2.1 Beregningsgrunnlag

Beregningsgrunnlaget for arbeidsgodtgjøring i Østfold fylkeskommune er regjeringsmedlemmers faste godtgjøring, men slik at alle andre godtgjøringer enn fylkesordføreren beregnes i forhold til fylkesordførerens årsgodtgjøring som benevnes som basis. All arbeidsgodtgjøring fastsettes i prosent av beregningsgrunnlaget og basis, for frikjøpsressurser i forhold til stillingsbrøk.

Beregningsgrunnlaget justeres årlig per 1. mai i forhold til vedtak i Stortingets lønnskommisjon. Satser for godtgjøring endres i henhold til virkningstidspunkt for endringene i regjeringsmedlemmenes årsgodtgjøring, likevel slik at endringer i møtegodtgjøring ikke etterbetales.

Folkevalgte har ikke et tilsettingsforhold i fylkeskommunen. Godtgjøringen er ikke å anse som lønn. Godtgjøring og utbetaling av tapt arbeidsinntekt er skattepliktig inntekt. Det trekkes skatt i samsvar med skattekort.

Folkevalgtes godtgjøring gir ikke rett til feriepenger. Årsgodtgjøring utbetales med 1/12 del per måned. Skattetrekk fordeles som for ansatte på 10,5 måneder. Det trekkes ikke skatt i juni. Det er halv skatt i desember måned.

2.2 Stillingsressurser

Østfold fylkeskommune stiller til disposisjon for frikjøp stillingsressurs tilsvarende 15,4 årsverk fordelt på lederverv og partiressurs til partigruppene på fylkestinget. 3,5 årsverk fordeles på lederverv, mens 11,9 fordeles som partiressurs, slik:

Totalt for fylkestinget: 8,6 årsverk

Gruppelederressursen er tiltenkt ledelsen av fylkestingets partigrupper for å gi like muligheter til å arbeide med de politiske sakene og prosessene, representere partigruppen på møter og være tilgjengelig for egne andre partikollegaer, fylkeskommunedirektøren og eksterne samarbeidsaktører.

Grupperessursen til partigruppene i fylkestinget fordeles på bakgrunn av valgresultatet ved fylkestingsvalget. Fordelingen endres ikke når representanter skifter parti eller møter som uavhengige representanter. Dersom et parti blir stående uten representanter i fylkestinget, blir partiets grupperessurs stående ubrukt.

Grupperessursen er primært tenkt brukt til ledelsen av fylkestingsgruppene og aktiviteter for dets faste representanter. For eksempel kan ressursen benyttes til frikjøp, herunder økning av gruppelederressursen, lønn til sekretærarbeid, tekniske hjelpemidler, kompetanseheving, gruppemøter og dekning av tapt arbeidsfortjeneste utover det fylkeskommunens egne satser dekker. Det gis ikke mulighet for å overføre midlene til partiet dersom den tildelte grupperessursen ikke benyttes.

Partienes gruppeleder oversender for hver valgperiode politisk sekretariat en oversikt over hvilke fylkestingsrepresentanter som er tildelt gruppelederressurs og grupperessurs for frikjøp, og faste kontordager representantene skal ha på ukedager. Det gir grunnlag for åpenhet og offentlighet om ressursbruken til folkevalgte, og ivaretar representantens rettigheter i forhold til sykepenger og pensjon. Endringer underveis i perioden oversendes fortløpende. 20 prosent stillingsressurs er én kontordag pr uke. Frikjøpsressurser utbetales månedlig med eventuelt andre godtgjørelser. Representantene bestemmer selv disponeringen av kontordagene. Representanter med kontordager etter denne bestemmelsen gis møtegodtgjøring i henhold til bestemmelsene i punkt 2.4 og 2.5, unntatt gjelder for folkevalgte som er frikjøpt etter punkt 2.3 med mindre annet er angitt.

Fylkeskommunerevisjonen og kontrollutvalget gis revisjonsrett på utbetalte midler til partigruppene.

