepartementet til fylkeskommunene gjennom overordnede retningslinjer; Desentralisert ordning for tilskudd til kulturbygg - regjeringen.no

Retningslinjene om forvaltning av spillemidler til kulturarenaer i Østfold skal ivareta god forvaltningsskikk og gi tydelig informasjon om hvem som kan søke, hvilke formål ordningen støtter opp under, og forvaltningen av spillemidlene i Østfold.

Fylkeskommunen vil sterkt anbefale at veilederen «Skolen som kulturarena» benyttes som et verktøy i prosessen, fordi den omtaler forhold som er vesentlige for alle typer bygg som skal inneholde kulturfunksjoner. I tillegg finnes gode veiledere på disse nettsidene kulturlokaler og akustikk.

Retningslinjene vil i utgangspunktet bli revidert hvert 4. år, eller etter behov.

2 Formål

Målet med tilskuddsordningen er å skape gode kulturelle møteplasser. Dette gjøres gjennom bidrag til utvikling av ulike lokaler og bygninger som skal gi rom for variert kulturell virksomhet i lokalmiljøet og i regionen. Arenaene skal fungere som kulturelle møtesteder for alle, og lokaler til øving og produksjon er berettiget til støtte på lik linje med saler til formidling av kulturelle uttrykk.

Tilskuddene skal bidra til egnede lokaler, bygninger og utearenaer som gir rom for ulik kulturell virksomhet. Tilskudd kan gis til kulturhus, flerbrukslokaler eller spesiallokaler for kunst og kultur, som bibliotek, bygg for museum eller andre kulturverntiltak, scenekunstlokaler, konsertsal eller formidlingslokaler for billedkunst. Tilskudd kan også gis til etablering av livssynsnøytrale seremonirom.

Midlene kan benyttes til nybygg, ombygging og modernisering av kulturbygning, men ikke til vedlikehold eller drift.

3 Hvordan kan du søke?

Før søkeprosessen starter skal søkeren ta kontakt med kommunen hvor kulturarenaen skal være. Kommunens saksbehandlere vil vurdere om den planlagte kulturarenaen kan få tilskudd gjennom denne ordningen. Selve søknaden sendes inn via elektronisk skjema på www.anleggsregisteret.no. Kommunen vil tildele et anleggsnummer i anleggsregisteret for at søknaden kan bli registret og sendt. Søknaden blir automatisk sendt til kommunen.

Kommunen fastsetter selv sin søknadsfrist. Se hjemmesidene til den kommunen hvor kulturarenaen skal være.

Fylkeskommunens søknadsfrist er 1.mai hvert år.

4 Kunngjøring

Tilskuddsordningen kunngjøres på Østfold fylkeskommunes hjemmeside ofk.no. I tillegg sendes det ut informasjon til kommunene.

5 Hvem kan søke?

Det er et grunnleggende prinsipp at tilskudd i form av spillemidler ikke skal danne grunnlag for fortjenestebaserte eierformer, eller dannes om til fortjeneste for private eiere. Derfor må følgende krav være oppfylt for å få tilskudd:

• Det skal ikke foretas økonomiske utdelinger (utbytte eller liknende) til eierne
• Et eventuelt overskudd skal tilfalle videre drift eller videre investering i kulturbygget
• Ved oppløsning eller avvikling kan økonomiske verdier, fratrukket et beløp til dekning av forpliktelser, tilfalle kulturelle formål etter beslutning av Østfold fylkeskommune

Enhver ikke-kommersiell, demokratisk oppbygd organisasjon kan søke om tilskudd:

1. Offentlige virksomheter:
   • Kommuner og kommunale foretak
   • Fylkeskommuner og fylkeskommunale foretak
   • Interkommunale selskaper
2. Frivillige organisasjoner:
   • Lag og foreninger
   • Stiftelser
   • Samvirkeforetak (SA) (tidligere AL)
   • Andre selskap med begrenset ansvar (BA)
3. Aksjeselskap og andre selskapsformer i henhold til lovgivningen, som for eksempel DA og ANS
4. Andre selskaper med langsiktig leieavtale (minimum 20 år) med offentlige instanser som garanterer driften av kulturarenaene i minst 20 år

Søkere under punkt b-d må ha et ideelt formål, og det kreves at vedtekter for eierenhet og eventuelle leieavtaler, samt garantier for drift, skal sendes inn sammen med søknaden.

