3.1 Reise- og kostgodtgjøring

Folkevalgte har lovfestet rett til skyss-, kost- og overnattingsgodtgjøring for reiser i forbindelse med tillitsvervet, jamfør kommuneloven § 8-3. Folkevalgte og andre som får arbeidsgodtgjøring får dekket disse utgiftene i samsvar med reglene i KS-regulativ og Østfold-regulativ med noen presiseringer:

• Folkevalgte oppfordres til å reise kollektivt og å bruke samkjøring.
• Folkevalgte med funksjonsnedsettelse som har lovfestet rett til skyss-, kost- og overnattingsgodtgjøring etter kommuneloven § 8-3 og som trenger assistent/ledsager i møter og på tjenestereiser for fylkeskommunen, får dekket skyss-, kost og overnattingsutgifter for assistenten/ledsageren.
• Ved deltakelse på møter i organisasjoner, virksomheter eller lignende med høy godtgjøring vil fylkeskommunen ikke dekke reise- og kost, selv om dette ikke er spesielt nevnt ved oppnevningen til vervet.
• Utgifter dokumenteres. Ulegitimerte bomsatser dekkes etter minstesats i henhold til passeringstidspunkt. 
• Tjenestereiser utenfor Norge med unntak av Sverige, godkjennes av fylkesordfører med mindre det gjelder reiser til møter i regionale samarbeidsorganer og andre tillitsverv. 

3.2 Dekning av omsorgsutgifter

Folkevalgte som har omsorgsfunksjoner for barn under 12 år, barn med funksjonsnedsettelse, eller andre personer i hjemmet, og som følge av tillitsvervet påføres faktiske ekstrautgifter til barnepass eller stedfortreder, erstattes slik:

• Legitimerte utgifter erstattes med inntil 0,11% av basis pr dag. Faste, private tilsynsutgifter dekkes ikke.
• Legitimerte utgifter utbetales direkte til barnepasser, jamfør a-opplysningsloven § 1.
• Ulegitimerte utgifter erstattes med inntil 0,054% av basis pr dag. Kravet må sannsynliggjøres med en egenerklæring eller på annen måte.

3.3 Erstatning for tapt arbeidsfortjeneste

3.3.1 Omfang

Folkevalgte som har lovfestet krav på erstatning for tap av inntekt og påførte utgifter i samsvar med kommuneloven § 8-3 tredje ledd, og øvrige som får arbeidsgodtgjøring, gis erstatning med følgende begrensninger i beløp pr dag:

• Legitimert tap erstattes med inntil 0,36 % av basis pr. dag.  
• Ulegitimert tap erstattes med inntil 0,11 % av basis pr. dag. 

Folkevalgte med funksjonsnedsettelse som har lovfestet krav på erstatning av tap av inntekt og påførte utgifter etter kommuneloven § 8-3 og som trenger assistent/ledsager i tilknytning til møtedeltakelse og tjenestereiser for fylkeskommunen, tilstås kompensasjon for tilsvarende utgifter for assistenten/ledsageren. For ledsager dekkes tapt arbeidsfortjeneste og en nærmere godtgjøring fastsatt av fylkesordføreren.

Det skal legges til grunn medgått tid. Normalt vil det være møtets varighet + nødvendig reisetid. Krav utover dette må dokumenteres særskilt. Det utbetales ikke erstatning for tap i inntekt for gruppemøter med mindre de avholdes samme dag som møtet, eller for møter på dager med faste kontordager for frikjøpte representanter. 

Summen av tapte ekstrainntekter og tap av ordinær inntekt til sammen, erstattes innenfor det maksimalbeløp som er fastsatt for legitimert tap.

Ved deltakelse på møter i organisasjoner, virksomheter eller lignende med høy godtgjøring dekkes ikke tap av inntekt, reise- og kostgodtgjøring og andre utgifter, selv om det ikke er spesielt nevnt ved oppnevningen til vervet.

3.3.2 Krav og dokumentasjon

Krav om dekning av tapt inntekt og utgiftsdekning utbetales etter søknad på fastsatt skjema.

Som gyldig dokumentasjon for legitimert inntektstap gjelder.

• For folkevalgte med lønnsinntekt vil gyldig dokumentasjon være dokumentert trekk fra arbeidsgiver eller avtale om at fylkeskommunen refunderer arbeidsgiver lønn for den folkevalgte ved fravær grunnet tillitsvervet.
• For folkevalgte som er selvstendig næringsdrivende vil dokumentasjonskravet være relevant dokumentasjon som årsoppgave, bekreftelse fra regnskapsfører eller tilsvarende, siste skatteoppgjøret eller skattemeldingen for siste år.

Som gyldig dokumentasjon for ulegitimert inntektstap gjelder:

• Ved krav om erstatning av ulegitimert inntektstap må den folkevalgte fremsette en begrunnet egenerklæring. Erklæringen må redegjøre for at tillitsvervet er utført på samme tid som representantens daglige arbeid, og medført at den folkevalgte faktisk har forsømt sitt daglige gjøremål. 

Fylkesordføreren avgjør i tvilstilfeller om tapet er legitimert og hvilke utgifter som har vært nødvendige i forbindelse med vervet.