2.3 Godtgjøring ved frikjøp

Tillitsverv som frikjøpes fra ordinært arbeid etter bestemmelsene under, gis én fast arbeidsgodtgjøring som erstatter dekning av inntektstap og arbeidsgodtgjøring etter kommuneloven §§ 8-3 og 8-4, og tilsvarende forskriftens punkt 2.4 og 2.5. Arbeidsgodtgjøringen dekker alle oppdrag som ligger til vervet der godtgjøring er regulert i denne forskriften.

2.3.1 Fylkesordfører

• Fylkesordfører frikjøpes og arbeider med fylkeskommunens saker på heltid. 
• Fylkesordfører gis en fast årsgodtgjøring tilsvarende 75 prosent av beregningsgrunnlaget. Fylkesordførers årsgodtgjøring benevnes som basis. Godtgjøringen dekker alle oppdrag som ligger til utøvelsen av vervet som fylkesordfører og verv i fylkeskommunale organer der godtgjøring til medlemmene er regulert i dette reglementet.

2.3.2 Fylkesvaraordfører

• Fylkesvaraordfører frikjøpes og arbeider med fylkeskommunens saker tilsvarende en stillingsressurs på 80 prosent.
• Fylkesvaraordfører gis en fast årsgodtgjøring tilsvarende 80 prosent. Den faktiske årsgodtgjøringen utgjør 64 prosent av fylkesordføreres faste årsgodtgjøring. Godtgjøringen dekker alle oppdrag som ligger til utøvelsen av vervet som fylkesvaraordfører og verv i fylkeskommunale organer der godtgjøring til medlemmene er regulert i dette reglementet.
• Ved langvarig fravær hvor varaordfører etter vedtak i fylkesutvalget overtar fylkesordførerens funksjoner, gis fylkesordførerens godtgjøring fra det tidspunkt fylkesutvalget fastsetter. 
• Arbeidsoppgaver reguleres nærmere i avtale med fylkesordfører. Avtalen skal ivareta at fylkesvaraordføreren skal ha en aktiv rolle og god innsikt i de fylkeskommunale sakene for å kunne fungere som fylkesvaraordfører. 

2.4 Fast godtgjøring

Følgende tillitsverv og politiske funksjoner gis fast arbeidsgodtgjøring etter følgende satser, jamfør kommuneloven § 8-4, med mindre den folkevalgte gis godtgjørelse etter punkt 2.3:

(Godtgjøring i % av basis i forhold til stillingsressurs)

• Fylkesutvalget: 5,02 %
• Hovedutvalgsleder: 80 %*
• Kontrollutvalgsleder: 80 %*
• Gruppeleder: 80 % 
• Grupperessurs: 80 % 

*Godtgjøringen for hovedutvalgsledere og leder av kontrollutvalget dekker alle oppdrag som ligger til vervet som utvalgsleder. For andre verv de tillitsvalgte oppnevnes til, gis godtgjøring per møte.

2.5 Møtegodtgjøring

Følgende tillitsverv gis arbeidsgodtgjøring pr møte med møteplikt etter følgende satser, jamfør kommuneloven §§ 8-4, med mindre den folkevalgte gis godtgjørelse etter punkt 2.3: 
(Godtgjøring i % av basis)

Gruppe 1

• Medlem av fylkestinget: 0,32% pr møte
• Medlem av fylkesutvalget: 0% 
• Møtende vara til fylkesutvalget: 0,32%
• Medlem av hovedutvalgene: 0,29% pr møte
• Medlem kontrollutvalget: 0,29% pr møte

Gruppe 2

• Medlem av medvirkningsorganene: 0,11% pr møte
• Medlem av yrkesopplæringsnemnda: 0,11% pr møte
• Medlem av særskilt klagenemnd: 0,11% pr møte
• Medlem av trafikksikkerhetsutvalget: 0,11% pr møte
• Medlem av øvrige styrer, råd og utvalg: 0,11% pr møte
• Tillitsverv som etter oppnevning representerer fylkeskommunen i eksterne organer dersom organet ikke selv betaler godtgjøring: 0,11% pr møte
• Delegater på ungdommens fylkesting: 0,054 % pr møte 
• Leder av organene etter gruppe 1 og 2 godtgjøres for lederfunksjonen med et tillegg av halv møtegodtgjørelse pr møte for organet den leder.