Østfold fylkeskommune avgjør om organisasjonens formål dekkes av denne tilskuddsordningen.

Det er kun eier av arenaen som kan søke om tilskudd. En eventuell søknad om dispensasjon fra dette kravet må følge søknaden.

6 Hvor mye kan det søkes om?

Det kan søkes om inntil 1/3 av total godkjent kostnad på prosjektet.

Øvre grense for tilskudd til en kulturarena er kr 3.000.000. Nedre grense for tilskudd til en kulturarena er kr 150.000, det vil si nedre grense for godkjent prosjektkostnad er kr 450.000.

For kulturarenaer der flere separate kulturfunksjoner inngår kan det sendes flere ulike søknader om tilskudd, og maksimal grense samlet er i utgangspunktet kr 3.000.000. Øvre grense kan vurderes i særskilte tilfeller. Større tilskudd kan bli delt i deltilsagn over flere år.

For prosjekter i skolebygg og bygg med andre funksjoner enn kunst og kultur, er det kun kostnader til elementer som går direkte til kunst- og kulturformål som skal tas med i prosjektbudsjettet/ kostnadsoverslaget og ligge til grunn for utregning av søknadssum.

Dersom kulturarenaen er samlokalisert med andre virksomheter, skal en dele kostnadene til fellesareal og sambruksareal.

For søkere som har krav på refusjon av merverdiavgift, skal tilskuddsandelen på 1/3 regnes ut fra prosjektkostnadene etter at merverdiavgiften er trukket fra.

Det gis kun tilskudd for ett år av gangen. Når det gjelder større tilsagn som kan bli delt over flere år, tas det forbehold om at staten viderefører ordningen, og at tildelinger til Østfold opprettholdes på et nivå hvor dette er mulig.

7 Hva regnes som kulturarena?

7.1 Det kan gis tilskudd til følgende lokaler:

1. Flerfunksjonshus med f.eks. utstillingslokaler, bibliotek og kultursal
2. Spesialiserte kulturbygg
3. Kultursal, aula, allrom, flerbruksrom, samlingssal
4. Kulturlokaler og øvingslokaler i skoler. Når det søkes om tiltak i skolenes bygg, er det et krav at lokalene det søkes om midler til skal være tilgjengelig for kunst- og kulturaktiviteter utenfor skoletid
5. Arenaer som viser profesjonell kultur og kunst for barn og unge, for eksempel gymsaler som brukes i forbindelse med Den kulturelle skolesekken (DKS). Kun kostnader til tiltak som går direkte på å høyne kvaliteten på kunst - og kulturformidling skal tas med i prosjektbudsjettet
6. Debatt- og formidlingsarealer i bibliotek
7. Teater/scenekunstlokale
8. Visnings- og formidlingslokale for visuell kunst
9. Tilrettelegging for formidling av kunst og kultur i museumsbygg
10. Tilrettelegging for formidling av kunst og kultur i institusjoner
11. Lokale verksteder for øving/produksjon av kultur
12. Lokale arenaer som f.eks. samfunnshus/ grendehus/ forsamlingshus/ ungdomshus/ livssynsnøytrale seremonirom som inneholder kulturaktiviteter (f.eks. dans, teater, musikk og kunstformidling). Her må behovskartleggingen dokumentere at kulturaktiviteter utgjør en vesentlig del av driften

7.2 Det gis ikke tilskudd til følgende typer lokaler:

1. Lokaler med religiøst formål
2. Lokaler for tros- og livssynsorganisasjoner
3. Mindre grendehus og forsamlingshus som primært har sosialt formål
4. Lokaler som bygges og drives bare for en enkelt forening
5. Bygg hvor de som driver aktivitetene har råderett til lokalene og selv regulerer utleie til andre brukere ut fra egne behov
6. Lokaler for kommersielle kulturformål, som
   • Faste galleri for salg
   • Selskapslokaler
   • Verksteder og utstillingslokaler for salg
   • Kino
   • Ordinære museumsbygg
   • Utearenaer for framføring, med begrenset bruk gjennom året

8 Krav til søknaden/ prosjektet

Søker må dokumentere at vilkårene for tilskudd er oppfylt gjennom utfylling av søknadsskjema og aktuelle vedlegg.

9 Tildelingskriterier

9.1 Hva kan det søkes om tilskudd til?

For å realisere en kulturarena der det ikke er noen fra før, kan tilskudd gis til:

1. Kjøp av lokaler til kulturformål
2. Nybygging av kulturarena
3. Ombygging og modernisering av eksisterende lokaler til kulturformål 
   I et eksisterende lokale kan det gis tilskudd til:
4. Tilrettelegging av romakustikk og til lydisolasjon
5. Tilrettelegging for universell utforming, se veileder for idretts- og nærmiljøanlegg
6. Lagerløsninger for kulturarenaen, men også for eksterne brukere
7. Tilrettelegging for visuell kunst, for eksempel:
   • Visningsrom
   • Formidlingsrom og rom for diskusjon, refleksjon og samtale om kunsten, samt workshops i kunstneriske teknikker
   • Belysning og lysforhold av permanent karakter
   • Blending av permanent karakter
   • Skjerming av permanent karakter
8. Permanent eller fastmontert inventar, for eksempel:
   • Vindusblending
   • Amfiløsning
   • Teleskoptribuner
   • Scenerigg
   • Teknikk (for eksempel lys, lyd- og sceneteknikk)
   • Teleslynge

9.2 Det gis ikke tilskudd til:

1. Vedlikehold og drift
2. Kulturverntiltak
3. Rehabilitering av en kulturarena som er yngre enn 10 år
4. Kulturarena som har mottatt maksimalt tilskudd for mindre enn 10 år siden
5. Dekking av gjeld
6. Erverv av grunn
7. Kjøkkeninnredning og hvitevarer
8. Utomhusarbeider, for eksempel:
   • Tilførsels- og avløpsledninger for vann og kloakk
   • Tilførselsledninger for elektrisitet
   • Inngjerding
   • Veger og parkeringsplasser
9. Løst utstyr, som for eksempel:
   • Stoler og bord
10. Ferdigstilte byggeprosjekt som det ikke er søkt om støtte til tidligere
11. Som en hovedregel må søknad fremmes første gang senest i løpet av kalenderåret etter ferdigstillelse av anlegget. Det gis imidlertid unntak fra dette for prosjekter som ble ferdigstilt i den perioden denne søknadsordningen var stengt for nye søknader, det vil si for søknadsåret 2024. Det forutsettes at disse søknadene blir sendt inn senest for søknadsåret 2025.

9.3 Prioriteringer i Østfold

Under forutsetning av at de nasjonale retningslinjene blir fulgt, og alle krav til søknaden/ lokalene er ivaretatt, gjøres prioriteringen etter en samlet vurdering, hvor blant annet følgende kriterier inngår:

• Gjentatt søknad (for prosjekt som har fått deltilsagn året før) vil bli prioritert
• Rehabilitering og ombygging av lokaler framfor nye bygg
• De søknadene som kan vise til meraktivitet – dokumentert med intensjonsavtaler eller samarbeidsavtaler
• Skolen som kulturarena, arenaer hvor barn og unge skal oppleve og delta i kunst og kulturaktiviteter
• Tilrettelegge lokaler for kunst og kulturaktiviteter i institusjoner, for eksempel innen helse og omsorgsektoren.