Gruppe 3

Medlem av representantskap for de ulike samarbeidsorganisasjonene mellom Akershus, Buskerud og Østfold fylkeskommuner gis en møtegodtgjørelse på kroner 2277 per møte, som utgjør et gjennomsnitt av de tre fylkenes møtegodtgjøring til "øvrige utvalg".  Leder gis en møtegodtgjørelse på kroner 4364 per møte. Beløpene indeksreguleres hvert år med deflator.

2.6 Diverse bestemmelser om arbeidsgodtgjøring og frikjøp

2.6.1 Godtgjøring for varamedlemmer

Varamedlemmer som innkalles og kun deltar i behandlingen av enkeltsaker når den faste representanten må fratre grunnet inhabilitet, gis halv møtegodtgjøring.

2.6.2 Flere møter samme dag

Det gis kun én godtgjørelse pr dag. Det kan ikke gis flere godtgjøringer for flere møter samme dag.

2.6.3 Møter av kortere varighet og fjernmøter

Det skilles ikke mellom møter av kortere eller lengre varighet.

Når det avholdes fjernmøter, gis halv møtegodtgjøringssats. Fjernmøter skal kun benyttes når det er hensiktsmessig for korte, raske avklaringer, korte tidsfrister og lignende.

2.6.4 Deltakelse på konferanser, kurs og seminarer

2.6.5 Avlyste møter

Avlyste møter gir ikke rett til møtegodtgjøring. Erstatning for tap i arbeidsinntekt, reiseutgifter og omsorgsfunksjoner kan gis dersom dokumentert tap foreligger.

Fast godtgjørelse utbetales månedlig.

2.6.6 Registrering, frist for å fremme krav og utbetaling

Representanten må selv fremme alle krav om møtegodtgjørelse i tråd med fastsatte retningslinjer for fremsetning av krav. Møteprotokoll som bekreftelse på tilstedeværelse, må ikke vedlegges i organer med møtesekretær. Møtegodtgjørelse utbetales i måneden etter møtet har funnet sted svarende til den enkelte representants møtedeltakelse. For øvrige organer må representanten selv fremsette krav om møtegodtgjøring som dokumenteres med protokoll/referat eller møteinnkalling, møteinnkalling der protokoll/referat ikke foreligger.

Representanten må selv fremme alle krav om erstatning av inntektstap, dekning av reiseutgifter, og utgifter til omsorgsfunksjoner i tråd med fastsatte retningslinjer for fremsetning av krav. Krav utbetales månedlig.

Krav om møtegodtgjøring og dekning av utgifter og økonomiske tap etter forskriften, må fremsettes så snart som mulig og senest innen 6 måneder.

Representanten har plikt til å kontrollere at utbetalingen er korrekt. Ved eventuelle feilutbetalinger kontaktes politisk sekretariat og feilen rettes.

2.6.7 Trekk i fast møtegodtgjøring

Medlemmer av folkevalgte har møteplikt til organets møter, jamfør kommuneloven § 8-1. For folkevalgte som har forfall til 1/3 eller mer av møter i organet i løpet av et år, reduseres den faste møtegodtgjøringen med forholdsmessig. Unntatt fra forfallsberegningen er forfall som skyldes sykdom eller oppdrag på fylkeskommunens vegne.

Ved endelig uttreden stoppes utbetalingen av den faste godtgjøringen.

I valgår gjøres det en forholdsmessig avkortning av den faste møtegodtgjøringen.