10 Krav til lokalet etter ferdigstilling av prosjektet

1. Kulturarenaen skal benyttes til kulturformål i minst 20 år
2. Arenaen skal være åpen for all lovlig kulturvirksomhet
3. Ingen må stenges ute av religiøse, sosiale eller politiske årsaker
4. Når det søkes om tiltak i skolenes bygg, er det et krav at lokalene det søkes om midler til skal være tilgjengelig for kunst- og kulturaktiviteter utenfor skoletid
5. Dersom kulturarenaen blir stengt i tre måneder eller mer, plikter huseier å orientere fylkeskommunen på forhånd. Denne plikten påhviler også kommunen. Fylkeskommunen har rett til å stille vilkår for slik midlertidig stenging. Blir bygget ikke åpnet igjen i løpet av seks måneder, regnes stengingen som mislighold, med mindre det foreligger skriftlig godkjennelse for en forlenget stenging
6. Dersom den fremtidige drift av kulturbygget er truet, skal huseier uten ugrunnet opphold orientere fylkeskommunen om dette. Denne plikten påhviler også kommunen
7. Salg eller deling av kulturarenaen, eller overføring av drift, skal ikke skje uten at fylkeskommunen på forhånd har gitt skriftlig samtykke
8. Huseier plikter å holde bygget i godkjent teknisk stand, samt se til at sikkerhetsforskrifter etterleves. Bygget må vedlikeholdes slik at det ikke blir verditap utover det som følger av normal bruk og elde
9. Dersom kulturarenaen ikke lenger blir brukt i samsvar med opprinnelig formål, kan det medføre at mottatt tilskudd må tilbakebetales. I så fall kan Østfold fylkeskommune pålegge mottakeren å betale tilbake hele det mottatte tilskuddsbeløpet. Østfold fylkeskommune fatter eventuelt vedtak om dette.

11 Hvordan blir søknaden behandlet?

11.1 Kommunen

Kommunen som har mottatt søknaden kontrollerer om:

1. Søker har rett til å motta tilskudd
2. Prosjektet er innenfor formålet med ordningen
3. Kulturarenaen har fått tilskudd fra denne ordningen tidligere
4. Det er opprettet anleggsnummer i det nasjonale saksbehandlingssystemet for ordningen
5. Fremdriftsplan og budsjett er realistisk
6. Søknadssum utgjør maksimalt 1/3 av totalkostnad for prosjektet. NB! Totalkostnad for de elementene som er berettiget til tilskudd
7. Søker har lagt inn nødvendige vedlegg
   Kommunen kan be søker om ytterligere opplysninger og dokumentasjon dersom noe skulle mangle.
   Videre skal kommunen:
8. Vurdere søknaden og sette status til i orden eller ikke i orden i saksbehandlingssystemet
9. Skrive en uttalelse til behovsvurderingen som er gjort i søknaden
10. Prioritere søknadene, dersom det er flere enn én søknad fra kommunen. Kommunen avgjør selv om det skal være politisk eller administrativ behandling av prioriteringen
11. Overføre søknadene til fylkeskommunen innen fristen, gjennom saksbehandlersystemet for ordningen
12. Sende et oversendelsesbrev til Østfold fylkeskommune, med prioritering, og kort redegjørelse for kommunens behandling av søknadene

11.2 Fylkeskommunen

Søknadsfristen til fylkeskommunen er 1. mai hvert år.

Fylkeskommunen behandler søknadene og setter opp en prioritert liste over godkjente søknader, som vedtas politisk i fylkestinget.

Etter fylkestingets behandling vil søker få tilsendt brev om tilsagn eller avslag, med informasjon om mulighet til å klage på vedtaket. Kommunen mottar kopi av svarbrevet.

11.3 Hva skjer videre med søknaden?

Dersom prosjektet får avslag på søknaden med begrunnelse om at det ikke er nok midler, kan man søke igjen neste år. Da er det viktig at søknaden fornyes på www.anleggsregisteret.no

Dersom søknaden avslås med begrunnelse at fylkeskommunen ikke ønsker å støtte dette prosjektet, eller at fylkeskommunen har gitt nok midler, trenger du ikke søke igjen.

Dersom du har fått et deltilsagn med begrunnelse at du kan søke igjen til neste år, er det viktig at du legger inn gjentatt søknad på søknadsportalen og redegjør dersom det er endringer eller avvik fra tidligere innsendt søknad, for eksempel nytt prosjektbudsjett eller ny finansieringsplan.

12 Når utbetales midlene det er gitt tilsagn om?

Alle tilskudd fra denne ordningen blir utbetalt via kommunen.

12.1 Delutbetaling

Inntil 85 prosent av tilskuddet utbetales som delutbetaling underveis i prosjektet, når arbeidene har kommet i gang og det har påløpt kostnader med prosjektet.

Det er kommunen som anmoder fylkeskommunen om en delutbetaling, og det gjøres elektronisk i saksbehandlersystemet for ordningen. Søker må ta kontakt med kommunen for å få utløst tilskuddet.

12.2 Sluttrapportering og sluttutbetaling

For sluttutbetaling må søker sende inn rapport og regnskap for prosjektet. Dette gjøres elektronisk via www.anleggsregisteret.no

Alle søkere som har mottatt tilskudd av spillemidler til kulturbygg har plikt til å levere eget regnskap. Regnskapet føres slik at det kan sammenliknes med det godkjente prosjektbudsjettet (kostnadsoverslaget) som ble sendte inn med søknaden.

Hovedpostene i regnskapet skal være de samme som i budsjettet.

For øvingslokale og framføringslokale for musikk skal volum og takhøyde være i henhold til tabellene i Norsk Standard NS-ISO 23591 og NS 8178, og rapport/ dokumentasjon fra fagakustiker i tråd med samme. Rapport skal legges ved sluttrapporten for prosjektet og anmodning om sluttutbetaling.

Prosjektregnskap/sluttregnskap må være mottatt hos fylkeskommunen senest tre år etter at prosjektet fikk tilsagn om tilskudd. Regnskapet, revisjonsrapport og eventuell øvrig dokumentasjon sendes via kommunen gjennom sluttrapporeringsskjemaet du finner på www.anleggsregistert.no.

Kommunens revisor, skal kontrollere prosjektregnskapet, og eventuelle funn kan kommenteres.

Etter at fylkeskommunen har mottatt en anmodning om utbetaling fra kommunen, med vedlagt bekreftet prosjektregnskap, blir tilskuddet overført til kommunen. Kommunen betaler ut til søker.

Dersom regnskapet viser at prosjektet har blitt rimeligere enn det som ligger til grunn i prosjektbudsjettet, vil tilsvarende del av tilsagnet bli inndratt.

12.3 Bortfall av tilskudd

Er prosjektet ikke igangsatt innen tre år og søker ikke har bedt om utbetaling, bortfaller tilsagnet, og midlene inndras. Inndratte midler vil tildeles nye godkjente søknader ved neste tildeling.

13 Oppfølging og kontroll

Østfold fylkeskommune og/eller fylkesrevisjonen har rett til innsyn i all dokumentasjon som har tilknytning til formål som er blitt tildelt støtte.

Mottaker av tilskudd skal etterleve krav i relevant regelverk for sin organisasjon. Det forventes at mottaker av tilskudd ivaretar krav til universell utforming og miljøhensyn, samt krav til etisk og sosialt ansvar for forsvarlig produksjon, handel og forbruk.

13.1 Økonomiforvaltningsrutiner i Østfold fylkeskommune

Utbetaling av tilskudd følger fylkeskommunens rutiner forvaltning av tilskudd.

Kultur- og likestillingsdepartementets «Retningslinjer for forvalting av desentralisert ordning for tilskott til kulturbygg» gir instruks for hvordan fylkeskommunen skal rapportere til staten.

Fylkeskommunen skal blant annet utarbeide årsrapport over rammetilskudd og utbetalte summer på hvert prosjekt. Rapporten skal også inneholde:

1. innestående midler per 1. januar
2. tildelte midler fra Kultur- og likestillingsdepartementet
3. renter i perioden 1. januar til 31. desember
4. eventuelle tilbakebetalinger i rapporteringsåret
5. summen av utbetalte tilskudd
6. innestående midler per 31. desember

Tallene skal stadfestes av fylkesrevisjonen. Skjema for denne rapporteringen finnes på Desentralisert ordning for tilskudd til kulturbygg. 

14 Klageadgang og innsyn

Forvaltningslovens § 28, andre ledd gir søkere rett til å klage på vedtak som gjelder søknad om spillemidler etter denne ordningen. Kultur- og likestillingsdepartementet er klageinstans. Du har rett til å gjøre deg kjent med sakens dokumenter jamfør forvaltningsloven §§ 18 og 19.