2.6.8 Øvre grense for godtgjøringer

Folkevalgte frikjøpt med en stillingsressurs på 70 eller mer, ytes verken fastgodtgjøring eller møtegodtgjøring. Årsgodtgjøringen og stillingsressursen er å anse som en total kompensasjon for det arbeidet som utføres i vervet som tillitsvalgt.

Samlet godtgjøring for tillitsverv i fylkeskommunen, inkludert partienes bruk av gruppelederressurs og gruppestøtten, og erstatning for tap i arbeidsinntekt, skal ikke samlet være mer enn 100 prosent og ikke utgjøre mer enn 90% av fylkesordførers årsgodtgjøring.

2.6.9 Styrevervregisteret

Østfold fylkeskommune er tilknyttet KS' styrevervregister. Formålet er å styrke fylkeskommunens omdømme og tillit ved å ha åpenhet omkring hvilke roller, styreverv og økonomiske interesser folkevalgte og administrative ledere har. 

Styrevervregisteret innhenter automatisk opplysninger fra Kommuneregisteret, fra Enhetsregisteret og Foretaksregisteret i Brønnøysund om folkevalgte og ledere. I tillegg kan den enkelte selv legge inn relevant informasjon om andre roller, verv eller interesser. Østfold fylkeskommune oppfordrer til det.

Den enkelte kan selv redigere opplysningene om seg selv via en e-post som gir tilgang. Opplysningene finnes på nettsiden styrevervregisteret.no

2.6.10 Fravær

Folkevalgte som har tillitsvervet som sin hovedbeskjeftigelse, må melde egen sykdom til politisk sekretariat, jamfør punkt 4.1. Kopi av alle sykemeldinger uansett varighet, skal sendes politisk sekretariat umiddelbart.

Folkevalgte som skal ta ut foreldrepermisjon må ha dialog med fylkesordføreren om avvikling, og med politisk sekretariat for veiledning for den videre kontakten med NAV. 

Folkevalgte omfattes ikke av ferieloven og får ikke feriepenger i tillegg til godtgjøringen. Folkevalgte med lederverv avvikler tilsvarende feriefritid i dialog med fylkesordføreren. Folkevalgte med frikjøp via partiressursen melder ferieuttak til gruppeleder. 

2.7 Kontorarbeidsplasser og digitalt utstyr

2.7.1 Kontorarbeidsplasser

Fylkeskommunen stiller til disposisjon kontorarbeidsplasser med pc som kontorarbeidsverktøy på fylkeshuset, til de politiske ledervervene frikjøpt etter punkt 2.2 og til partigruppene der grupperessursen nyttes til frikjøp av enkeltrepresentanter i en stillingsprosent på 20 % eller mer. Folkevalgte er ikke ansatt og har ikke fast arbeidstid, og bestemmer selv disponeringen av kontordagene slik tillitsvervet krever. 

2.7.2 Digitalt utstyr

Møtedokumenter til folkevalgte møter i Østfold fylkeskommune publiseres på fylkeskommunen innsynsløsning og på First Agenda.

Som arbeidsverktøy mottar fylkestingets medlemmer og 1.-3. vara avhengig av partigruppens størrelse, nettbrett med sim-kortløsning i henhold til retningslinjer for ikt-utstyr. Partigrupper med enn 10 representanter tilstås 3 varamedlemmer nettbrett, partigrupper mellom 4-10 representanter tilstås 2 varamedlemmer nettbrett, og partigrupper under 3 representanter motter 1 varamedlem nettbrett. Ledere av medvirkningsorganene kan etter forespørsel motta nettbrettløsning.

Folkevalgte med kontorarbeidsplass på fylkeshuset mottar fylkeskommunal pc.

Fylkesordfører, fylkesvaraordfører, leder av hovedutvalgene og kontrollutvalget, og gruppelederne, mottar fylkeskommunal mobiltelefon til bruk i arbeidet. Telefonreglementet for ansatte gjelder også for folkevalgte.